۷ نکته برای برگزاری جلسات کاری موفق

مدتی قبل، در جلسه کسب و کاری با دیدگاهی نو، من باعث تعجب تمام افراد حاضر در اتاق کنفرانس شدم. مدتی پس از شروع ارائه و صحبت های یکی از عوامل اجرایی آژانس تبلیغاتی، از جایم بلند شدم، پیش او رفتم و لپ تاپش را بستم.

من در این باره توضیحاتی ارائه کردم: با اینکه ۲۰ مورد عالی از مشتریان مختلف برای بحث و بررسی در اختیار داریم، قصد داریم راهی متفاوت پیش بگیریم. چه کاری بهتر از برگزار کردن جلسه معارفه با روشی متفاوت؟ با این کار، در واقع، صورت جلسه را دور انداختم. در حالیکه برنامه ای برای بر هم زدن روال طبیعی کار ها نداشتم، از اتفاق بعدی، کاملا خوشحال شدم: ما مکالمه ای فوق العاده مفید درباره اهداف و چالش های یکی از مشتریان آینده نگر و تخصص های تیم داشتیم. سخنرانی آغازین، تبدیل به گفتگویی تعاملی و سرزنده شد. این چشم انداز، یکی از مشتریان اصلی ماست.

البته، تمام افراد از این کار من متعجب شدند، و من هم بعدا از آن ها عذرخواهی کردم. اما من دوست دارم جلسات، کوتاه، تعاملی و پربار برگزار شوند.

این مقدمه از زبان کوین مینی، موسس BFG Communications نوشته شده. در ادامه این مطلب نکات مهم و موثر در رابطه با برگزاری جلسات موفق و موثر را که تجربه او هستند، مطالعه کنید.

۱. جلسه را به موقع آغاز کنید

افرادی که به موقع در سالن کنفرانس حاضر شده اند، نباید حتی ۵ دقیقه بیشتر برای حضور فرد دیگری صبر کنند. در را بسته و جلسه را آغاز کنید. منتظر افراد بدقول ماندن، تنها باعث تقویت رفتار آنان خواهد شد. کسانی که دیر می رسند و باعث ناراحتی دیگران می شوند، دیگر این اشتباه را مرتکب نخواهند شد.

۲. اهداف خود را مشخص کنید

هدف مورد نظر خود را پیش از شروع جلسه مشخص کنید. اگر قصد دارید دستور کاری در این مورد بنویسید، بهتر است آن را به کوتاه ترین شکل ممکن بنویسید تا اهدافتان از طریق نامه ای طولانی و خسته کننده به اعضای تیم منتقل نشود.

۳. تعداد افراد حاضر را تا حد امکان کاهش دهید

سعی کنید تعداد افراد شرکت کننده در جلسه را حداکثر به ۵ تا ۷ نفر کاهش دهید. وقتی گروه بزرگ تر شود، برخی اعضا تبدیل تماشاگر می شوند.

۴. جلسات را کوتاه برگزار کنید

بیشتر مواقع، زمانی که برای انجام کاری در نظر می گیرید، زمان واقعی لازم برای انجام آن است. احتمالا، بر اساس تقویم های Gmail یا Outlook، یک ساعت، زمان پیشفرض انجام کار ها محسوب می شود. سعی کنید جلسات را برای ۳۰، ۴۵ یا حتی ۱۵ دقیقه برنامه ریزی کنید. صرفه جویی در زمان، هرچند هم کوتاه، می تواند در پربار بودن روزتان موثر باشد.

۵. از همه افراد انتظار همکاری داشته باشید

در تمام شرکت های موفق، اگر در بحث های انجام گرفته در جلسات شرکت نکنید، دیگر دعوت نخواهید شد. فعال بودن و به اشتراک گذاشتن ایده ها، امری ضروری محسوب می شود.

۶. پاورپوینت هایی متفاوت بسازید

برای رعایت این نکات، می توانید ارائه بصری زیبا تری داشته باشید. از تصاویر، بیشتر از کلمات استفاده کنید؛ استفاده از قانون توییتر در ارائه ها کاملا منطقی به نظر می رسد، در یک اسلاید، از بیش از ۱۴۰ کاراکتر استفاده نکنید. بهتر است ارائه خود را با خلاصه از تصمیمات و قدم های بعدی به پایان ببرید.

۷. ملاقات را در جایی غیر از سالن کنفرانس برگزار کنید

برگزاری جلسات، در خارج از سالن کنفرانس، ایده ای مناسب برای تیم های کوچک به نظر می رسد. می توانید در طول جلسه، قدم بزنید تا در فضای آزاد بنشینید.

هدایت ملاقات های تیمی با روش های مناسب، باعث جاری شدن بهتر ایده های اعضا خواهد شد. قطعا زمانیکه افراد از حضور در جلسه خسته و کسل شوند، برای اتمام آن ثانیه شماری خواهند کرد. نظر شما چیست؟