سه تفاوت عمده ی بهره وری و شلوغ کاری

فرض کنیم فهرست بلند بالایی از کارهایی در دست دارید که باید انجام شوند و این فهرست را با خودتان این طرف و آن طرف می برید، یکی یکی عناوین آن را تیک می زنید و احساس می کنید خیلی بهره ور هستید. اما آیا واقعاً کارایی بالایی دارید یا اینکه فقط سر خودتان را گرم کرده اید؟

باربارا همفیل، مؤسس «انستیتوی محیط بهره ور» و متخصص مدیریت زمان می گوید تیک زدن فهرست های بلندبالای اینچنینی می تواند فقط راهی برای تسکین احساس بد ناشی از تعلل باشد. وی عقیده دارد بهره ور بودن، به معنای انجام دادن کارهایی است که شما را به اهدافتان نزدیک تر کنند. هر کار دیگری که در این دسته نگنجد صرفاً وقت تلف کردن است.

در ادامه با دیجیاتو همراه باشید.

افراد بهره ور تنها سه کار مهم را در فهرست کارهای روزانه قرار می دهند

شفافیت داشتن در مورد اهداف، ساده ترین راهی است که می توان با آن بهره ور بودن یا نبودن خود را سنجید. هر روز صبح از خودتان بپرسید سه کار خیلی مهمی که امروز باید انجام دهم کدام اند؟ همفیل در این باره می گوید: «باید در طول روز کنشگرانه عمل کنید. اگر بدون آنکه مسیر یا هدفی داشته باشید از این کار به کار دیگری می پرید، فقط سر خود را شلوغ کرده اید. این حالت به احتمال زیاد روز سازنده ای برای شما نخواهد ساخت».

قرار دادن تنها سه هدف مهم در مقابل چشمانتان به شما کمک می کند متمرکز بمانید. همفیل در ادامه می گوید: «اگر مدام این سه هدف خود را به تعویق انداخته اید، وقت آن فرا رسیده است که با خودتان به گفتگو بنشینید، چون حتماً مشکلی در کار است. یا کاری که فکر می کنید خیلی مهم است واقعاً آنقدر ها اهمیت ندارد، و یا اینکه دلیل دیگری برای به تعویق انداختن آن دارید».

افراد بهره ور در آنِ واحد تنها به یک کار مشغول می شوند

با انجام سه کار مختلف به صورت هم زمان شاید خیلی احساس پربازده بودن بکنید، اما تحقیقات نشان می دهند ما انسان ها در انجام همزمان چند کار مختلف عملکرد خوبی نداریم. یکی از این پژوهش ها نشان داد کسانی که به طور مداوم در معرض چند جریان مختلف از اطلاعات قرار می گیرند، در مقایسه با آنهایی که تنها روی انجام یک کار متمرکز می شوند، در توجه کردن، به یاد آوردن و از یک کار به سراغ کار دیگری رفتن با دشواری بیشتری مواجه می شوند. پرداختن به چند کار مختلف به صورت هم زمان، حتی با کاهش بهره ی هوشی نیز مرتبط دانسته شده است.

تحقیق شناخته شده ای از دانشگاه لندن نشان داد کسانی که هم زمان به چند کار می پردازند، در حد مصرف مواد مخدر یا بیخوابی مفرط، با افت بهره ی هوشی مواجه می شوند.

از سوی دیگر پرداختن به یک کار واحد به شما اجازه می دهد حواس خود را به طور کامل متوجه همان کار کنید و بدین ترتیب بازده شما را افزایش خواهد داد. همفیل عقیده دارد اگر ذهن شما از کاری به کار دیگر می پرد، نوشتن افکارتان می تواند به خارج کردن فکر مزاحم از ذهن شما کمک کند. او می گوید با این کار می توانید روی کاری که اولویت بیشتری دارد متمرکز بمانید.

افراد بهره ور به راحتی بله نمی گویند

بالا بردن بازده به معنای اجتناب از وسوسه ی بله گفتن به هر کاری است که در کاسه ی شما قرار می گیرد. همفیل می گوید افرادی که بازده بالایی دارند به تبعات پاسخ مثبت خود فکر می کنند و آن را تنها برای اموری خرج می کنند که به آنها در رسیدن به اهداف اصلی شان کمک کند. از بلادرنگ بله گفتن پرهیز کنید و با صرف اندکی زمان، تبعات، مهلت پایان و زمان مورد نیاز برای انجام آن کار را از نظر بگذرانید.

همفیل در این باره می گوید: «کمی در مورد جزئیات کاری که پیش رویتان قرار می گیرد تفکر کنید و سپس از مخاطب خود برای پاسخگویی اندکی زمان بخواهید. این به شما کمک می کند در مورد اولویت های خود کمی فکر کنید. اگر با اولویت هایتان تداخل داشت از خیرش بگذرید و یاد بگیرید چطور نه بگویید».