چه عواملی باعث ناکارآمدی لیست وظیفه می شود؟

یکی از مزیت های لیست وظایف این است که سوابق کارهایی که انجام داده یا نداده اید را ثبت می کند. اما از معایب آن می توان به مشخص نکردن زمینه و جدول کارها اشاره کرد.

Paula Rizzo نویسنده ی کتاب «تفکر لیست وار» می گوید: «استفاده ی صحیح از لیست ها می تواند زندگی شما را تغییر دهد».

او همچنین وب سایتی دارد که در آن نکات لازم برای نوشتن لیست را می نویسد. از نظر او عامل ناکارآمدی لیست ها، بد نوشتن شان است. محتویات لیست ها کلید موفقیت شما هستند. از این رو مراقب باشید که 6 مورد زیر را در آنها ننویسید:

1. کاری که عادت است

کارهایی که هر روز انجام می دهید نباید در لیست وظایف تان نوشته شود. برای مثال چک کردن ایمیل ها، شرکت در قرارهای صبحگاهی روزانه. Ari Banayan یکی از وبلاگ نویسان Habit Nest می گوید:

هدف این است که کارهایی در لیست نوشته نشود که در هر صورت به طور روتین وار انجام می دهید.

2. کاری را که همیشه می نویسید اما انجام نمی دهید

بهتر است کاری که مدام می نویسید ولی انجامش نمی دهید را حذف کنید. به احتمال زیاد هرگز آن را انجام نخواهید داد».

3. کاری که شخص دیگری می تواند انجام دهد

کارهایی را که می توانید، به دیگران محول کنید تا زمان تان را برای کارهای مهم تر دیگری اختصاص دهید.

4. کاری که تنها 5 دقیقه وقت می گیرد

Grainne Logue مدیر بازاریابی برنامه ی چک لیست Buckets می گوید:

اگر می توانید کاری در چند دقیقه انجام دهید پس همان لحظه آن کار را بکنید، لازم نیست که حتما آن را بنویسید. در عوض کارهایی که زمان و انرژی بیشتری از شما می گیرند را در لیست وظایف تان بنویسید.

5. پروژه ی طولانی مدت

Jamie Novak نویسنده ی کتاب «این را نگه دار، آن را دور بیانداز» می گوید:

یک بار در هفته وظایف را از آخر به اول انجام دهید. زیرا برخی از کارهای سنگین همیشه به انتهای لیست فرستاده می شوند. یک راه دیگر این است که کارهای بزرگ را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید تا دست یافتنی تر شوند.

6. شاه لیست داشته باشید

دو لیست برای خود داشته باشید. لیست اول باید شامل همه ی کارهایی باشد که می خواهید انجام دهید. آنگاه کارهای لیست اول را در روزهای پیش رو تقسیم کنید زیرا لیست های بلند بالا به کندی پیش می روند، درحالیکه لیست های کوچک زودتر تمام می شوند.

Maura Thomas نویسنده ی کتاب «رازهای بهره وری شخصی» می گوید:

اگر در مورد توانایی های تان اغراق نکنید حتما با این حرف موافقید که تنها سه یا پنج کار سخت را می توانید در روز انجام دهید.

از نظر Rizzo لیست های کوتاه سریع تر تمام می شوند چرا که شخص از اینکه کارهای مورد انتظار را یکی پس از دیگری انجام می دهد، لذت خواهد برد.

اولین کاری که باید انجام دهید را در ابتدای لیست بنویسید و حواس تان به این موضوع باشد که تنها کارهایی را در لیست بنویسید که زمان و منابع لازم آن را داشته باشید. لیست وظایف نباید رویایی و خیالی باشد.