مدیران پروژه خوب و مدیران پروژه بد، تفاوت‌ها

مدیریت پروژه پیشه‌ای حرفه‌ای است که در صنایع مختلف نقش دارد. مدیران پروژه، با ایفای نقش رهبری، مدیریت و تلاش برای تحویل پروژه به بهترین نحو، در خط مقدم پروژه‌های کوچک و بزرگ ایفای نقش می‌کنند. بیشتر ما با مدیران پروژه خوب و بد سروکار داشته‌ایم. مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم، تلفیقی از نکاتی‌ست که مدیران پروژه را به مدیران پروژه‌ی حرفه‌ای تبدیل می‌کند و نقاط ضعف مدیران پروژه‌ی ناکارآمد را به ما یادآوری می‌کند.

مسئولیت پذیری:
مدیر پروژه حرفه‌ای مدیری است که مسئولیت کل پروژه را بر عهده می‌گیرد.  از نرم افزار مدیریت پروژه به صورت حرفه‌ای استفاده می‌کند. مدیران پروژه‌ای که حرفه‌شان را به‌درستی انجام می‌دهند، درک کاملی از مسیر بحرانی (critical path)، جدول زمان‌بندی و بودجه کلی پروژه دارند. در نهایت، یک مدیر پروژه خوب شخصا مدیرعامل پروژه است و پروژه‌اش را به‌عنوان یک شرکت کوچک، با منابع، بودجه و محدوده‌ی اختیارات خود اداره می‌کند. مدیران پروژه متخصص، فرهنگ و روحیه‌ی همکاری تیمی ایجاد می‌کنند و درک خوبی از پویایی و شخصیت هر یک از اعضای تیم دارند.

در حالی که مدیر پروژه خوب تعاریف روشنی از وظایف و نقش تمام اعضا ارائه می‌دهد، مدیر پروژه غیرحرفه‌ای مسئولیت کلی را بر دوش دیگران قرار می‌دهد و مدعی‌ست که خودش تنها برای «نظارت» در گروه حضور دارد. مدیران پروژه‌ی ناکارآمد دائما از نبود بودجه کافی شکایت دارند و ادعا می‌کنند جدول زمانی بسیار فشرده است و منابع مناسبی برای اجرای صحیح پروژه در اختیارشان نیست. مدیر پروژه بد مدیر پروژه‌ایست که نمی‌تواند وظایف رهبری‌اش را به‌درستی انجام دهد. چنین مدیرانی درک روشنی از نقش‌های مختلف در مسیر انجام پروژه ندارند.

شناخت کامل:
مدیران پروژه حرفه‌ای ماهیت بازار و صنعت پروژه‌های خود را درک می‌کنند و می‌شناسند. همچنین، به مطالعه‌ی رقابت می‌پردازند و گزینه‌های جایگزین را ارزیابی می‌کنند. مدیر پروژه خوب اطلاعات‌اش را در رابطه با آخرین روندهای چگونگی انجام پروژه‌ به‌روزرسانی می‌کند و درک و تخصص‌اش را به‌صورت کامل به‌کار می‌گیرد. یک مدیر پروژه خوب، بدون بهانه‌جویی، بر طراحی و اجرای برنامه‌ای که نتایج درستی را ارائه می‌دهد، تمرکز دارد و رهبری را بر عهده می‌گیرد. مدیران پروژه‌ خوب بسیار سازماندهی‌شده عمل می‌کنند و به‌وضوح، می‌توانند هرگونه وظیفه، نیاز و موضوعی را اولویت‌بندی کنند.

مدیر پروژه ناکارآمد در هر موقعیتی متناسب با آن موقعیت بهانه‌تراشی می‌کند. چنین مدیرانی قادر نیستند برنامه کلی‌شان را واضحاً بیان کنند و به‌طور قابل توجهی به دیگران برای تکمیل نقش‌شان متکی هستند. یک مدیر پروژه بد درک درستی از حوزه تخصص خود ندارد و برای ایجاد پایگاه دانش خود پیشقدم نمی‌شود. این دسته از مدیران دائماً، شرکت در جلسات متعدد، تماس‌های تلفنی زیاد و وجود مشکلات زیادی برای حل و فصل را بهانه می‌کنند.

در حالی که عملکرد مدیر پروژه خوب، در صورت در اختیار داشتن یا نداشتن زمان و منابع کافی همچنان اثرگذار است. مدیر پروژه حرفه‌ای به‌واسطه‌ی برگزاری جلسات خارق‌العاده و نتیجه‌بخش شناخته می‌شود، و دیگر افراد مشتاقانه منتظر برگزاری جلسات هستند. زیرا می‌دانند که چنین جلساتی نتیجه‌بخش خواهد بود.

چند نمونه از ویژگی‌های جلسات اثرگذار:

• دستور کار و اهداف مخصوص جلسه به‌صورت واضح از پیش تعریف شده است.

• فقط افرادیکه به تخصص آنها نیاز هست به جلسه دعوت می‌شوند. (اگر من به این جلسه دعوت شده باشم، به این معنی است که در واقع، جلسه به تخصص من نیاز دارد و من برای دعوت و حضور در جلسه تردید ندارم.)

• نقش و وظیفه‌ی هر یک از حاضران جلسه مشخص است. هر یک از حاضران وظایفی از قبیل یادداشت‌برداری، اشتراک‌گذاری صفحه یا تنظیم ابزارهای فنی پیش از آغاز جلسه، و دیگر موارد را برعهده دارند.

• در جلسات اثربخش محدودیت‌های زمانی و تسهیل‌گری به‌خوبی پیاده‌سازی شده است. هر یک از شرکت‌کنندگان فرصت کافی برای اظهار نظر دارند.

• جمع‌بندی جلسات با اشاره صریح به نکات مورد بحث و بررسی و انجام اقدامات لازم صورت می‌گیرد. هر اقدامی به شخص متخصص در آن حوزه محول می‌شود و مهلت و توضیحات مشخصی دارد.

• سریعا خروجی یا مصوبات جلسه بعنوان وظیفه در نرم افزار مدیریت پروژه برای افراد تعریف می‌گردد تا بلافاصله کار براساس جلسه آغاز گردد.

مدیر پروژه بد درک درستی از ساختار و زمان ندارد. این مدیران جلسات را به شیوه‌ای ناکارآمد برگزار می‌کنند، که منجر به ناامیدی و شکایت شرکت‌کنندگان به معاون دفتر مدیریت پروژه (Project management office) می‌شود. مدیران پروژه بد، به‌عنوان مدیر پروژ‌ه‌ای که وظیفه دارد جلسات موثری برگزار کند، مسئولیت‌ها را به افراد محول کند و نتایج را ارائه دهد، اهمیت برندسازی و کسب اعتبار را درک نمی‌کنند. مدیر پروژه غیرحرفه‌ای هیچ مهارتی در مدیریت اولویت‌های متعدد ندارد و به‌راحتی سردرگم خواهد شد.

قدرت پیش‌بینی:

مدیران پروژه حرفه‌ای تنها به سرعت عمل نیروهای دراختیارشان توجه نمی‌کنند، بلکه پیشنهادات و گزینه‌ها و همچنین ملاحظات و خطرات بالقوه را برای برآورد زمان انجام یک کار به‌خصوص در نظر می‌گیرند. مدیر پروژه خوب مصنوعات را تولید می‌کند و همه اسناد را در یک مکان در دسترس قرار می‌دهد و سازماندهی می‌کند. هر یک از اعضای تیم پروژه درک روشنی از محل قرارگیری و نحوه‌ی دسترسی به اسناد دارد.

مدیر پروژه حرفه‌ای زمانی که نوبت به پیش‌بینی یک موضوع خاص، یک مسئله یا ریسک می‌رسد، بسیار فعال است. چنین مدیرانی می‌توانند زمان درخواست یک گزارش خاص توسط مجری مسئول را پیش‌بینی کنند و تلاش خواهند کرد تا گزارش را در موعد مقرر ارائه دهند و برای برگزاری جلسه یا ارائه گزارش هفتگی منتظر درخواست شخص دیگری نمی‌مانند.

هنر مذاکره:
مدیران پروژه‌ی حرفه‌ای در زمینه‌ی فروش و مذاکره خارق‌العاده هستند. این مدیران معنای ایجاد یک موقعیت برد-برد را، در هنگام تأمین بودجه یا یک منبع برای یک پروژه، درک می‌کنند. مدیر پروژه خوب می‌تواند پیش از تصمیم‌گیری از سوی ذینفعان اصلی، خرید را تضمین کند. در حالی که مدیر پروژه بد هنگام مذاکره برای منابع یا بودجه برای یک پروژه، موقعیت‌های درگیری و تنش ایجاد می‌کند. چنین مدیرانی فوراً اوضاع بهم‌ریخته را تشدید می‌کنند، زیرا قادر به دستیابی به راه حلی متقابل برای یک موقعیت معین نیستند.

تفویض اخیار:

مدیران پروژه‌ی غیرحرفه‌ای در تمامی مراحل انجام پروژه و در تمام وظایف خود را دخیل می‌دانند. چنین مدیرانی تصور می‌کنند که باید توسط دیگران مورد تجلیل قرار بگیرند و دائما درباره‌ی زمان پایان انجام یک کار سوال می‌کنند. مدیران پروژه بد در آخرین لحظه به تقلا می‌افتند تا هر نوع سندی را تهیه کنند، زیرا در وهله اول لزوم تهیه یک سند را درک نمی‌کنند. مدیر پروژه ناکارآمد در تمام طول روز به‌جای تمرکز بر رهبری پروژه، اشتیاق دیگران برای انجام وظایف‌شان را کور می‌کند. چنین مدیری به‌صراحت نظرات خود را بیان می‌کند و در مورد مستندسازی تصمیمات یا اتخاذ موضع کتبی در مورد موضوعات مهم اقدام نمی‌کند.

به‌طور خلاصه، نکاتی که به آن‌ها اشاره شد، مراحل مختلفی از چرخه حیات مدیریت پروژه را، به‌ویژه زمانی که صحبت از مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار می‌شود پوشش می‌دهند. یک مدیر پروژه خوب قطعا از ابزار کارامد بعنوان بازوی حرفه‌ای خود استفاده می‌کند تا بهترین نتایج برای خود و تیم به ارمغان آورد.
میزیتو به عنوان یک نرم ‌افزار مدیریت پروژه میزبان بیش از 30،۰۰۰  هزار تیم‌کاری است.

برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس mizito.ir سر بزنید.