چرا کسب و کار شما به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارد؟

آیا خرید دستگاه حضور و غیاب توجیه دارد؟

از گذشته دور و ابتدای به کار گرفتن نیروی کار تا به الان، مقدار زمان کار، مهم ترین مؤلفه در تعیین دستمزد یک نیروی کار به حساب می آید. روشهای مختلفی برای ثبت زمان کار،ورود و خروج کارمندان، مرخصی و اضافه کاری آنها وجود دارد. از ابتدایی ترین روشها که روش انسانی و وجود یک اپراتور و ثبت دستی آن بوده تا دستگاه های حضور و غیاب کارتی و دستگاه حضور و غیاب بیومتریک. لازم به توضیح نیست که ثبت دستی اطلاعات ورود و خروج، پتانسیل وقوع خطاها و دردسر های زیادی را داراست. با پیدایش روشهای مدرن، خیال مدیران از بابت مسئله زمان کار کارمندان تا حد زیادی راحت شده‌ است. در این مقاله قصد داریم دو روش مدرن کنترل زمان و تردد کارمندان را بررسی کنیم. یعنی دستگاه حضور و غیاب کارتی و دستگاه حضور و غیاب بیومتریک. امروزه در اکثر شرکت و بیزینس های بزرگ و بین المللی از یکی از این دو روش برای کنترل کارمندان و نیروی کار استفاده میشود.

دستگاه حضور و غیاب کارتی:
مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی، اولین قدم از روش سنتی به سمت روش مدرن در این حوزه به حساب می آیند. این روش به نسبت روش دستی انقلابی در صنعت شناسایی و کنترل تردد به حساب می آمد. در دستگاه حضور و غیاب کارتی، به هر کارمند یک کارت اختصاص داده می‌شود و هر کارمند با استفاده از این کارت تردد خود را ثبت می‌کند. این کارت‌ها انواع مختلفی دارند. از کارت‌های تماسی تا کارتهای مغناطیسی. در این روش دیگر نیازی به بکار گرفتن یک نیروی انسانی برای ثبت داده ها وجود نداشت و صرفه جویی قابل توجهی در زمان صورت می گرفت. همچینن در دستگاه حضور و غیاب کارتی، سرعت شناسایی نسبت به روش سنتی بسیار بالاتر و امکان شناسایی ترددهای زیاد در مدت زمان کم وجود دارد.
اما این نوع دستگاه حضور و غیاب معایبی هم دارد. اگر دارنده کارت، کارت خود را گم کند، یا کارت در اثر ضربه، مجاورت با رطوبت یا هر روش دیگری قابلیت خود را از دست بدهد، عملا امکان شناسایی کنترل تردد فرد دچار اختلال می‌شود. و بدتر از آن اینکه تا زمان تهیه و ارائه کارت جدید، کارمند مورد نظر را نمی‌توان از طریق دستگاه حضور و غیاب کارتی شناسایی و پردازش کرد مورد دیگری که می‌توان تحت عنوان یکی از معایب این دستگاه حضور و غیاب برشمرد، امکان تقلب و دور زدن این دستگاه توسط کارمندان میباشد. با توجه به اینکه تنها روش احراز هویت دستگاه حضور و غیاب کارتی، کارت هر کارمند میباشد، کارمندان می‌توانند به راحتی با استفاده از کارت یکدیگر، رفت و آمدهای جعلی و غیرواقعی را برای یکدیگر ثبت کنند. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک شاید به خاطر همین معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی، اکثر شرکت ها در چند سال اخیر تمایل بیشتری به دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک نشان داده اند.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک:
جدیدترین نسل از دستگاه های کنترل تردد به حساب می آید. اساس کار دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک نه بر اساس کارت بلکه بر اساس ویژگی های ظاهری هر کارمند میباشد. بعضی از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک از اثر انگشت بعنوان مؤلفه احراز هویت هر کارمند استفاده می‌کنند. نوعی دیگر از این دستگاه ها، از شناسایی چهره (مانند تکنولوژی face id در موبایل های مدرن) بهره می‌گیرند. و البته انواع دیگری هم وجود دارند.مانند دستگاه های حضور و غیاب بیومتریکی که بر اساس شناسایی و پردازش کف دست هر کاربر، عمل احراز را انجام میدهند. به همین دلیل عملا امکان تقلب و تخلف در این نوع دستگاه های حضور و غیاب به صفر می‌رسد. فرایند شناسایی در این دستگاه ها بسته به نوع دستگاه تا حتی کمتر از 1 ثانیه زمان می‌برد. در این روش دیگر نگرانی بابت گم یا خرابی کارت وجود ندارد چون در این دستگاه ها، کارتی وجود ندارد و عملیات شناسایی فقط بر اساس ویژگی های منحصر به فرد ظاهری انجام می‌شود. همچین هزینه های صدور کارت، تعویض و تجدید آن نیز از بین می‌رود. بهمین دلیل، خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک عملا یک سرمایه گذاری بلند مدت برای هر شرکتی به حساب می آید. در انتخاب دستگاه حضور و غیاب بیومتریک هم نکات زیادی حائز اهمیت است و رعایت این نکات می‌تواند شما را در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب راهنمایی کند.
در هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به نکات زیر توجه کنید :
1) حافظه دستگاه را با توجه به تعداد پرسنل خود انتخاب کنید. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک دارای حافظه های متفاوتی هستند. بهترین تعداد حافظه برای هر شرکت،باتوجه به تعداد پرسنل فعلی و برآوردی از رشد و آینده شرکت و تعداد پرسنل آن تعیین می‌شود. برای مثال اگر شرکت شما در شرایط فعلی داراری 100 نفر پرسنل میباشد و برآورد شما از آینده اضافه شدن تعداد پرسنل است، یک دستگاه با حافظه 500 نفر میتواند برای شما مناسب باشد.
2) از گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه حضور و غیاب مورد انتخاب، اطمینان حاصل کنید. با توجه به اینکه دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، یک دستگاه تخصصی است، نقش خدمات پس از فروش میتواند بسیار مهم و حیاتی باشد. در صورت خرید دستگاهی که خدمات پس از فروش معتبر را دارا باشد، خیال مدیر و شرکت از بابت سوالات یا راهنمایی هایی که پس از خرید می‌تواند بوجود بیاید، آسوده می‌شود.
3) اتصال دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به نرم افزارهای داخلی شرکت. با توجه به تعدد و تنوع مدل ها در بازار، هر دستگاه حضور و غیاب بیومتریکی ممکن است به یک سری خاص از نرم افزارها امکان دسترسی داشته باشد. قبل از خرید حتما نرم افزار های داخلی شرکت خود مانند نرم‌افزار حقوق و دستمزد و همچنین نیازها، اولویت ها و توقعات شرکت خود را با کارشناس فروش در میان بگذارید.
4) اصالت و اورجینال بودن دستگاه حضور و غیاب بیومتریک. بدیهی است که برای خرید هر محصولی باید به اصل و اورجینال بودن آن دقت کرد دستگاه های غیر اصل و کپی، در تشخیص کند و بی دقت عمل کرده و همچنین با روش‌های مختلفی قابل هک و فریب خوردن هستند.

نحوه شناسایی صحیح نیاز مجموعه شما از مدل و شرکت تهیه کننده نرم افزار و سخت افزار حوزه دستگاه حضور و غیاب مهم تر است.
چه بسا شرکت هایی که با عدم نیاز سنجی صحیح اقدام به تهیه دستگاه و یا نرم افزار حضور و غیاب کرده اند و در ادامه هنگام پیاده سازی و استفاده از آن دچار مشکلات جبران ناپذیری گشته اند.شرکفراتکنو متشکل از تیمی مجرب و متعهد در قسمت فروش آماده ارائه خدمات مشاوره ای رایگان به کسب و کار شما در خصوص نیاز سنجی محصولات حضور و غیاب میباشند.کافی است با کارشناسان این مجموعه تماس حاصل نمائید.در کنار خدمات ارائه شده توسط شرکت فراتکنو، فعال درحوزه حضور و غیاب میتوانیم به عرضه رایگان دو نرم افزار محاسبه کارکرد و محسابه حقوق و دستمزد رایگان اشاره کرد.
در زمان و عصر امروز،نقش زمان حتی مهم تر از نقش پول قلمداد می‌شود و وجود تکنولوژی هایی که زمان را پس انداز کنند، بسیار حیاتی به نظر می‌رسد. در عصر تکنولوژی، سعی هر چه بیشتر بر انجام رباتیک فرایند ها و دخالت هرچه کمتر انسان در فعالیت های با الگوریتم ثابت است. برای مثال، فردی که مسئول کنترل تردد کارمندان یک شرکت است، با اضافه شدن دستگاه حضور و غیاب، می‌تواند از زمان و انرژی خود برای فعالیت های عمیق تر و استراتژیک تر شرکت استفاده کند. در این مقاله سعی کردیم بطور کامل دستگاه های مختلف کنترل تردد و حضور و غیاب را بررسی کنیم. قطعا خرید یک دستگاه حضور و غیاب مناسب و مطمئن موجب بهره وری بالاتر شرکت، سازمان یا کسب و کار میشود. ما به شما برای مشاوره و خرید یک دستگاه حضور و غیاب، با توجه به تخصصی بودن این حوزه،شرکت فراتکنو را پیشنهاد میکنیم. فراتکنو با سابقه 19 سال فعالیت در حوزه محصولات کنترل تردد و دستگاه های حضور و غیاب، گارانتی و خدمات پس از فروش و همکاری‌ با معتبرترین برندهای حال حاضر دنیا، آماده راهنمایی و مشاوره به تمامی شرکت ها، ارگانها و سازمانهاست.