تاب‌آوری سازمانی؛ وقتی بحران‌ها ارزش ارتباط را یادآوری می‌کنند

«شاهین طبری»، رئیس هیئت‌مدیره «چارگون»، در یادداشتی به ارزش ارتباطات در هنگامه وقوع بحران‌ها پرداخته است. متن کامل این یادداشت را در ادامه می‌خوانید.

شاید وقتی صحبت از دورکاری می‌شود، اغلب تصویری از کار منعطف و حتی جذاب در ذهن ما شکل بگیرد اما دورکاری‌ای که بدون اطلاع قبلی، بدون برنامه‌ریزی و حتی با ازدست‌رفتن زیرساخت‌های حیاتی مثل اینترنت به ما تحمیل شود، تجربه‌ای نیست که کسی آن را دوست داشته باشد.

واقعیت این است که در چنین شرایطی، بزرگ‌ترین لطمه‌ای که می‌خوریم، ازدست‌دادن همان چیزی‌ است که شرکت را در اصل «شرکت» می‌کند: ارتباطات.

تعهداتی که به هم داریم، کارهایی که برای هم انجام می‌دهیم و بازخوردهایی که ردوبدل می‌شود، شاکله‌ اصلی تیم و سازمان را می‌سازد. وقتی این مسیرها مسدود شود، عملاً پیوند ما هم گسسته می‌شود.

ما هم در چارگون، مثل بسیاری دیگر، در ساعات اولیه قطعی اینترنت تأخیرهایی را تجربه کردیم که جنگ و شرایط ویژه کشور به ما تحمیل کرد اما همین شرایط بود که دوباره یادآوری کرد وجود زیرساخت‌هایی مثل آوات و دیدگاه که تخصصی برای «تعامل کاری» طراحی شده‌اند؛ چقدر می‌تواند بخشی از بحران را مدیریت کند.

از مهم‌ترین آسیب‌های چنین بحران‌هایی «گسستن از جریان کار و دغدغه‌های هم» و «جداافتادن از هم» است. در چارگون، برای جلوگیری از این اتفاق، مدیران و همکاران کلیدی را آنلاین گرد آوردیم تا هم مسئولیت‌ها را روشن کنیم هم با آگاهی از حال یکدیگر و هم‌دلی دوباره حس تعلق و همراهی‌مان را تقویت کنیم.

شفافیت، تقسیم مسئولیت و نگه‌داشتن روحیه‌ تیم

اگر بخواهم از تجربه‌های مشابه در دنیا و از دل این بحران‌ها نکته‌ مهم دیگری بیرون بکشم، آن «شفاف‌سازی تعهدات و مسئولیت‌ها» است؛ یعنی نه‌فقط ابزار تعامل که خود مدل تقسیم کار و شفافیت وظایف، باید پیشاپیش چیده شده باشد. این شفافیت حتی در تیم‌های پراکنده و تحت فشار هم کمک می‌کند افراد سردرگم نشوند.

حفظ روحیه تیم نیز به همین اندازه مهم است. در چنین روزهایی ممکن است فشار روانی ناشی از اخبار، ناپایداری محیط یا حتی ترس از آینده، افراد را فرسوده کند. سازمان‌هایی که از قبل بستر تعامل و هم‌افزایی قوی داشته‌اند، در این بخش مقاوم‌تر ظاهر می‌شوند.

آینده‌ای که تعامل زیرساخت آن است

به‌نظر من، یکی از واقعیت‌های فردای کسب‌وکار این است که ابزارهای تعاملی و همکاری تیمی جایگاه استراتژیک‌ پیدا خواهند کرد. به‌ویژه ابزارهایی که برای «همکاری حرفه‌ای» ساخته شده‌اند، نه صرفاً پیام‌‌رسان‌ها و ایمیل که به ارتباطات روزمره‌ عمومی یا شبکه‌های اجتماعی اختصاص دارد.

این تجربه‌ها به ما یادآوری کرد چنین ابزارهایی دیگر انتخابی برای بهبود کیفیت کار نیستند، بلکه به بخشی از الزامات پایدار هر کسب‌وکار کوچک و بزرگی تبدیل شده است.

اگر به تاریخچه شرکت‌ها نگاهی بیندازیم، می‌بینیم طی دهه‌ها، الزام به پاسخگویی به سازمان بیمه تأمین اجتماعی و پرداخت مالیات، سیستم‌های حسابداری مالی تبدیل به اجزای بدیهی زیرساخت هر شرکت و سازمان شده است . از روز اول ثبت شرکت، کسی تردید ندارد که به این‌ زیرساخت‌های نرم‌افزاری نیاز دارد.
به همین ترتیب، شاید وقت آن رسیده باشد که همان‌قدر جدی، از همان نخستین فرایند و تعهد کار تیمی، زیرساخت تعامل و ثبت تعهدات کاری، پروژها و اسناد شرکت را هم در قالب زیرساخت ضروری نهادینه کنیم.

هر بحران، آزمونی برای تاب‌آوری و فرصتی برای بازآفرینی الگوهای کاری ماست. بیاییم از این تجربه‌ها یاد بگیریم، انعطاف‌پذیر بمانیم و برای آینده قوی‌تر کنار هم باشیم.

یک درس اساسی برای همه ما

گرچه هیچ‌کدام از ما آرزوی این حوادث تلخ و جنگ را نمی‌کند اما شاید مهم‌ترین درسی که از این بحران‌ها می‌گیریم این است که در بحران‌ها، مسئله اصلی حفظ انسجام و ارتباط تیم است.

درنهایت، باور دارم سرمایه اصلی و ستون بقای ما در هر شرایط هنوز همان «تعهدات متقابل» و «ارتباطات انسانی» است. باید مطمئن باشیم که حتی در سخت‌ترین شرایط، زیرساختی داریم که بتواند ارتباط و تعامل ما را زنده نگه دارد.

و همان‌طورکه برای توسعه زیرساخت‌های فنی و نرم‌افزاری تلاش می‌کنیم، باید مراقب باشیم زیرساخت انسانی سازمان را نیز قوی نگه داریم؛ چون همین پیوندها هستند که در منشأ هر موفقیت و عبور از بحران نقشی اساسی ایفا می‌کنند. بیایید این فرصت را به بهانه‌ای برای نزدیک‌تر شدن، بازنگری وظایف و همدل‌تر شدن با هم تبدیل کنیم تا نه‌فقط در زمان بحران، بلکه در مسیر رشد و پیشرفت نیز همراه و پشتیبان یکدیگر باشیم.