۸ توصیه ساده برای تبدیل جلسات خسته کننده به جلساتی موفق و پر بازده

آیا شما هم از جلسات کاری خسته کننده و تکراری خود خسته شده اید؟ آیا تمام جلساتتان مثل هم شده اند، و با گله و شکایت آغاز و با کار بیشتر تمام می شوند؟

اگر توصیف بالا به جلسات هفتگی شما شباهت دارد احتمالاً زمان آن فرا رسیده که کمی اوضاع را تغییر دهید. با کمی خلاقیت و طرح ریزی می توان جلسات جذاب و سازنده ای داشت. ۸ توصیه ی زیر در این کار به شما کمک خواهند کرد.

در ادامه ی این مطلب با دیجیاتو همراه باشید.

۱- در آغاز هر جلسه کار متفاوتی انجام دهید

می توانید با ذکر یک نقل قول یا داستان الهام بخش و یا قسمتی از یک کتاب پرفروش شروع کنید. وظیفه ی شروع جلسه را هر هفته به شخص تازه ای واگذار کنید و اجازه دهید این کار را به سلیقه ی خودش انجام دهد. راه دیگر این است که موضوعی برای گفتگو مشخص کنید که ذهن شرکت کنندگان در جلسه را از کار به چیز دیگری معطوف کند.

۲- دستور جلسه داشته باشید و به آن پایبند بمانید

خیلی مواقع پیش می آید که جلسات شما روی یک بند از دستور کار آن جلسه گیر می کنند؛ بندی که شرکت کنندگان در آن جلسه را به گفتگو های طولانی در مورد مشکلات مربوطه می کشاند. اینجاست که کسانی که در آن بحث شرکت ندارند علاقه ی خود به جلسه را از دست می دهند. برای تک تک جلسات خود دستور کار داشته باشید و در آنِ واحد تنها به یکی از بند های آن بپردازید. بحث های حاشیه ای را نیز به انتهای جلسه موکول کنید. به این ترتیب می توانید مطمئن شوید به سرعت به تمام آیتم های دستور جلسه ی خود رسیدگی خواهید کرد.

۳- جلسات خود را کوتاه نگه دارید

هیچ کس از جلسات طولانی خوشش نمی آید، بنابراین آنها را کوتاه و و جذاب نگه دارید. اگر لازم است به موردی بیشتر بپردازید، جلسه ی جداگانه ای برای آن تنظیم کنید. هیچ کس جلسات کوتاهی که اهداف همه در آنها تأمین می شود را از دست نخواهد داد.

۴- جلسات خود را مثبت نگاه دارید

اجازه ندهید جلساتتان به جلسه ی گله و شکایت تبدیل شوند. در اولین جلسه ی خود استاندارد مثبت گرایی جلسات را مشخص کنید و آن را برای تمام جلسات به یک قانون بدل سازید. اگر مشکلی وجود دارد، برای حل آن به دنبال یک رویکرد تیمی و تمرکز روی قدم بعدی راه حل خود باشید، نه آنکه تمام وقت خود را به گله کردن از خود مشکل صرف کنید.

۵- هر یک از شرکت کنندگان در جلسه را مسئول تدارک بخشی از درونداد هر جلسه کنید

مسئولیت تهیه و تدارک بخشی از درونداد جلسات خود را به شرکت کنندگان آنها بسپارید. این بخش می تواند گزارش دپارتمان، یک نقل قول تأثیرگذار و یا یک ایده ی منحصر به فرد و خلاقانه باشد. این کار باعث می شود احساس یگانگی بیشتری با تیم خود داشته باشند. به این ترتیب به جای آنکه کسی برایشان صحبت کند و آنها گوش کنند، خودشان نیز می توانند اطلاعات مفید خود را به بحث اضافه کنند.

۶- مکان جلسه را هر بار عوض کنید

خیلی از معلم ها و اساتید در روزهایی که هوا خوب است کلاس خود را در فضای باز و یا در محل متفاوتی برگزار می کنند. هیچ دلیلی ندارد که شما نیز نتوانید یک هفته جلسه ی خود را در سالن جلسات، هفته ی بعد در کافه تریا، و هفته ای دیگر در یک کافی شاپ نزدیک به محل کارتان برگزار کنید. اگر قادر نیستید محل جلسات را تغییر دهید، با مشخص کردن صندلی هر نفر، حداقل ترتیب نشستن افراد دور میز جلسات را تغییر دهید. همه تمایل دارند هر هفته سر جای مشخص و در کنار افراد معینی بنشینند. آنها را تشویق کنید جای خود را عوض کنند.

۷- تمام عوامل حواس پرت کن بیرونی را ممنوع کنید

برای شرکت کنندگان در جلسات قانون منع استفاده از موبایل وضع کنید و به آن پایبند بمانید. هیچ کس در حالی که مشغول پیام دادن به دیگران است نمی تواند روی موضوع جلسه تمرکز داشته باشد. وقتی تمام عوامل حواس پرت کن را حذف کنید دیگر مجبور نخواهید بود حرف هایتان را تکرار کنید.

۸- خبرهای خوش را نیز با دیگران در میان بگذارید

در پایان هر جلسه از چند داوطلب بخواهید چند خبر خوش را با دیگر اعضای تیم در میان بگذارند. بعد از شنیدن خبرهای خوش، همه را به سراغ کارهایشان بفرستید. این باعث می شود با احساس خوبی به ادامه ی روز کاری خود بپردازند.

اگر این چند توصیه ی ساده را در ذهن داشته باشید از اشتیاقی که برای برگزاری جلسات در دل اعضای تیم خود به وجود می آید شگفت زده خواهید شد. اعضای تیم شما با این توصیه ها اخت بیشتری با هم پیدا می کنند و شما نیز نتایج بهتری کسب خواهید کرد؛ هم از جلسات و هم از کسب و کارتان.