آغاز دورکاری اجباری، یا چگونه کارمندان شرکت را از کرونا مصون نگه داریم

دانشگاه‌ها، مدارس و چندین نهاد آموزشی دیگر در اقصی نقاط کشور به تعطیلی کشیده شده‌اند تا از شیوع ویروس کرونا جلوگیری شود. در این میان اما فقط دانش آموزان و دانشجویان فعلا تا حدی از ویروس کرونا در امان باقی مانده‌اند و اقشار دیگری نظیر کارمندان که باید همچنان به سر کار بروند، با مشکل مواجه هستند؛ مشکلی که البته به لطف «دورکاری» در برخی شرکت‌ها قابل حل است.

با بیشتر شدن تعداد مبتلایان به ویروس کرونا در کشور، بسیاری از شرکت‌ها اعلام کرده‌اند به طور موقت به دورکاری روی آورده‌اند تا به کارمندان خود این اجازه را دهند تا در محیطی امن‌تر به کار خود مشغول باشند. دورکاری اما مشکلات خاص خودش را دارد و تبدیل شدن فرایند کاری یک شرکت به این مقوله بدون ایراد نیست؛ اما از طرفی این مشکلات حل شدنی هستند.

«مصطفی امیری» مدیرعامل زرین پال که اخیرا تصمیم مهم دورکاری برای شرکت‌شان را گرفته در گفتگو با دیجیاتو اذعان دارد که شرکت‌های فناورانه در راه تبدیل شدن فرایند کاری‌شان به یک پروسه دور کاری راحت‌تر هستند:

«شرکت‌های فناوری محور با استفاده از زیرساخت‌های خود می‌توانند دورکاری را بهتر پیاده‌سازی کنند ولی شرکت‌های سنتی ابزارهایشان به آنها اجازه نمی‌دهد که بتوانند به طور کامل و درست دورکاری را انجام دهند. اما یک شرکت استارتاپی که زیرساخت دورکاری در آن فراهم شده باشد می‌تواند با یک دیوایس و یک اینترنت کار خودش را انجام دهد.»

او می‌گوید آنها در زرین پال این تلاش را کرده‌اند تا اعضای تمامی تیم‌ها بتوانند محیط کار خود را به راحتی در هر جایی و با استفاده از بستر اینترنت ایجاد نمایند. امیری تاکید دارد که دورکاری اما فرهنگی می‌خواهد که رسیدن به آن زمان می‌طلبد و در پاسخ به این سوال که این فرهنگ چطور شکل می‌گیرد، به دیجیاتو می‌گوید آموزش این موضوع کار وقت گیری است:

«ما در شرکت خودمان هم که این دورکاری را آغاز کردیم و قصد داریم چند روزی با این منوال پیش برویم؛ با مشکلات ریز و درشتی مواجه شدیم چرا که اساسا از ابتدا با این فرهنگ شرکت را جلو نبردیم. یقینا سایر تیم‌ها نیز در ابتدا با مشکلات ریزی مواجه خواهند شد و این موضوع بسته به توانایی زیرساخت و مدیریت تیم دارد ولی باید گفت مشکلات از جنسی نیستند که سیستم را مختل کنند و حل نشدنی باشند ولی طبیعتا میزانی از کیفیت کار، بخصوص در ابتدای کار کمتر می‌شود.»

امیری می‌گوید در تجربه اول دور کاری شرکت‌شان پی به این مساله برده‌اند که برخی از اتفاقاتی که پیش‌تر رو در رو و در ادبیات شفاهی رخ می‌داده حالا به شکل دیگری باید رد و بدل شود: «نوشتن یک گزارش و رخدادهایی که برای روند کاری پیش آمده چیزی نیست که نیروهای کاری به آن عادت کرده باشند و مساله کتبی نوشتن این موضوعات و کتبی حل کردن این موارد، این مساله احتیاج به تغییر رویکرد و آموزش در شرکت دارد و حل شدنی است.»

امیری باور دارد که دورکاری در شرکت‌های با جمعیت کمتر بهتر جواب می‌دهد اما تاکید می‌کند که در شرایط حال حاضر این موضوع را بهتر است که تمامی شرکت‌ها رعایت کنند. او درباره راندمان کاری نیروها و احتمال کم‌کار شدن آنها در شرایط دورکاری نیز به دیجیاتو می‌گوید:

«در شرایط فعلی اگر این بار سنگین ایاب و ذهاب در شهری که ویروس در آن شیوع پیدا کرده را از دوش نیروها بردارید و همچنین با کاهش استرس نیروها، احتمال اینکه راندمان کار آنها بالاتر برود خیلی بیشتر است تا اینکه به کم‌کاری بیفتند. در واقع معتقدم که خروجی نیروها بیشتر از آنچه توقع داریم می‌شود و البته در این میان در یک تیم حتما چند نیرو هم راندمان پایین‌تری پیدا خواهند کرد ولی خروجی مجموعه به طور کلی می‌تواند بهتر باشد.»

به گفته امیری یک سری زیرساخت‌ها در شرکت آنها که اخیرا قرار است چند روز به دورکاری تبدیل شود، قابل انتقال نبودند و حجم عملیات این تغییر روند کار به دور کاری کمی بیش از حد انتظار آنها بوده ولی معتقد است در نهایت با پشتکار و تلاش می‌توان به این مشکلات فائق آمد: «این چرخ باید بچرخد تا دید نتیجه دقیقا چه خواهد شد ولی دورکاری هم یک مدل بومی برای خودش می‌خواهد که قطعا می‌توان آن را پیدا کرد.»

وجود یک هماهنگ‌کننده تیم برای دورکاری لازم است

اما شرکتی که سال‌هاست در زمینه دورکاری فعالیت داشته و از ابتدای امر روند کاری خود را به همین صورت انجام داده چه رویکردی در برابر دورکاری دارد؟ «سبحان خوش سیرت» هم موسس «ملک رادار» با اذعان این مساله که ملک رادار از همان بدو شروع کار با سیستم دورکاری پیش آمده از تجربیات خود در این زمینه می‌گوید. او با ذکر این نکته که دورکاری یک فرهنگ موفق سازمانی است و باید برای رسیدن به آن تلاش کرد و با یک سری واقعیات جدید و مدرن آشنا شد، به دیجیاتو می‌گوید:

«سیستم دورکاری ما هم در طی سه سال پخته شده و کار یکی دو روز نبوده، برای ریموت کار کردن یا همان دورکاری باید به کسب و کار نگریست و دید که کل فرایند کسب و کار تا چه حد می‌توان به صورت دورکاری انجام شود و آیا بخشی از مجموعه قابلیت دورکاری دارد یا کل مجموعه؟ با طرح این پرسش‌ها و رسیدن به پاسخ صحیح آنها می‌توان برنامه‌ریزی بهتری برای دورکاری داشت.»

خوش سیرت باور دارد که تصمیم ناگهانی برای آغاز دور کاری قطعا مشکلاتی به همراه خواهد داشت چرا که قرار است تمامی نیروهایی که هر روز همدیگر را می‌دیند به طور دیگری با هم تعامل داشته باشند. او همچنین معتقد است ابعاد یک شرکت در موفق ظاهر شدن الگوی دورکاری در آن شرکت نیز بی‌تاثیر نیست و هرچه با مقیاس کوچکتری همراه باشیم، دورکاری راحت‌تر است.

مدیر مارکتینگ ملک رادار با اشاره به تیم نزدیک ۵۰ نفره خودشان در ملک رادار می‌گوید که آنها تمام و کمال به صورت دورکاری با هم تعامل دارند و این الگو را در طی سال‌ها آزمون و خطا به دست آورده‌اند: «اساسا شرکت‌هایی که تولید محصول فیزیکی، محوریت فعالیت آنها نیست و زیرساخت فناورانه دارند بسیار راحت‌تر با دورکاری کنار می‌آیند و در برخی شرکت‌های سنتی متاسفانه امکان دورکاری وجود ندارد چرا که بحث تولید یک محصول فیزیکی مطرح است.»

خوش سیرت پیچیدگی‌های دورکاری را قابل حل می‌داند ولی آن را زمان‌بر معرفی می‌کند. او اما در برابر این پرسش که در وضعیت کنونی برخی شرکت‌ها به طور موقت به خاطر ویروس کرونا به دورکاری روی آورده‌اند تکلیفشان چیست به دیجیاتو می‌گوید:

«مطمئنا دورکاری به صورت موقت هم اجرا شدنی است اما باید یک سری مسائل را در نظر گرفت تا فرایند به مشکل نخورد. در این شرایط موقت باید در هر تیمی یک مسئول هماهنگ‌کننده وجود داشته باشد که در ماموریت‌ها و وظایف محوله‌اش موضوع جدیدی تعریف شود تحت نام هماهنگی بین تمام اعضای آن تیم. این وظیفه بسیار مهم است و معمولا باید خود مدیر تیم آن را بر عهده بگیرد و در این میان HR شرکت (منابع انسانی) نیز می‌تواند نقش بسزایی در تعیین شخص هماهنگ کننده و نحوه ارتباط او با دیگر اعضای تیم داشته باشد.»

خوش سیرت باور دارد که در شرایط فعلی بهتر است که تمامی تیم‌های استارتاپی که تازه قصد فعالیت و شکل گیری دارند روی موضوع دورکاری از ابتدا کار کنند و آن را جزو سرلوحه‌های خود قرار دهند چرا که این کار می‌تواند جدا از حل و فصل یک سری مشکلات مقطعی نظیر مقابله با کرونا؛ فواید دیگری نیز داشته باشد: «کم شدن هزینه‌های جاری شرکت بخصوص در مناطقی مانند تهران که این هزینه‌ها سرسام آور است، از جمله مزایای بزرگ دورکاری است و هزینه‌ها را نزدیک به چهل پنجاه درصد کاهش خواهد داد.»

جان انسان‌ها مساله‌ای نیست ک درباره‌اش درنگ کنیم

«نیما اشرف زاده» مدیر مارکتینگ «شیپور» نیز اذعان دارد با وجود اینکه محیط شرکت آنها برای کارمندان ایمن سازی شده است ولی بازهم استرسی بر نیروها حاکم است و از همین رو تاکید می‌کند که دورکاری در شرایط کنونی یک امر ضروری برای تیم‌ها است تا جو روانی متشنج تیم‌ها را کنترل کنند.

او می‌گوید دورکاری در دنیا و در شرکت‌های دنیا بسیار رایج است و این فرهنگ در ایران غریب مانده، در حالی که داشتن تیم‌های دور کار مزایای زیادی دارد: «اینکه یک نیرو در داخل مجموعه نباشد خودش کاستن هزینه است؛ اساسا فضایی که یک نفر اشغال می‌کند خودش یک هزینه است.»

اشرف زاده باور دارد که تیم‌های استارتاپی ذره ذره بزرگ می‌شوند و زمانی که نیروهایشان بیشتر شد نیاز به تغییر دفتر دارند که همین مساله تعطیلی چند روزه را برای تیم به همراه می‌آورد که در اکوسیستم استارتاپی بسیار خطرناک است. او در برابر این پرسش که آیا امکان تغییر ناگهانی سیستم اداری یک تیم به دورکاری امکان پذیر است یا خیر به دیجیاتو می‌گوید: «کار سختی است ولی چه بهتر که از امروز به صورت توفیق اجباری به سمت تحقق این موضوع برویم چرا که هیچ وقت برای دستیابی به موضوعات جدید دیر نیست.»

مدیر مارکتینگ شیپور در مورد مقطعی بودن دورکاری برای دورانی که استرس ویروس کرونا در مردم پیش آمده می‌گوید: «این دور کاری مقطعی برای آرامش ذهنی جامعه و نیروها صد در صد لازم است. مهم‌ترین نکته سلامت انسان‌ها است که نباید با آن شوخی کرد. حتما مقطعی بودن این موضوع و ناگهانی تغییر جهت دادن روند کاری شرکت مشکلاتی به همراه دارد ولی تمام این مشکلات حل شدنی هستند و اکوسیستم استارتاپی کشور که یک اکوسیستم پویا است؛ می‌تواند با آنها دست و پنجه نرم کند و برایشان راه‌حلی بیابد. ضمن اینکه همکاری و گرفتن مشورت و کمک از دیگر تیم‌ها در این زمینه می‌تواند بسیار چاره‌ساز باشد.»

اشرف زاده با اشاره به برخی نیازهای لازم برای دورکاری می‌گوید که شرکت‌ها و مدیران آنها باید این زیرساخت‌ها را فراهم بیاورند و ایمان داشته باشند که هزینه‌های فراهم کردن این موارد جبران خواهد شد. او درباره این موضوع که آیا شرکت‌های سنتی می‌توانند به صورت دورکاری سیستم خود را مدیریت نمایند به دیجیاتو می‌گوید:

«مدیریت یک شرکت سنتی به صورت دورکاری امر سخت‌تری است چرا که مدیران این مجموعه‌ها معمولا باید چهره به چهره با نیروها صحبت کنند و عادات سنتی دارند. اتوماسیون اداری این مراکز نیز معمولا از داخل شرکت دسترسی پذیر است که برای دورکاری باید این موضوع توسط سرور مجازی باید حل شود تا یک مدیر در ماشین خود هم بتواند کارهای خود را انجام دهد.»

اشرف زاده باور دارد تفاوت‌های رفتاری کاری نیروها و عادات آنها چالش سختی است که دورکاری در پی دارد ولی باید به این موضوع وارد شد تا بتوان مشکلاتش را حس کرد و آنها را شناخت و برایش حل مساله آورد. او امیدوار است که مساله دورکاری لااقل در اکوسیستم استارتاپی کشور که کاملا پتانسیل این زمینه را دارد، شدنی شود و آینده متفاوتی برای این شرکت‌ها رقم بخورد.