نکات مهم برای افزایش بهره وری شرکت های نوپا

کسب و کارهای کوچک و البته نوپا در ابتدای شروع فعالیت بیش از هر چیز دیگری به راهنمایی نیاز دارند و لازم است که اطلاعات لازم در مورد بهره وری، استفاده از ایمیل، انجام امور مختلف و نحوه جذب سرمایه در اختیار آنها قرار داده شوند.

در ادامه این مطلب قصد داریم مجموعه ای از نکات کلی در این رابطه را در اختیارتان قرار دهیم. البته هیچکدام از این موارد نمی توانند جهان شمول باشند با این همه، عملیاتی کردن آنها در استارتاپ ها می تواند نتایج خوبی را دنبال داشته باشد.

با دیجیاتو همراه باشید.

بهره وری

1- کارهایتان را اولویت بندی کنید و تنها مواردی که اهمیت دارند را انجام دهید. از اشتغال به امور مختلف و مداخله در همه بخش ها بپرهیزید و به آن دسته از کارکنانی که تاثیری در کسب و کارتان ایجاد نمی کنند «نه» بگویید.

2- یک اصل مهم: وقتی همه چیز اهمیت دارد، هیچ چیز مهم نیست. اولویت های مختلف خود را به سه سطح طبقه بندی کنید و نخست موارد مربوط به سطح یک را انجام دهید.

3- از انتخاب اهداف مبهم برای خود خودداری نمایید. تنها موارد روشن و شفاف را در نظر بگیرید و در صدد اجرایشان برآیید.

4- هیچگاه کارهای جدید را در ابتدای لیست اولویت هایتان قرار ندهید و آنها را به انتهای لیست امور در انتظار برای انجام بیافزایید. نخست کارهایی را به اتمام برسانید که در حال انجامشان هستید.

5- یک جدول زمانی برای خود در تقویم تان بسازید. برای تماس های تلفنی، نشست ها،ایمیل ها، خانواده و ورزش خود زمان مشخصی را تعریف کنید.

6- اگر کاری در این جدول ذکر نشده انجامش ندهید. تصور نکنید که برای انجام کارهای ذکر نشده در جدولتان نیز زمان خواهید داشت.

7- مشخص کنید که برای انجام هر کار به چه میزان زمان نیاز دارید و پس از اتمام آن فعالیت، زمان واقعی را بر اساس پیش بینی و واقعیت تعریف نمایید.

8- پیش از شروع هفته کاری جدید، نگاهی به فعالیت هایی که قرار است انجام دهید بیاندازید تا برای انجام کار آماده باشید.

9- از کاربرد کانال های ارتباطی موازی بپرهیزید.

10- از سرویس های پیام رسان متنی و چت استفاده نکنید چراکه این سرویس ها، بهره وری شما را به میزان زیادی پایین می آورند و مانع از انجام فعالیت هایتان می شوند. برای زمان خود و وقت اعضای تیم تان ارزش قائل شوید.

12- از جلسات تیمی برنامه ریزی نشده بکاهید. گاهی اوقات خوب است که کارکنان را به اتاق کنفرانس دعوت کنید تا از نظرات آنها برای همفکری استفاده کنید اما در نظر داشته باشید که از طولانی کردن بیش از اندازه این جلسات خودداری نمایید.

13- برای جلسات و نشست های تیمی خود بازه زمانی مورد انتظار و محدوده تعیین کنید. معمولا یک ساعت جلسه کفایت می کند و حتی اگر زمان آنها را به نیم ساعت هم تقلیل دهید بهتر است مگر آنکه هدف از برگزاری جلسه هم فکری و یافتن راهکار برای یک موضوع باشد که در این صورت نیز بهتر است طول آن را به بخش های کوتاه تر تقسیم کنید.

14- بهره وری کارکنان خود را در نظر داشته باشید و سعی نکنید که مرتبا کار جدیدی را در ابتدای لیست وظایفشان قرار دهید. این مساله معمولا در مورد مدیر عامل ها رخ می دهد که دوست دارند کارمندشان در کمترین زمان ممکن کاری را برای آنها انجام دهند. در نظر داشته باشید که تسلسل تعداد زیادی کار کوچک می تواند اثرات مخربی بر اعضای تیم خصوصا مهندسان بگذارد.

17- مطمئن شوید که در طول شبانه روز، خواب کافی دارید و مراقبت نشانه های تحلیل رفتن بدن خود باشید.

ایمیل

1- اگر نتوانید مدیریت ایمیل های خود را در دست بگیرید مطمئنا برعکس این اتفاق برای شما رخ میدهد.

2- ایمیل تان را در تمام طول روز باز نگه ندارید و از رفرش کردن یا چک کردن مرتب آن برای مشاهده ایمیل های جدید خودداری نمایید. ساعات خاصی را برای بررسی ایمیل های متفاوت تخصیص دهید.

3- در مواقع نیاز اسامی گیرنده های خاص را در CC قرار دهید و در این کار استاد شوید. از CC کردن غیر ضروری افراد خودداری کنید و از همکارانتان بخواهید در مواردی که نیازی به انجام این کار نیست شما را در CC قرار ندهند. این مساله خصوصا در مورد مدیر عامل ها صدق پیدا می کند که دوست دارند در جریان همه امور قرار بگیرند.

4- در کاربرد کادر BCC استاد شوید و افرادی که دوست ندارند نامشان در لیست دریافت کنندگان ایمیل دیده شود را در این بخش قرار دهید. به دیگران یاد دهید نامتان را در موارد نیاز در این بخش قرار دهند و همین مساله را در هنگام پاسخگویی دسته جمعی به ایمیل ها نیز در نظر داشته باشند.

5- از امضای خود با دقت استفاده کنید: صرفا اطلاعات مرتبط و مورد نیاز را در داخل امضایتان قرار دهید و از کاربرد بی دلیل لوگو و عکس های مختلف در آن خودداری نمایید. این تصاویر سنگین هستند و معمولا فیلتر می شوند.

6- در کوتاه کردن ایمیل های خود تبحر پیدا کنید و در هر کدام از آنها تنها دو یا سه پاراگراف را بگنجانید و سپس بررسی کنید که ایمیل تان در صفحه موبایل چه شمایلی دارد. از کمترین تعداد کلمات در داخل این نامه ها استفاده نمایید.

7- از کپی کردن و چسباندن محتوی کپی شده در داخل ایمیل ها خودداری نمایید. اینکه تعداد ایمیل هایتان کمتر باشد و در عوض محتوی آن با فکر نوشته شده باشد بهتر از ارسال بی رویه و زیاد آنهاست.

درخواست برای آشنایی

7- از ارسال ایمیل های سرد و خشک بپرهیزید و در عوض تلاش کنید با استفاده از شبکه خود اطلاعات کافی را در مورد افراد تازه پیدا کنید.

8- سعی کنید شبکه ارتباطی تان در لینکدین را مرتبا توسعه داده و با افراد تازه ای آشنا شوید.

9- با خواندن پروفایل های مختلف کاربران لینکدین تلاش کنید فرصت های کاری تازه ای را برای استخدام، جذب سرمایه گذار و غیره پیدا کنید. بهتر است در هر پروفایل زمان بیشتری را صرف نمایید تا با پیشنیه فرد مورد نظرتان بیشتر آشنا شوید. با افرادی ارتباط برقرار کنید که حوزه فعالیت شان به شما مربوط می شود.

زمانبندی جلسات

1- برای شرکت در جلساتی که در داخل تقویم خود مشخص کرده اید، زمان مناسب را در نظر بگیرید.

2 برای برگزاری هر جلسه همیشه سه تا چهار زمان مشخص را بر حسب نوع آن تعیین کنید و سپس آن را در وقت زمانی خالی قرار دهید.

3- اگر قصد دارید با فردی ارتباط برقرار کرده و آن شخص بیش از اندازه پر مشغله است، انعطاف به خرج دهید و سعی کنید با ایجاد تغییر در جدول زمانی خود وقتتان را با آن فرد انطباق دهید.

4- اگر فردی برای شرکت در جلسه موافقت کرد، بلافاصله زمان های معین در نظر گرفته شده برای آن را جلسه را پیشنهاد دهید و از آنها نخواهید که زمان مورد نظرشان را به شما پیشنهاد هند.

در جلسات

1- دیر نکنید. این کار بی احترامی تلقی می شود و حتی سعی کنید کمی زودتر از زمان اعلام شده در جلسه حاضر شوید.

2-جلسه را بیش از اندازه ای که نیاز است طول ندهید.

3- از صحبت کردن در مورد امور نامرتبط خودداری کنید. البته صحبت در رابطه با این امور برای یک مدت کوتاه کفایت می کند.

4- هدف جلسه را بشناسید و دقیقا به موضوع اصلی بپردازید.

5- از مطرح کردن خواسته هایتان نترسید اما بیش از اندازه صریح هم عمل نکنید و سعی داشته باشید به شیوه ای ملایم آن را مطرح نمایید.

6- شرکت کنندگان در جلسه، انگیزه ها و علایق آنها را بشناسید.

7- متکلم وحده نباشید و سعی کنید به حرف های دیگران هم گوش دهید. اغلب مراودات کاری به صحبت کردن مربوط نمی شوند و درعوض بخش زیادی از آنها به شنیدن می گذرد. صحبت های دیگران را قطع نکنید و سعی داشته باشید به حرف هایشان گوش دهید و در پایان اگر سوالی برایتان پیش آمد مطرح کنید.

8- اگر جواب آن فرد به سوال شما منفی است، علت را جویا شوید و سپس به ادامه بحث بپردازید.

9- وجهه خوب خود را به حاضران نشان دهید و با درک نیازها سعی کنید که کالا و خدمات خود را به فروش برسانید.

10- اغلب جلسات را به صورت شفاف به اتمام برسانید و در انتها گام های بعدی را پیشنهاد دهید و از طریق ایمیل، تماس تلفنی، جلسه و یا هر وسیله دیگری که امکان دارد، مراحل بعدی را دنبال کنید.