نکاتی برای بازدهی بیشتر جلسه ها و حذف دیدارهای غیرضروری

جلسات کاری برای بسیاری افراد نفرت انگیز هستند و اغلبشان بی فایده به نظر می رسند. این افراد بسیاری از جلسه ها را تنها مواردی برای هدر دادن وقت به حساب می آورند و البته در بسیاری موارد حق با آنهاست.

اما برای اینکه تا حد امکان ضروری ترین جلسات را برگزار کنیم و بیشترین بازدهی را در اتاق های جلسه دریابیم چه باید کرد؟

در ادامه با دیجیاتو همراه باشید و نکاتی را در خصوص مدیریت بهتر جلسات مطالعه کنید.

جلسه بی هدف نباید برگزار شود

پیش از برنامه ریزی و زمان بندی هر جلسه ای باید هدف یا اهداف نهایی حاصل از آن برای تمامی شرکت کنندگان مشخص باشد. هدف یک جلسه می تواند تصمیم گیری در خصوص انجام عملی خاص یا هر مورد دیگری باشد و تمامی شرکت کنندگان باید تا حد ممکن با هدف مورد بحث در جلسه همراه و در خصوص آن هم نظر باشند.

زمان مورد نیاز برای برگزاری را به نصف برسانید

تخمین بزنید که زمان مورد نیاز برای برگزاری جلسه چقدر است و سپس آن را به دو بخش تقسیم کنید. برای مثال اغلب جلسه های یک ساعته می توانند در نیم ساعت نیز به نتیجه برسند. برای زمان مورد نیاز برگزاری بازه مشخصی تعیین کنید و پس از آن شاهد اثرگزاری آن در صحبت های افراد باشید. اغلب افراد در صورتی که از زمان محدود جلسه آگاه باشند صحبت های خود را سریع تر و کوتاه تر بیان می کنند.

حتی بهتر است به هنگام ثبت مدت زمان برگزاری جلسه در تقویم، به جای یک ساعت، نیم ساعت یا حتی ۱۵ دقیقه را برای جلسه مذکور اختصاص دهید. بله؛ ۱۵ دقیقه زمانی ایده آل و کاملا مناسب برای برگزاری و نتیجه گیری اغلب جلسات روزانهٔ کاری است.

تعداد شرکت کنندگان را تا حد ممکن کاهش دهید

هر چه تعداد افراد شرکت کننده در جلسه بیشتر باشد، زمان بیشتری هدر می رود و رسیدن به نتیجه نیز سخت تر و سخت تر می شود. جلسات دو نفره به مراتب بازدهی بیشتری در مقایسه با جلسات سه یا چهار نفره یا بیشتر دارند. همچنین انتخاب افراد مناسب برای شرکت در جلسه نیز اهمیت ویژه ای دارد.

شخصی را برای مدیریت جلسه انتخاب کنید

بهتر است کسی نقش مجری یا دبیر را در جلسات بازی کند تا بحث را در تمام طول جلسه پیش ببرد. البته وجود چنین شخصی برای آغاز جلسه نیز مفید و موثر است. مطمئنا همه از این نقش خوششان نمی آید اما به هر شکل بهتر است کسی آن را پذیرفته و در جلسه اعمال کند. برای مثال هنگامی که بحث در حال خروج از موضوع است، مجری یا دبیر جلسه می تواند با جمله ای مشابه 'ببخشید؛ این بحث ممکن است خیلی مهم باشد، اما در موضوع جلسه نمی گنجد'، جلسه را به خط اصلی برگرداند.

•••

به هر شکل جلسات کماکان وجود دارند و البته وجودشان در بسیاری اوقات ضروری است. شما می توانید به راحتی از بار منفی جلسات کاسته و با بهبود بازدهی بار مثبت آنها را افزایش دهید. بدین منظور نکات ذکر شده در بالا به طور حتم می توانند کمک خوبی برای شما باشند.

hamrah-mechanic

مطالب مرتبط

هفت استراتژی برای تصمیم گیری گروهی بهتر

شاید شما هم شنیده باشید که می‌گویند در تصمیم گیری، دو فکر بهتر از یک فکر است و سه فکر بهتر از دو فکر. برخی افراد همین ایده را در زندگی و کسب و کار خود در پیش می‌گیرند و عموما وقتی مشکلی پیش می‌آید سعی می‌کنند، مساله را با تفکر گروهی به سمت حل... ادامه مطلب

۳ نشانه اینکه متحمل فشار کاری بیش از حد هستید

حتی تا قبل از دوران کرونا هم برخی از ما ساعت‌های طولانی را مشغول کار بودیم اما پس از شروع بحران دورکاری با کمرنگ کردن مرز بین کار و زندگی شرایط را بدتر کرده است. شاید تصور کنید با کار کردن بیشتر و بیشتر می‌توانید بازدهی را افزایش دهید اما عدم استراحت کافی نه تنها... ادامه مطلب

۳ قدم برای تبدیل شدن به متخصص در هر زمینه‌ای از زبان منتور گوگل

شاید بسیاری از ما در زمینه کاری‌مان خودمان را متخصص بدانیم اما آیا واقعاً اینگونه است؟ متخصص بودن چه تعریفی دارد و باید چه شرایطی را برای کسب این عنوان طی کرد؟ «دیوید میتراف»، مشاور بازاریابی و منتور گوگل که دکترای روانشناسی هم دارد طی یک «تد تاک» جذاب به بررسی مسیری پرداخته که برای... ادامه مطلب

۶ باور مخرب که زندگی حرفه‌ای شما را نابود می‌کنند

یکی از نقاط تمایز انسان با دیگر موجودات توانایی «واگویه» یا گفتگوی درونی با خود است. این قابلیت مثل یک چاقوی دو لبه عمل کرده و می‌تواند شما را به موفقیت رسانده یا نابود کند. اگر این واگویه‌ها شکل منفی به خود بگیرند دائما جملاتی مثل  قبول نمی‌شوم، از پس آن برنمی‌آیم، از عهده من... ادامه مطلب

۵ راهکار علمی و ساده برای تقویت انگیزه در کار و زندگی

انگیزه شامل دو نوع درونی و بیرونی می‌شوند. انگیزش بیرونی همانطور که از نام آن پیداست تابع شرایط بیرونی بوده و ممکن است امکان دستیابی کامل به آن میسر نباشد اما انگیزش درونی یا خود انگیزشی می‌تواند مثل بلیط طلایی ما را به اهدافمان برساند.صد البته ترسیم و تعیین اهداف بسیار آسانتر از تلاش برای... ادامه مطلب

انتخاب مهمی که از نظر وارن بافت شانس موفقیت مان در کار را بالا می برد

وارن بافت را میتوان بزرگترین سرمایه گذار نسل کنونی دانست؛ او حتی قهرمان رشد شخصیتی و پیشرفت حرفه ای است و تاکنون نکات بسیاری را در مورد موفقیت خود با هوادارانش در میان گذاشته است.بهترین توصیه بافت را شاید بتوان در دوران پاندمی کووید به کار بست؛ دورانی که در آن بسیاری از کسب و... ادامه مطلب

ویجیاتو

نظرات ۱۱

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود

رمزتان را گم کرده‌اید؟