مایکروسافت تیمز چیست و چگونه با آن کار کنیم؟

با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از مردم در سراسر جهان دورکار شدند و همین موضوع نیاز به نرم افزارها و برنامه‌ها برای ارتباط با همکاران و انجام کارها از خانه را افزایش داد که یکی از این برنامه‌ها، Microsoft Teams است. در این مطلب به معرفی این برنامه و قابلیت‌های آن می‌پردازیم و همچنین نحوه کار با مایکروسافت تیمز را آموزش می‌دهیم.

مایکروسافت تیمز از سال ۲۰۱۷ در بازار وجود دارد، اما تا به امروز و با شیوع ویروس کرونا، میان بسیاری از کاربران شناخته شده نبود. حالا که دورکاری کارکنان افزایش پیدا کرده، افراد بیشتری به سمت این پلتفرم آمده‌اند. در ادامه برای آشنایی و یادگیری نحوه کار با مایکروسافت تیمز همراه دیجیاتو باشید.

مایکروسافت تیمز چیست؟

این محصول مایکروسافت یک پلتفرم همکاری و ارتباطات برای کسب و کارها، تیم‌های حرفه‌ای و همچنین سازمان‌ها است. کاربران می‌توانند در این برنامه به چندین تیم مختلف سوییچ کنند که هر یک از آن‌ها کاربران و کانال‌های مخصوص به خود را دارند. Microsoft Teams به عنوان جایگزین اسلک شناخته می‌شود، با این حال به لطف سازگاری با سایر برنامه‌ها و نرم افزارهای مایکروسافت قابلیت‌های بیشتری دارد.

برخی از ویژگی‌های مایکروسافت تیمز به شرح زیر است:

• کانال‌های متنی که اعضای تیم می‌توانند در آن‌ها عضو شوند و دنبال کنند.
• برنامه‌ریزی و زمانبندی جلسات و کنفرانس‌ها
• تماس صوتی و تصویری
• اشتراک‌گذاری نمایشگر در تماس‌ها
• اشتراک اسناد و همکاری با سایر اعضا

از طریق ادغام با برنامه‌هایی مانند OneDrive و ورد، شما می‌توانید اسناد را درون کانال‌های تیمز آپلود کنید تا اعضا بتوانند آن‌ها را ویرایش کنند.

مایکروسافت تیمز رایگان است؟

این برنامه در نسخه استاندارد خود رایگان است، اما نسخه‌های پولی برای سازمان‌های بزرگتر نیز دارد. نسخه رایگان به ویژگی‌های زیادی مجهز شده که بخشی از آن‌ها به شرح زیر هستند:

• پیام‌های متنی نامحدود
• تماس صوتی و تصویری
• ۱۰ گیگابایت حافظه ذخیره‌سازی فایل‌ها
• ۲ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی شخصی برای هر کاربر
• ادغام با برنامه‌های آفیس
• امکان ادغام با برنامه‌های شخص ثالث مانند ادوبی و ترلو
• ارتباط و همکاری امن

بیشتر کاربران شخصی و کسب و کارهای کوچک به ویژگی‌های موردنظر خود در نسخه رایگان دسترسی پیدا می‌کنند و می‌توانند نیازهای خود را رفع کنند. در نسخه‌های پولی که مناسب سازمان‌های بزرگ است، ویژگی‌های بیشتری مانند فضای ذخیره‌سازی بالاتر، همکاری غنی‌تر، کنترل‌های پیشرفته IT و امنیت در سطح سازمانی دارد.

نحوه کار با مایکروسافت تیمز

شما می‌توانید توسط سایت به این برنامه دسترسی داشته باشید یا نرم افزار آن را برای کامپیوتر دانلود کنید. مایکروسافت تیمز اندروید و iOS نیز توسعه پیدا کرده‌اند. با این وجود، این برنامه بهترین عملکرد را روی کامپیوتر دارد و برای استفاده از آن باید وارد حساب مایکروسافت خود شوید.

پس از نصب، باید مایکروسافت تیمز را راه اندازی کنید و سپس در آن تیم بسازید یا وارد یک تیم شوید. برای ساخت یک تیم پس از ورود به حساب خود، وارد تب «Teams» شوید و گزینه «Join or create a team» را انتخاب کنید و در نهایت روی گزینه «Create a new team» کلیک کنید.

شما در این بخش می‌توانید با کلیک روی گزینه «Build a team from scratch»، یک تیم کاملا جدید بسازید یا با انتخاب گزینه «...Create from»، یک تیم از گروه‌های موجود ایجاد کنید.

پس از این کار می‌توانید تیم را خصوصی کنید تا تنها افراد با دعوت بتوانند عضو آن شوند یا با انتخاب گزینه عمومی، امکان پیوستن افراد را با ارسال درخواست فراهم کنید. پس از انتخاب گزینه موردنظر در بخش تنظیمات، نام تیم خود را وارد کنید و سپس گزینه «Create» را بزنید. در نهایت اعضای تیم را به وسیله لیست مخاطبین یا ایمیل به تیم دعوت کنید.

آیا گفتگوها در مایکروسافت تیمز خصوصی هستند؟

باید بدانید که امکان کنترل و برچسب‌گذاری چت‌ها در Microsoft Teams در صورت تخطی از سیاست‌های ارتباطی محل کار وجود دارد. این ویژگی برای دفاتری که تیمز را با سرویس‌های مایکروسافت ۳۶۵ ادغام می‌کنند، در دسترس است. مایکروسافت در این زمینه اعلام کرده:

«شما می‌توانید برای انطباق گفتگوها با سیاست‌های ارتباطی، پیام‌ها را در یک یا چند پلتفرم ارتباطی به عنوان گروه یا منبع مستقل، بررسی کنید.»

در حالت کلی اگر می‌خواهید پیام شما توسط مدیران یا مدیرعامل شرکت دیده نشود، آن را درون تیمز ارسال نکنید.

امکان تماس ویدیویی در تیمز وجود دارد؟

این پلتفرم مایکروسافت گزینه‌های مختلفی برای تماس‌های تصویری دارد که شامل کنفرانس ویدیویی و استریم زنده می‌شود. شما می‌توانید تصویر پس زمینه را در مایکروسافت تیمز عوض کنید. برای برقراری تماس ویدیویی با اعضای تیم خود، مخاطب را انتخاب و سپس روی آیکون تماس تصویری کلیک کنید.

کاربران در این پلتفرم می‌توانند یک کنفرانس برگزار کنند یا کار خود را ارائه دهند. این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که یک کنفرانس را برای زمان مشخصی تنظیم کنید و سپس برای اعضا، دعوتنامه بفرستید. در حال حاضر ۹ کاربر به صورت همزمان روی نمایشگر ظاهر می‌شوند، اما مایکروسافت قصد دارد در آینده تعداد آن‌ها را به ۴۹ کاربر افزایش دهد. علاوه بر این موارد، می‌توانید در جلسات نمایشگر خود را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.

اگر می‌خواهید بجای تماس تصویری، کار خود را ارائه دهید یا استریم زنده داشته باشید، می‌توانید در هنگام تنظیم جلسه جدید، گزینه «New Live event» را انتخاب کنید. شما همچنین می‌توانید در زمان برگزاری جلسه، فرد موردنظر برای ارائه کار را از میان شرکت‌کنندگان انتخاب کنید.

در حالی که نسخه استاندارد این پلتفرم به صورت رایگان در دسترس است، می‌توانید نسخه پریمیوم آن را با اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ دریافت کنید. این برنامه همچنین بخشی از برنامه ابری آفیس 365 E3 است.

هزینه استفاده از مایکروسافت تیمز چقدر است؟

اگر نسخه پریمیوم یا سازمانی تیمز را بخواهید، باید آن را از طریق اشتراک آفیس ۳۶۵ یا مایکروسافت ۳۶۵ بخرید. هزینه استفاده از این پلتفرم به نوع اشتراک شما بستگی دارد.

مایکروسافت ۳۶۵ تجاری پایه هزینه ماهانه ۵ دلار را از شما طلب می‌کند که شامل ویژگی‌های جدیدی نسبت به نسخه رایگان می‌شود. در این نوع اشتراک امکان پشتیبانی از ۲۵۰ کاربر در جلسات ویدیویی وجود دارد و همچنین می‌توان جلسات را ضبط کرد.

مدل بعدی، مایکروسافت ۳۶۵ تجاری استاندارد با هزینه ماهانه ۱۲.۵۰ دلار است که شامل تمام ویژگی‌های نسخه قبلی به همراه ویژگی‌های اپلیکیشن و کنترلی می‌شود. در اشتراک آفیس 365 E3 که هزینه ماهانه ۲۰ دلاری دارد، امکان برگزاری رویدادهای بزرگ با حضور ۱۰ هزار نفر، فضای ذخیره‌سازی ابری نامحدود و ویژگی‌های دیگری برای سازمان‌ها و کاربران فراهم می‌شود.

موسسات آموزشی می‌توانند اشتراک آفیس 365 A1 را تهیه کنند که شامل تیمز به صورت رایگان می‌شود، البته می‌توانند نسخه پولی آن را نیز سفارش دهند. مایکروسافت 365 A3 و A5 به ترتیب هزینه اشتراک ماهانه ۲.۵ و ۶ دلار دارند.

امنیت مایکروسافت تیمز در چه وضعیتی قرار دارد؟

مشکلات امنیتی برنامه زوم نگرانی‌های زیادی میان کاربران ایجاد کرد، اما آیا مایکروسافت تیمز امنیت بالایی دارد؟

به گفته مایکروسافت، ارتباطات شبکه‌ای در تیمز به صورت پیش فرض رمزگذاری می‌شوند، با این حال برخلاف برنامه‌هایی مانند واتساپ از رمزگذاری سرتاسری پشتیبانی نمی‌کند. با وجود این موضوع، پلتفرم‌های مایکروسافت به علت زیرساخت‌های امنیتی از محصولات شرکت‌های کوچکتر امنیت بالاتری دارند. تیمز از استانداردهایی مانند ISO 27018 ،ISO 27001 و SSAE16 SOC 1 و SOC 2 پشتیبانی می‌کند.

با وجود موارد بالا، باید بدانید که هیچ پلتفرم کاملا امنی در بازار وجود ندارد و امکان حمله سایبری به همه آن‌ها وجود دارد. اگر از هک شدن حساب خود می‌ترسید، مایکروسافت قابلیت احراز هویت دو مرحله‌ای را برای شما درنظر گرفته است.