چگونه کارکنان با عملکرد ضعیف را مدیریت کنیم؟

اگر صاحب یک کسب و کار باشید یا اینکه یک بخش را مدیریت کنید، سر و کار داشتن با کارمندی که عملکردش کمتر از حد انتظار است، برای شما تبدیل به کابوس می‌شود. حالا فرض کنید با تعدادی از کارمندان با عملکرد ضعیف روبه‌رو باشید، در این شرایط چگونه می‌توانید وضعیت را کنترل کنید؟

در صورتی که نتوانید کارمندان با عملکرد کمتر از انتظار را مدیریت کنید، عملکرد آن‌ها روی سایر کارکنان تاثیر خواهد گذاشت و مشتریان شما نیز چنین موضوعی را متوجه خواهند شد چرا که با سرویس‌های نامناسبی روبه‌رو می‌شوند. با ادامه این روند درآمد سازمان احتمالا کاهش پیدا می‌کند و نمی‌توان به اهداف تعیین شده دست پیدا کرد.

در این زمان چگونه باید وضعیت را مدیریت کرد و بهترین شیوه برای جلوگیری از آسیب رسیدن به طرفین، کدام است؟

از خود چندین سوال مهم بپرسید

پیش از اینکه با کارمندان ضعیف روبه‌رو شوید، باید از خود چندین سوال حیاتی بپرسید. اگر کارکنان شما به صورت واضح شرح وظایف خود را ندادند، احتمالا از عملکرد کمتر از حد انتظار خود نیز بی‌اطلاع خواهند بود. به همین دلیل باید سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا کارکنان از وظایف خود اطلاع کامل دارند؟
• آیا آن‌ها عواقب عملکرد ضعیف را می‌دانند؟
• آیا آن‌ها برای موقعیتی که در آن مشغول به فعالیت هستند، آموزش دیده‌اند؟
• آیا باید با کار زیادی سر و کله بزنند؟
• آیا آن‌ها با مشکلات شخصی دست و پنجه نرم می‌کنند که روی عملکردشان تاثیر منفی داشته است؟
• آیا کارکنان شما انگیزه کافی برای عملکرد مناسب دارند؟

پیش از اینکه به مراحل بعدی بروید، باید پاسخ این سوالات را بدانید.

روی حقایق تمرکز کنید

برخی مواقع، کارکنان پس از دریافت ارزیابی منفی فکر می‌کنند به علت مشکلات شخصی دست به چنین کاری زده‌اید یا قربانی یک فرایند ارزیابی نامناسب شده‌اند. در این هنگام باید به سراغ حقایق بروید. به کارمندان ضعیف با مثال توضیح دهید که در کدام فعالیت‌ها کمتر از انتظار ظاهر می‌شوند و چگونه این کار روی سایر اعضای تیم، کمپانی یا مشتریان تاثیر می‌گذارد. موارد را به گونه‌ای توضیح دهید که هر دو طرف به خوبی آن را متوجه شوید.

به دنبال دلایل عملکرد ضعیف باشید

دلیل عملکرد ضعیف کارکنان خود را پیدا کنید. با این پیش فرض که دلیل عملکرد کمتر از حد انتظار آن‌ها را می‌دانید، به این فرایند ادامه ندهید و برای پیدا کردن دلایل آن وقت بگذارید. کارمندی در گذشته عملکرد مناسبی داشته و حالا عملکرد ضغیفی دارد، علتش چیست؟ کارمندی که در گذشته یکی از بهترین افراد تیم بوده اما حالا عملکردی کمتر از انتظار دارد، باید با مشکل خاصی روبه‌رو شده باشد.

درباره راه حل توافق کنید

گفتگوی معناداری با کارمند با عملکرد ضعیف داشته باشید و روی مسیر پیش رو با هم به توافق برسید. به ایده‌های وی گوش دهید و ببینید آن‌ها چگونه روی بهبود عملکردش تاثیر خواهند گذاشت. راه حل‌ها و ایده‌های خود را به آن‌ها دیکته نکنید و اجازه دهید آن‌ها نیز راه حل ارائه کنند. شاید آن‌ها به آموزش بیشتری نیاز داشته باشند، بنابراین پیش داوری نکنید و تمام احتمالات را درنظر بگیرید.

کارمند با عملکرد ضعیف را تشویق کنید

تا حد ممکن وظایفی که کارکنان به خوبی انجام می‌دهند را به آن‌ها گوشزد و تشویقشان کنید. آن‌ها باید بدانند که بخاطر اعتقاد به توانایی‌هایی که دارند، استخدامشان کرده‌اید.

اهداف مبتنی بر زمان تعریف کنید

با کارمندان با عملکرد کمتر از حد انتظار همکاری کنید و برای آن‌ها اهداف مبتنی بر زمان در نظر بگیرید. آن‌ها باید از قدم‌های مختلف برای بهبود عملکرد خود اطلاع داشته باشند و در نهایت به هدف خود دست پیدا کنند. در زمان مناسب اهداف را بجای اینکه کلامی به آن‌ها گوشزد کنید، روی کاغذ بنویسید.

روی پیشرفت نظارت کنید

عملکرد کارمندان خود را بررسی کنید و روی پیشرفت آن‌ها نظارت داشته باشید. در صورتی که آن‌ها همچنان عملکرد ضعیفی داشتند، به آن‌ها چنین موضوعی را گوشزد کنید.

به بهبود‌ها پاداش دهید

زمانی که کارمندان پیشرفت می‌کنند، با پاداش دادن به آن‌ها انگیزه بدهید. حتما نیاز به پاداش مالی نیست بلکه می‌توانید به صورت کلامی نیز چنین موضوعی را به آن‌ها اطلاع دهید و از آن‌ها تشکر کنید.

قطع همکاری کنید

اگر تمام اقدامات بالا را انجام دادید، اما همچنان شاهد نشانه‌ای مبنی بر پیشرفت و بهبود عملکرد نبودید، همکاری با آن‌ها را قطع کنید. اخراج یک کارمند باید آخرین کار باشد، با این حال باید به نفع سایر کارکنان، سازمان و مشتریان چنین تصمیمی بگیرید.

به عنوان مدیر، صاحب کسب و کار یا مدیر منابع انسانی، سر و کار داشتن با کارکنان ضعیف بخشی از وظایف شما محسوب می‌شود. به همین دلیل به شما پیشنهاد می‌کنیم پیش از اینکه دیر شود، به سراغ این افراد بروید و سعی کنید عملکرد آن‌ها را بهبود دهید، پیش از اینکه بخاطر سازمان، پرسنل و مشتریان مجبور به اخراج آن‌ها شوید.