۸ قانون اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل برای برگزاری یک جلسه کاری موفق

به احتمال بسیار زیاد شما هم تجربه یک گردهمایی یا ملاقات بد را داشته اید. در غیر این صورت باید به شما تبریک گفت چرا که برگزاری یک گردهمایی موفق و عالی کاری بس دشوار است. از طرفی اینگونه گردهمایی ها اگر به خوبی پیش نروند نه تنها سودی برای شرکت یا کسب و کار شما ندارند، بلکه به حیطه کاری شما ضربه هایی گاه جبران ناشدنی هم وارد می سازد.

اما یک جلسه کاری یا گردهمایی موفق اوضاع را به شکل دیگری پیش خواهد برد. اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل در این رابطه می گوید: "در چنین شرایط، بهترین فرصت ها برای تبادل اطلاعات، رسیدگی به مشکلات و همچنین تصمیم گیری های مهم ایجاد خواهد شد."

او در کتابی به نام "چگونه گوگل کار می کند" که به همراه معاون ارشد محصولات گوگل، جاناتان روزنبرگ، نوشته است به نکاتی در رابطه با راهکارهای رسیدن به موفقیت های کاری اشاره کرده. در این بین ۸ دستور و راهکار برای برگزاری یک نشست کاری موفق وجود دارد که در ادامه مطلب به آنها اشاره خواهیم کرد.

با دیجیاتو همراه باشید.

۱- هر جلسه ای نیاز به یک راهبر دارد

اشمیت و روزنبرگ در این کتاب نوشته اند: "ملاقات بین دو گروه برابر معمولا نتایج خوبی در بر نخواهد داشت. چرا که شما بدون گرفتن تصمیمات دشوار جلسه را به پایان خواهید رساند."

آنها توصیه می کنند که برای چنین جلساتی، فردی مطمئن را به عنوان "تصمیم گیرنده" انتخاب کنید تا تمام افراد نسبت به این موضوع واقف باشند که حرف آخر را او می زند.

۲- گردهمایی ها نیازمند داشتن یک هدف و ساختار واضح هستند

معمولا گردهمایی هایی که بیشتر از آنچه که باید طول می کشند، فاقد یک ساختار و هدف واضح هستند. اشمیت و روزنبرگ توضیح می دهند که فرد تصمیم گیرنده باید بتواند گردهمایی را آغاز کند، یک محتوای مناسب برای آن تدارک ببیند، اهداف را تنظیم کند، شرکت کنندگان را تعیین کند و در نهایت، برنامه زمان بندی شده جلسه را حداقل ۲۴ ساعت قبل شروع مراسم با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد.

سپس شخص تصمیم گیرنده مسئولیت خلاصه نویسی شرح ملاقات و نتایج را برعهده می گیرد و تا ۴۸ ساعت بعد، باید وظایف جدید را به افراد لازم ارسال کند.

۳- جلسات کاری برای به اشتراک گذاری اهداف و ایده یابی است

اشمیت و تیم او متوجه شدند که جلسات کاری نه مکانی برای تفریح است و نه خنده، بلکه در این گونه محل ها است که افکار و ایده های مهم پرورش می یابند. برای رسیدن به این مهم، نباید به هیچ عنوان این جلسات را سست گرفت، چرا که شما زمان اضافی برای تلف کردن ندارید.

۴- فقط در صورت لزوم گردهمایی داشته باشید

اشمیت و روزنبرگ می گویند: "هر ملاقات و گردهمایی کاری نیازمند داشتن یک هدف واضح است. اما اگر این جلسه قرار نیست به هدف نهایی برسد و یا حتی هیچ تعریفی هم از دلیل برگزاری آن وجود ندارد، بهتر است این ملاقات را منحل کنید."

اگر شما ملاقات های کاری و گردهمایی ها را صرفا بر حسب عادت برگزار می کنید، بهتر است هرچه سریع تر معنای "جلسه کاری" را برای خود بازتعریف و جایگاه هدف جلسات را مشخص کنید.

BusinessMeeting

۵- بیش از ۸ نفر را دعوت نکنید

هر شخصی که در یک جلسه حضور دارد، باید یک ورودی از خود به نمایش بگذارد. تماشاگران فقط زمان را تلف می کنند در حالی که می توانند بسیار مولد باشند و همچنین، استفاده بیش از حد از شرکت کنندگان مشتاق هم کیفیت نهایی را کاهش می دهد. شما می توانید به جای استفاده از تماشاچی، نتایج نشست را با کسانی که در محل حضور نداشتند به اشتراک بگذارید تا بدین ترتیب آنها را هم از اطلاعات جدید بی نصیب نگذارید.

۶- فقط افراد مهم را دعوت کنید، و نه بیشتر

اریک اشمیت و روزنبرگ در کتاب "گوگل چگونه کار می کند" نوشته اند: "بارها این اتفاق رخ داده بود که ما برای یک ملاقات صمیمی با مدیر ارشد اجرایی یکی از شرکا یا مشتریان مان به اتاقی پر از شرکت کننده رفته بودیم."

اصلی وجود دارد که می گوید شما نمی توانید در آنچه که مشتری یا شرکای کاری تان می پندارند و انجام می دهند واقف باشید، اما به عملکرد و نحوه کار کردن خودتان این تسلط را دارید. بنابراین در چنین شرایطی باز هم بهترین کار این است که با حداقل افراد مهم و اثرگذار در جلسه شرکت کنید.

برای اینگونه جلسات مهم، گوگل مدیران اجرایی را به استفاده از افرادی که حضورشان برای معامله حیاتی است، دعوت می کند و نه جمع کثیری از شرکت کنندگان.

۷- به شدت به محدودیت زمانی پایبند باشید

زمان شروع و پایان جلسه از مهم ترین مسائلی هستند که شما باید به آن پایبند باشید. جلسه را راس ساعت آغاز و به محض رسیدن زمان پایان، آنجا را ترک کنید تا به خلاصه نویسی گردهمایی بپردازید. اگر احساس می کنید جلسه به زمان بیشتری احتیاج دارد، حتما زمانی را برای استراحت در برنامه ریزی خود بگنجانید.

در مقابل، اگر جلسه زودتر از مدتاختصاص داده شده به اتمام رسید به دنبال پر کردن باقی مانده زمان نباشید. به هر صورت بهتر است هرچه زودتر افراد به کارهای خود مشغول شوند.

۸- با حداکثر توان در جلسه حضور داشته باشید

اگر به تمام قوانین بالا پایبند باشید، شما فقط در جلساتی شرکت خواهید کرد که به حضور کامل شما نیاز است. بنابراین تمام تلاش خود را برای یک حضور فعال با حداکثر توان و تمرکز در آن جلسه به کار بگیرید و از چک کردن ایمیل به روی تلفن همراه هوشمند یا لپ تاپ اجتناب کنید.

اریک اشمیت و روزنبرگ می گویند که در گوگل یک قانون بسیار سختگیرانه و دشوار وجود دارد که در جلسه به تمام کارمندان گفته می شود که لپ تاپ خود را ببندند. آنها در کتاب خود از این مورد به عنوان یک "قانون خوب" یاد می کنند.


امیدواریم با رعایت این نکات مهم در پیشبرد اهداف کاری خود موفقیت بیشتری کسب کنید. اگر در این حیطه تجربه ای دارید، ما و دیگر کاربران را بی نصیب نگذارید.

مطالب مرتبط

از WeWork تا WeLive؛ استارتاپی که اعضای خود را در اولین مجموعه مسکونی اش اسکان داد

استارتاپ کار گروهی WeWork اولین برنامه ی اسکان کارکنان و اعضای خود را ظرف هفته ی گذشته در شهر نیویورک به صورت آزمایشی به مرحله ی اجرا گذاشته است. حدود ۸۰ نفر از اعضا و کارکنان استارتاپ وی ورک به ۴۵ واحد آپارتمانی این استارتاپ واقع در خیابان ۱۱۰ وال استریت منتقل شده اند؛ مجموعه... ادامه مطلب

چهار نشانه مبنی بر اینکه می توانید یک کارآفرین باشید

تقریباً 43 درصد از کودکان و نوجوانان آمریکایی باور دارند که در آینده می توانند کسب و کاری برای خودشان ایجاد کنند، در حالی که تنها 13 درصد از آنها موفق به انجام این کار می شوند. سوال اینجاست که این 13 درصد به خاطر داشتن کدام ویژگی های شخصیتی به یک کارآفرین موفق و پرتلاش تبدیل می شوند؟! در ادامه قصد... ادامه مطلب

راهنمای گوگل برای شناسایی مدیران برجسته و درس گرفتن از آنها

با داده های «پروژه ی پژوهش اکسیژن» که نشان از اهمیت کیفیت مدیران در عملکرد شرکت داشت، گوگل باید فرهنگ تقدیر از مدیران برجسته ی خود را تقویت می کرد؛ چرا که پیش از این، اهمیت مدیران را زیر سؤال برده بود. تیم پژوهشی این پروژه با شناسایی 8 رفتار مشترک میان مدیران برجسته ی... ادامه مطلب

برخی از عجیب ترین سؤالاتی که در مصاحبه های شغلی سیلیکون ولی مطرح می شود

سیلیکون ولی امروزه تبدیل به مکانی شده است که افرادی بسیار با استعداد و باهوش در آن سکونت دارند. شرکت های بزرگ تکنولوژی با استقرار در این مکان، مهندسان متعددی را گرد هم می آورند و با کمک آنها محصولاتی را خلق می نمایند که استفاده از آن ها، زندگی روزمره را برای هر یک... ادامه مطلب

خلاقیت تان کجا رفته است؟ آن را دوباره در خود زنده کنید

عملکرد نیمکره ی راست مغز بیشتر به تفکر کلی اختصاص دارد. قضاوتی در این قسمت انجام نمی گیرد؛ این بخش از مغز ما آزاد و باز است و وقتی مشغول فعالیتی می شویم که آن را درگیر می کند، زمان از دستمان در می رود. اما بسیاری از افراد با پشت سر گذاشتن دوران کودکی و... ادامه مطلب

۳ تأثیر استقبال مشتریان از خدمات فوری در محل، بر زندگی روزمره ما

امروزه مردم شهر های بزرگ دنیا در صورت نیاز به تاکسی، کافی است اپلیکیشن اوبر را روی موبایل هوشمند خود باز کنند تا یک راننده ی شخصی، هر کجا که لازم باشد به سراغشان بیاید. در کشور خودمان نیز خیلی ها مشتری اپلیکیشن های تحویل غذا هستند و وقتی می خواهند غذا سفارش دهند، نگاهی به... ادامه مطلب

نظرات ۱۹

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود