جلسات اداری با استفاده از فناوری متحول می‌شود

جلسات کاری و برگزار کردن آنها یکی از معضلاتی است که تمام ادارات،شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ با آن درگیر هستند و سرعت امروزه کار و زندگی گاهی مجال نمی‌دهد تا این جلسات به خوبی و درستی برگزار شود. ایده‌‏پردازی و رسیدن به خلاقانه‎ترین ایده‌‏های ممکن در هر شرکتی نیازمند ایجاد فضایی است که در آن افراد بتوانند به راحتی ایده‎های خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و از ایده‎های دیگران با خبر شوند.

یکی از راه‌های گردش ایده برگزاری همین جلسات کاری و یا ارائه ایده‌ها برای دیگر اعضای سازمان است؛ اما همانطور که گفته شد عوامل بسیاری در کار هستند تا از برگزاری درست این جلسات ممانعت بعمل بیاورند. طولانی بودن روند آماده‎سازی پیش زمینه یک جلسه یا انتظار برای خالی شدن اتاق جلسات از جمله مشکلاتی است که در خیلی از موارد باعث می‎شود اعضا قید برگزاری جلسه را بزنند. به این ترتیب ساده‌‏تر کردن هرچه بیشتر روند برگزاری این جلسات و یا برگزاری آنها در هر قسمتی از شرکت می‏تواند تا حد بسیار زیادی به روند چرخش ایده‎ها در شرکت کمک کند.

یکی دیگر از موارد مهم جلسات، تجهیزات و فناوری‌های به کار رفته در اتاق جلسات است که بسیاری از این دستگاه‌ها باید از اتاقی به اتاق دیگر برده شوند تا یک جلسه برقرار شود؛ در نتیجه یکی از ملزومات برگزاری جلسات در هر نقطه از شرکت، استفاده از تجهیزاتی است که در عین استفاده از بهترین فناوری‎های روز، انتقال و جابجایی آنها هم ساده باشد.

همچنین نباید فراموش کرد که فراهم کردن یک بستر مناسب برای بیان نظرات و ثبت آنها در کنار ایده اصلی به صورتی که حتی در جلسات بعدی هم بتوان آنها را مجددا بررسی کرد، تا حد زیادی باعث می‎شود روند تبدیل شدن ایده اولیه به یک برنامه نهایی و اجرایی، کاملا روشن و برای همه اعضای تیم قابل درک باشد.در حقیقت ثبت دقیق نظرات بیان شده در هر جلسه و نمایش آنها در ابتدای جلسات بعدی همچنین باعث می‏شود روند رسیدن به یک برنامه موفق تجاری از یک ایده اولیه، کاملا شفاف و در عین حال سریع باشد و البته در هر قدم ایده بهتر از ایده قبلی باشد.

ثبت روند جلسه هم خود می‎تواند یک معضل باشد. در بسیاری موارد شما مجبور هستید جلسه را متوقف کنید تا روند ذخیره کردن یک فایل را حین جلسه انجام دهید و یا اینکه در پایان جلسه زمانی را برای تهیه خلاصه مباحث و ارسال آن برای اعضا اختصاص دهید که البته همیشه خطر فراموشی بعضی از نکات یا نادیده گرفتن شدن آنها را به همراه دارد.

در اینجا نیز راه حل، استفاده از فناوری‎ برای ثبت خودکار و همزمان مذاکرات است که به این ترتیب می‏توانید آن را بلافاصله بعد از جلسه و بدون ترس از دست رفتن جزییات، برای همه اعضا یا افراد مرتبط ارسال کنید تا حتی کسانی که در جلسه حضور نداشته‏‌اند کاملا از جزییات آن باخبر شوند.

هرچند نکاتی که در بالا گفته شد هرکدام جنبه‎ای متفاوت از یک جلسه همفکری کاری را شامل می‌شود اما ابزاری پیشرفته مانند نمایشگر تعاملی Flip سامسونگ می‏تواند این چالش‏ها را برطرف کند.

اندازه 55 اینچی این نمایشگر تعاملی در کنار امکان چرخش آن در دو حالت ایستاده و افقی، باعث می‏شود بتوانید از آن در هر قسمت از شرکت حتی در اتاق‏های کوچک یا گوشه‏ سالن، برای یک همفکری با دیگر اعضای تیم استفاده کنید. پایه بسیار منعطف آن به شما امکان می‏دهد بتوانید براحتی آن را جابجا کرده و لذا مجبور نیستید برای همفکری تیم به اتاق جلسه بروید، بلکه می‏توانید اتاق جلسه را پیش خودتان بیاورید.

استفاده همزمان چهار نفر از قلم برای نوشتن روی صفحه، ذخیره همزمان و خودکار محتوای جلسه، امکان مشاهده محتوای جلسات قبلی و نیز اشتراک گذاری آسان فایل جلسه با اعضا دیگر از جمله مزایایی است که فناوری Flip سامسونگ در اختیار شما قرار می‏دهد تا تیمی همیشه پویا با جلسات همفکری منظم و مداوم داشته باشید. این نمایشگر قابلیت اتصال به لپ‌تاپ، کامپیوترهای اداری، موبایل، تبلت و حافظه‌های USB را دارد که به کمک آن می‌توان تمامی اسناد و مدارک اداری را در قالب فرمت‌های ورد، پاورپوینت و اکسل نمایش داد.