۱۰ راه برای افزایش جذابیت و بازدهی جلسات آنلاین

ویروس کرونا فعلا میهمان جهان خواهد بود و به همین ترتیب شرایط دورکاری و جلسات آنلاین همچنان ادامه خواهد داشت. حالا دیگر اپلیکیشن‌هایی مانند اسکایپ و زوم بستر اصلی ملاقات‌های آنلاین و جلسات مهم اداری هستند، ولی شاید همیشه این سبک برای تمام طرفین جذابیت کافی نداشته باشد.

مدیران شرکت‌ها لازم است محیطی را در جلسات آنلاین فراهم کنند که در واقع قابلیت تعامل دوطرفه در آن وجود داشته باشد و البته زمانی که صرف این اتفاق می‌شود معنا و مفهومی خاص برای همه داشته باشد. بنابراین لازم است ۱۰ نکته مهم را رعایت و تمرین کرد تا بتوان نظر همه افراد از جمله مدیران و کارمندان را برای حضور در جلسه آنلاینی کارا و مفید جلب نمود.

سوالات را برای آخر جلسه نگذارید

مدام در جریان جلسه آنلاین از حضار بخواهید سوالات خودشان را بپرسند. هدف اصلی از این دست ملاقات‌ها این است که راهی دوطرفه برای برقرار ارتباط فراهم باشد. خودتان را جای مخاطبان گذاشته و تفکر کنید در هر لحظه چگونه دوست دارید در مباحث مشارکت داشته باشید.

نظرات و بازخوردها را بگیرید

قبل از آنکه بحثی به اتمام برسد سعی کنید از سایر افراد بخواهید سوالاتی بپرسند، مثال‌هایی بزنند یا در مورد موضوعاتی مشابه نظر و بازخورد خودشان را اعلام کنند. این ترفند به شما اجازه می‌دهد پیام خود را بهتر به تمام حضار برسانید و همچنین سوالاتی خاص را در میان مکالمات خود ادغام کنید.

از نظرسنجی الکترونیکی استفاده کنید

چند سوال چند گزینه‌ای را به جلسات خود اضافه کنید. این موضوع به نوعی مشارکت تمام افراد را موجب شده و در عین حال بازخورد هر کدامشان را هم نشان می‌دهد. سعی کنید سوالاتی مناسب طرح کرده و از قبل آمادگی پیاده‌سازی آن در جریان مباحثات و جلسات را داشته باشید.

از مزایای اپلیکیشن‌های جلسه بهره ببرید

در مورد پلتفرمی که از آن برای برگزاری جلسات آنلاین استفاده می‌کنید آموزش‌هایی در اختیار افراد قرار دهید، چرا که شاید همه با آن اپلیکیشن آشنا نباشد. سعی کنید از مزایای استفاده از آن بستر مطلع بوده و آنها را به مخاطبان ارائه کنید تا بتوانند در جریان مکالمه مشارکت فنی داشته باشند و مثلا در مواقع لزوم خودشان را نشان دهند.

زمان را برای مشارکت دیگران مدیریت کنید

اگر ۲۰ دقیقه زمان برای جلسه آنلاین لحاظ کرده‌اید، سعی داشته باشید حداقل نیمی از آن را به سوالات و مباحثه بین افراد اختصاص دهید. اگر تمام زمان جلسه را صحبت کنید و در نهایت فرصت کوتاهی برای جواب دادن به سوالات اختصاص دهید، جلسه فایده خاصی نخواهد داشت. تعامل مهمترین نکته کلیدی جلسات آنلاین است.

از بیان عبارت «کسی سوالی دارد؟» خودداری نمایید

سعی کنید معمولا در مکالمه خود سوالاتی دقیق و با موضوعاتی مشخص بپرسید. گفت‌و‌گوی مداوم بدون اینکه چیزی از سایر افراد بشنوید و در نهایت بپرسید «کسی سوالی دارد؟» هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. از حضار در مورد بزرگ‌ترین دغدغه‌هایشان بپرسید یا از آنها بخواهید که چگونه می‌توانید بهتر به آنها کنید.

قبل از شروع جلسه آمادگی داشته باشید

معمولا بیشتر جلسات با آماده‌سازی اسلایدهای پاورپوینت طولانی و متون رسمی شروع می‌شوند. این رویه را باید برعکس انجام داد، در واقع اول پیش‌بینی کنید ممکن است با توجه به موضوع چه سوالاتی پیش بیاید و برای آنها جوابی آماده داشته باشید، به خصوص برای سوالات چالش‌برانگیز و سخت. گاهی بهتر است هر کدام از افراد را با محول کردن برخی مطالعات یا تحقیقات، به مشارکت بهتر در جلسات تشویق نمایید.

اجازه ندهید بحث متوقف شود

سعی کنید تا جای ممکن اجازه ندهید مشارکت و مباحثه تمام افراد متوقف شود. شاید گاهی اوقات فردی سوالاتی متوالی بپرسد یا پاسخی مشروح برای درخواست‌هایش داشته باشد. در این شرایط به او وعده دهید در انتهای جلسه یا نهایت یک یا دو روز دیگر در جلسه‌ای خصوصی تمام توضیحات را ارائه خواهید داد. مشارکت در جلسات آنلاین باید همه جانبه باشد، نه محصور به دو یا چند نفر.

محتوای خود را بشناسید

هیچ چیزی نمی‌تواند جایگزین محتوای شما باشد. اگر کامل به موضوع مطرح شده اشراف داشته باشید و بدانید از چه می‌خواهید حرف بزنید، توقف موقتی در میان مباحثات و پاسخ دادن به سوالات و دخیل کردن بیشتر افراد آسان‌تر خواهد بود. هرگز از یک متن از پیش تعیین شده پیروی نکنید، چرا به سرعت جذابیت مباحثه و جلسه از بین می‌رود و تمایل افراد برای مشارکت نابود می‌شود.

هیچ جلسه خوبی با طرح یک سوال پایان نمی‌یابد

جلسات آنلاین را با پرسش و پاسخ جمع‌بندی نکنید. آخرین سوالی که می‌پرسید شاید خیلی مهم نباشد. بهتر است هر گردهم‌آیی با رساندن دو یا چند پیام که لازم است همه به خاطر بسپارند به اتمام برسد، نه سوالاتی نامانوس. شاید هم در شرایط دشوار کنونی و قرنطینه جملاتی الهام‌بخش و امیدوارکننده بتواند کمک شایانی به روحیه تیم و مشارکت بهتر در امور بکند.