۸ قانون اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل برای برگزاری یک جلسه کاری موفق

به احتمال بسیار زیاد شما هم تجربه یک گردهمایی یا ملاقات بد را داشته اید. در غیر این صورت باید به شما تبریک گفت چرا که برگزاری یک گردهمایی موفق و عالی کاری بس دشوار است. از طرفی اینگونه گردهمایی ها اگر به خوبی پیش نروند نه تنها سودی برای شرکت یا کسب و کار شما ندارند، بلکه به حیطه کاری شما ضربه هایی گاه جبران ناشدنی هم وارد می سازد.

اما یک جلسه کاری یا گردهمایی موفق اوضاع را به شکل دیگری پیش خواهد برد. اریک اشمیت، رئیس هیئت مدیره گوگل در این رابطه می گوید: "در چنین شرایط، بهترین فرصت ها برای تبادل اطلاعات، رسیدگی به مشکلات و همچنین تصمیم گیری های مهم ایجاد خواهد شد."

او در کتابی به نام "چگونه گوگل کار می کند" که به همراه معاون ارشد محصولات گوگل، جاناتان روزنبرگ، نوشته است به نکاتی در رابطه با راهکارهای رسیدن به موفقیت های کاری اشاره کرده. در این بین ۸ دستور و راهکار برای برگزاری یک نشست کاری موفق وجود دارد که در ادامه مطلب به آنها اشاره خواهیم کرد.

با دیجیاتو همراه باشید.

۱- هر جلسه ای نیاز به یک راهبر دارد

اشمیت و روزنبرگ در این کتاب نوشته اند: "ملاقات بین دو گروه برابر معمولا نتایج خوبی در بر نخواهد داشت. چرا که شما بدون گرفتن تصمیمات دشوار جلسه را به پایان خواهید رساند."

آنها توصیه می کنند که برای چنین جلساتی، فردی مطمئن را به عنوان "تصمیم گیرنده" انتخاب کنید تا تمام افراد نسبت به این موضوع واقف باشند که حرف آخر را او می زند.

۲- گردهمایی ها نیازمند داشتن یک هدف و ساختار واضح هستند

معمولا گردهمایی هایی که بیشتر از آنچه که باید طول می کشند، فاقد یک ساختار و هدف واضح هستند. اشمیت و روزنبرگ توضیح می دهند که فرد تصمیم گیرنده باید بتواند گردهمایی را آغاز کند، یک محتوای مناسب برای آن تدارک ببیند، اهداف را تنظیم کند، شرکت کنندگان را تعیین کند و در نهایت، برنامه زمان بندی شده جلسه را حداقل ۲۴ ساعت قبل شروع مراسم با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد.

سپس شخص تصمیم گیرنده مسئولیت خلاصه نویسی شرح ملاقات و نتایج را برعهده می گیرد و تا ۴۸ ساعت بعد، باید وظایف جدید را به افراد لازم ارسال کند.

۳- جلسات کاری برای به اشتراک گذاری اهداف و ایده یابی است

اشمیت و تیم او متوجه شدند که جلسات کاری نه مکانی برای تفریح است و نه خنده، بلکه در این گونه محل ها است که افکار و ایده های مهم پرورش می یابند. برای رسیدن به این مهم، نباید به هیچ عنوان این جلسات را سست گرفت، چرا که شما زمان اضافی برای تلف کردن ندارید.

۴- فقط در صورت لزوم گردهمایی داشته باشید

اشمیت و روزنبرگ می گویند: "هر ملاقات و گردهمایی کاری نیازمند داشتن یک هدف واضح است. اما اگر این جلسه قرار نیست به هدف نهایی برسد و یا حتی هیچ تعریفی هم از دلیل برگزاری آن وجود ندارد، بهتر است این ملاقات را منحل کنید."

اگر شما ملاقات های کاری و گردهمایی ها را صرفا بر حسب عادت برگزار می کنید، بهتر است هرچه سریع تر معنای "جلسه کاری" را برای خود بازتعریف و جایگاه هدف جلسات را مشخص کنید.

BusinessMeeting

۵- بیش از ۸ نفر را دعوت نکنید

هر شخصی که در یک جلسه حضور دارد، باید یک ورودی از خود به نمایش بگذارد. تماشاگران فقط زمان را تلف می کنند در حالی که می توانند بسیار مولد باشند و همچنین، استفاده بیش از حد از شرکت کنندگان مشتاق هم کیفیت نهایی را کاهش می دهد. شما می توانید به جای استفاده از تماشاچی، نتایج نشست را با کسانی که در محل حضور نداشتند به اشتراک بگذارید تا بدین ترتیب آنها را هم از اطلاعات جدید بی نصیب نگذارید.

۶- فقط افراد مهم را دعوت کنید، و نه بیشتر

اریک اشمیت و روزنبرگ در کتاب "گوگل چگونه کار می کند" نوشته اند: "بارها این اتفاق رخ داده بود که ما برای یک ملاقات صمیمی با مدیر ارشد اجرایی یکی از شرکا یا مشتریان مان به اتاقی پر از شرکت کننده رفته بودیم."

اصلی وجود دارد که می گوید شما نمی توانید در آنچه که مشتری یا شرکای کاری تان می پندارند و انجام می دهند واقف باشید، اما به عملکرد و نحوه کار کردن خودتان این تسلط را دارید. بنابراین در چنین شرایطی باز هم بهترین کار این است که با حداقل افراد مهم و اثرگذار در جلسه شرکت کنید.

برای اینگونه جلسات مهم، گوگل مدیران اجرایی را به استفاده از افرادی که حضورشان برای معامله حیاتی است، دعوت می کند و نه جمع کثیری از شرکت کنندگان.

۷- به شدت به محدودیت زمانی پایبند باشید

زمان شروع و پایان جلسه از مهم ترین مسائلی هستند که شما باید به آن پایبند باشید. جلسه را راس ساعت آغاز و به محض رسیدن زمان پایان، آنجا را ترک کنید تا به خلاصه نویسی گردهمایی بپردازید. اگر احساس می کنید جلسه به زمان بیشتری احتیاج دارد، حتما زمانی را برای استراحت در برنامه ریزی خود بگنجانید.

در مقابل، اگر جلسه زودتر از مدتاختصاص داده شده به اتمام رسید به دنبال پر کردن باقی مانده زمان نباشید. به هر صورت بهتر است هرچه زودتر افراد به کارهای خود مشغول شوند.

۸- با حداکثر توان در جلسه حضور داشته باشید

اگر به تمام قوانین بالا پایبند باشید، شما فقط در جلساتی شرکت خواهید کرد که به حضور کامل شما نیاز است. بنابراین تمام تلاش خود را برای یک حضور فعال با حداکثر توان و تمرکز در آن جلسه به کار بگیرید و از چک کردن ایمیل به روی تلفن همراه هوشمند یا لپ تاپ اجتناب کنید.

اریک اشمیت و روزنبرگ می گویند که در گوگل یک قانون بسیار سختگیرانه و دشوار وجود دارد که در جلسه به تمام کارمندان گفته می شود که لپ تاپ خود را ببندند. آنها در کتاب خود از این مورد به عنوان یک "قانون خوب" یاد می کنند.


امیدواریم با رعایت این نکات مهم در پیشبرد اهداف کاری خود موفقیت بیشتری کسب کنید. اگر در این حیطه تجربه ای دارید، ما و دیگر کاربران را بی نصیب نگذارید.

مطالب مرتبط

۱۱ جمله ای که در حین ترک یک شغل نباید بیان کرد

Dana Manciagli نویسنده ی کتاب های موفق در زمینه ی فرهنگ شغلی می گوید: برای هر یک از ما ممکن است زمانی فرا برسد که تصمیم بگیریم شغل خود را ترک نماییم، در چنین شرایطی بهتر است جملاتی را که به زبان می آوریم با دقت زیادی انتخاب نماییم. فرقی ندارد محل کار پیشین خود را با... ادامه مطلب

صرفاً خوب بودن فرهنگ شرکت شما کافی نیست، باید متمایز باشید

درست مثل وجه تمایز برند ها که به جذب مشتری کمک می کند، تمایز فرهنگ سازمانی شرکت ها نیز جذب نیروی کار حرفه ای و مناسب را تسهیل خواهد کرد. اما با وجود اینکه تمرکز روی فرهنگ شرکت محبوبیت زیادی دارد، سازمان های زیادی وجود ندارند که فرهنگ متمایزی داشته باشند. این مصداق مثل معروف... ادامه مطلب

۱۵ نکته کسب و کاری که هر کارآفرینی باید بداند

بزرگ ترین مشکلی که مؤسسان و صاحبان کسب و کار های کوچک دارند این است که آنها در حوزه ی خود متخصص اند، اما برای مدیریت مؤثر یک کسب و کار، تازه کار به حساب می آیند. درست به همین دلیل است که دیر یا زود به بن بست می خورند. اجازه ندهید این اتفاق برای... ادامه مطلب

چرا بازاریابی ما باید تغییر کند؟

ده سال پیش، وقتی کسی می خواست در مورد محصولی اطلاعاتی کسب کند، یک یا دو وبسایت بیشتر نبود که به آن مراجعه کند و بر اساس اطلاعات آن برای خرید تصمیم بگیرد. اما امروز، حجم اطلاعاتی که درباره ی محصولات مختلف وجود دارد تقریباً بی انتهاست. با وجود اطلاعات نامحدود آنلاین، نقد و بررسی های... ادامه مطلب

6 درس از ماجرای رسوایی فولکس واگن برای سایر برند ها

بیش از یک سال پیش از آنکه فولکس واگن به دستکاری عامدانه در نتایج آزمایش های آلایندگی خودروهای خود اعتراف کند، سازمان حفاظت از محیط زیست امریکا از این خودروساز آلمانی درباره ی مغایرت های موجود میان آزمایش های آلایندگی رسمی این شرکت و میزان بالاتر آلایندگی این خودروها در جاده ها سؤال کرد. این اولین... ادامه مطلب

بهترین زمان برای راه انداختن یک کسب و کار «همین امروز» است

اگر مدتی است برای عملی کردن ایده های خود به دنبال فرصت مناسب بوده اید باید گفت بهترین زمان ممکن در تمام تاریخ برای راه اندازی کسب و کار همین حالاست. آرامشی نسبی برقرار و وضع اقتصادی رو به بهبود است. فناوری نیز خیلی چیزها را ساده کرده است؛ چیزهایی که فراهم شدنشان زمانی نیازمند مقدمات... ادامه مطلب

نظرات ۱۹

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود