چطور با تلاش کمتر به نتیجه بهتری در کارها برسیم؟

احتمالا شما هم به کسانی برخورده‌اید که همزمان کارهای زیادی را پیش می‌برند و همه را هم به سرانجام می‌رسانند. شاید شما هم فکر کرده‌اید چنین کسانی بیش از ۲۴ ساعت در شبانه روز زمان دارند اما حقیقت این است که آنها تنها به خوبی تکنیک‌های مثل اولویت بندی و اجتناب از کار کاذب را فراگرفته‌اند. برای آشنایی با تکنیک‌هایی که به سازمان شما اجازه می‌دهد با انجام کار کمتر به دستاورد بیشتری برسید، با ادامه مطلب همراه باشید.

یکی از بهترین راه‌ها برای تنظیم اولویت‌های اصلی این است که به دنبال کارهای کاذب باشید؛ همان‌هایی که در راستای اهداف شما یا شرکت نیستند. این کارها برای برخی کارکنان شاید تنها بخشی از زمان کاری را شامل شود اما برخی دیگر را مدت زیادی درگیر می‌کند. این کارها زمانی به دست و پای فرد یا سازمان می‌پیچید که اهداف اصلی به خوبی روشن نشده‌اند و از سوی دیگر کارکنان صادقانه ارزش کارشان را ارزیابی نمی‌کنند. در چنین شرایطی ممکن است حتی برخی برای انجام کار کاذب پاداش هم بگیرند. اگر در پی شکار کارهای کاذب هستید به نشانه‌های زیر توجه کنید:

• افراد به خوبی از استراتژی و مهمترین اهداف آگاه شرکت نیستند
• ارتباط بین کار و استراتژی مبهم است
• علیرغم تلاش سخت نمی‌توان به نتایج مورد نظر دست یافت
• جلسات فاقد هدف مشخصی هستند و تنها وقت را هدر می‌دهند
• علیرغم لیست بلندبالای ایمیل‌ها معلوم نیست چه کسی واقعا به اطلاعات ارسالی نیاز دارد یا از آن استفاده می‌کند
• برخی پروژه‌ها کلی هزینه و زمان روی دست شرکت می‌گذارند اما نیمه کاره رها شده یا به سختی اجرا می‌شوند
• سازمان به شدت درگیر کاغذبازی و بروکراسی اداری است

بسیاری از کسانی که درگیر کار کاذب هستند عمدا اینکار را نمی‌کنند. آنها یا از تفاوت بین کار واقعی و کاذب بی خبرند یا از آنها خواسته شده کارهایی خلاف میلشان انجام دهند. فراموش نکنید که کارهای کاذب اغلب پنهان هستند اما با استفاده از نشانه‌های گفته شده می‌توان آنها را شناسایی و حذف کرد. در مرحله بعد نوبت به تمرکز روی کارهای واقعی و حیاتی می‌رسد که در ادامه پنج توصیه برای آن ارائه کرده‌ایم:

۱. درباره استراتژی شفاف باشید: در ماموریت بخاطر استراتژی اشتباه نکنید، ماموریت درباره هدف و استراتژی برنامه‌ای برای دستیابی به آن است. از این موضوع که توضیحات شغلی بطور شفاف روی کارهای مهم تمرکز دارند، مطمئن شوید.

۲. از معیارهای با ارزش استفاده کنید: یکی از دلایل رایج کار کاذب، عدم اطلاع از نتایج موردنیاز و زمان دستیابی به آن‌ها است.

۳. مراقب شلوغی بیش از حد باشید: کار کاذب زمانی به وجود می‌آید که مردم درباره اولویت‌ها مطمئن نیستند. اجازه ندهید شلوغی اهمیت کارها را تحت الشعاع قرار دهند. روی موارد با بیشترین اهمیت تمرکز کنید و دور بقیه خط بکشید. برای مثال اگر جلسه‌ای که از قبل برنامه‌‌ریزی کرده‌اید، نتیجه مناسبی در پی ندارد، آن را از تقویم خود حذف کنید.

۴. با ارتباطات به عنوان یک وظیفه جمعی رفتار کنید: از این موضوع که پیام‌ها توسط دیگران دریافت شده و آن را درک کرده‌اند، مطمئن شوید. بدنبال بازخوردها باشید و به آن‌ها گوش دهید. ارتباطات درباره مسائل کاری باید ساده، شفاف و قانع‌کننده باشند و اغلب چندین بار انجام شوند.

۶. افراد دور و برتان را درک کنید: برخی افراد استعداد خاصی برای واگذاری پروژه‌ها زمانی که کار سخت می‌شود، دارند. تعدادی هم پروژه‌های جدیدی تعریف می‌کنند تا شهرت خود را به نمایش بگذارند. نکته اصلی این است که بدانید چگونه رفتار دیگران باعث ایجاد کار کاذب می‌شود و سپس مانع آن‌ها شوید. همانطور که رفتار دیگران را مورد بررسی قرار می‌دهید، باید از این موضوع که رفتار شما نیز باعث ایجاد کار کاذب می‌شود نیز اطلاع داشته باشید. زمانی که از شما خواسته می‌شود کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، این چالش را به عنوان یک فرصت ببینید. رویکرد استراتژیک در اولویت‌بندی، شما را از سایرین متمایز می‌کند.