۸ توصیه ساده برای تبدیل جلسات خسته کننده به جلساتی موفق و پر بازده

آیا شما هم از جلسات کاری خسته کننده و تکراری خود خسته شده اید؟ آیا تمام جلساتتان مثل هم شده اند، و با گله و شکایت آغاز و با کار بیشتر تمام می شوند؟

اگر توصیف بالا به جلسات هفتگی شما شباهت دارد احتمالاً زمان آن فرا رسیده که کمی اوضاع را تغییر دهید. با کمی خلاقیت و طرح ریزی می توان جلسات جذاب و سازنده ای داشت. ۸ توصیه ی زیر در این کار به شما کمک خواهند کرد.

در ادامه ی این مطلب با دیجیاتو همراه باشید.

۱- در آغاز هر جلسه کار متفاوتی انجام دهید

می توانید با ذکر یک نقل قول یا داستان الهام بخش و یا قسمتی از یک کتاب پرفروش شروع کنید. وظیفه ی شروع جلسه را هر هفته به شخص تازه ای واگذار کنید و اجازه دهید این کار را به سلیقه ی خودش انجام دهد. راه دیگر این است که موضوعی برای گفتگو مشخص کنید که ذهن شرکت کنندگان در جلسه را از کار به چیز دیگری معطوف کند.

۲- دستور جلسه داشته باشید و به آن پایبند بمانید

خیلی مواقع پیش می آید که جلسات شما روی یک بند از دستور کار آن جلسه گیر می کنند؛ بندی که شرکت کنندگان در آن جلسه را به گفتگو های طولانی در مورد مشکلات مربوطه می کشاند. اینجاست که کسانی که در آن بحث شرکت ندارند علاقه ی خود به جلسه را از دست می دهند. برای تک تک جلسات خود دستور کار داشته باشید و در آنِ واحد تنها به یکی از بند های آن بپردازید. بحث های حاشیه ای را نیز به انتهای جلسه موکول کنید. به این ترتیب می توانید مطمئن شوید به سرعت به تمام آیتم های دستور جلسه ی خود رسیدگی خواهید کرد.

۳- جلسات خود را کوتاه نگه دارید

هیچ کس از جلسات طولانی خوشش نمی آید، بنابراین آنها را کوتاه و و جذاب نگه دارید. اگر لازم است به موردی بیشتر بپردازید، جلسه ی جداگانه ای برای آن تنظیم کنید. هیچ کس جلسات کوتاهی که اهداف همه در آنها تأمین می شود را از دست نخواهد داد.

۴- جلسات خود را مثبت نگاه دارید

اجازه ندهید جلساتتان به جلسه ی گله و شکایت تبدیل شوند. در اولین جلسه ی خود استاندارد مثبت گرایی جلسات را مشخص کنید و آن را برای تمام جلسات به یک قانون بدل سازید. اگر مشکلی وجود دارد، برای حل آن به دنبال یک رویکرد تیمی و تمرکز روی قدم بعدی راه حل خود باشید، نه آنکه تمام وقت خود را به گله کردن از خود مشکل صرف کنید.

۵- هر یک از شرکت کنندگان در جلسه را مسئول تدارک بخشی از درونداد هر جلسه کنید

مسئولیت تهیه و تدارک بخشی از درونداد جلسات خود را به شرکت کنندگان آنها بسپارید. این بخش می تواند گزارش دپارتمان، یک نقل قول تأثیرگذار و یا یک ایده ی منحصر به فرد و خلاقانه باشد. این کار باعث می شود احساس یگانگی بیشتری با تیم خود داشته باشند. به این ترتیب به جای آنکه کسی برایشان صحبت کند و آنها گوش کنند، خودشان نیز می توانند اطلاعات مفید خود را به بحث اضافه کنند.

۶- مکان جلسه را هر بار عوض کنید

خیلی از معلم ها و اساتید در روزهایی که هوا خوب است کلاس خود را در فضای باز و یا در محل متفاوتی برگزار می کنند. هیچ دلیلی ندارد که شما نیز نتوانید یک هفته جلسه ی خود را در سالن جلسات، هفته ی بعد در کافه تریا، و هفته ای دیگر در یک کافی شاپ نزدیک به محل کارتان برگزار کنید. اگر قادر نیستید محل جلسات را تغییر دهید، با مشخص کردن صندلی هر نفر، حداقل ترتیب نشستن افراد دور میز جلسات را تغییر دهید. همه تمایل دارند هر هفته سر جای مشخص و در کنار افراد معینی بنشینند. آنها را تشویق کنید جای خود را عوض کنند.

۷- تمام عوامل حواس پرت کن بیرونی را ممنوع کنید

برای شرکت کنندگان در جلسات قانون منع استفاده از موبایل وضع کنید و به آن پایبند بمانید. هیچ کس در حالی که مشغول پیام دادن به دیگران است نمی تواند روی موضوع جلسه تمرکز داشته باشد. وقتی تمام عوامل حواس پرت کن را حذف کنید دیگر مجبور نخواهید بود حرف هایتان را تکرار کنید.

۸- خبرهای خوش را نیز با دیگران در میان بگذارید

در پایان هر جلسه از چند داوطلب بخواهید چند خبر خوش را با دیگر اعضای تیم در میان بگذارند. بعد از شنیدن خبرهای خوش، همه را به سراغ کارهایشان بفرستید. این باعث می شود با احساس خوبی به ادامه ی روز کاری خود بپردازند.

اگر این چند توصیه ی ساده را در ذهن داشته باشید از اشتیاقی که برای برگزاری جلسات در دل اعضای تیم خود به وجود می آید شگفت زده خواهید شد. اعضای تیم شما با این توصیه ها اخت بیشتری با هم پیدا می کنند و شما نیز نتایج بهتری کسب خواهید کرد؛ هم از جلسات و هم از کسب و کارتان.

مطالب مرتبط

7 عادت ظریف سخنوران حرفه ای در مکالمه

همیشه در نظر داشته باشید که قدرت زیادی در مکالمات ما نهفته است. آنها نیات ما را به وضوح بیان می کنند، میان ما و دیگران پلی ارتباطی برقرار می کنند و هنگام ملاقات با افراد جدید، تا حد زیادی وظیفه ی انتقال «تأثیر اولین برخورد» را بر عهده دارند. کلماتی که برای استفاده انتخاب... ادامه مطلب

یک کار مهم که برای داشتن هفته ای موفق، هر جمعه شب باید انجام دهید

کارل مکدانل، از جمله شخصیت های پر طرفدار روی لینکدین، این پست را روی پروفایل خود منتشر کرده است. اغلب افراد عصر جمعه ی خود را به تماشای تلویزیون و استراحت می گذرانند و سعی می کنند به هفته ی پر چالشی که پیش رو دارند فکر نکنند. همه ی ما بعد از گذراندن یک آخر... ادامه مطلب

هفت ویژگی مربیان و مشاوران بزرگ

امروزه مقالات زیادی در باب اهمیت مربیان و راهنمایان بزرگ نوشته می شود. اما چگونه می شود فهمید که یک شخص موفق، می تواند مشاور خوبی برایمان باشد یا خیر؟ خوشبختانه به کمک کارشناسان و صاحب نظران، معیار ها و ویژگی هایی برای شناسایی مشاوران و راهنمایان بزرگ تعیین شده و البته این را هم باید مد نظر داشت که نیازی... ادامه مطلب

۸ مهارت کارآفرینانه که باید به فرزندان خود آموزش دهیم

همه ی والدین دوست دارند بهترین زندگی ممکن را برای فرزندان خود فراهم کنند و مهارت هایی که برای موفقیت به آنها نیاز خواهند داشت را به آنان یاد دهند. زندگی واقعی نیز پر از مشکلات و سختی های مختلفی است که هر کسی در زندگی خود بالاخره با آنها مواجه خواهد شد. در این... ادامه مطلب

چگونه با وجود کمبود خواب، روزی سرشار از انرژی برای خود رقم بزنیم؟

همه ی ما از اهمیت خواب کافی شبانه آگاهی داریم. کمبود خواب می تواند باعث بروز اضطراب و تحریک پذیری عصبی شود و توانایی نگهداری اطلاعات را در ما با اختلال مواجه کند که همه ی اینها روی بازده ما اثر منفی دارند. اما همانگونه که تمام کارآفرینان پر مشغله می دانند، گاهی وقت ها... ادامه مطلب

چرا باید به مسیری که در آن قدم می گذاریم دوباره فکر کنیم؟

با اینکه دست پیدا کردن به موفقیتی چشمگیر و به هم زدن ثروتی آنچنانی شاید در فهرست آرزوهای خیلی ها باشد، احتمال تحقق یافتن هر یک از این ها بسیار ضعیف است؛ بسیار ضعیف. هدف از گفتن این حرف بر باد دادن آرزوها و رؤیاهای شما نیست، اما وقتی این آرزوها و امید ها ریشه در... ادامه مطلب

نظرات ۰

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود
x