3 توصیه تضمین شده برای اطمینان از بهره وری جلسات طوفان ذهنی

خلاقیت نوآوری می آورد و نوآوری، خلاقیت. در دنیای امروز، این دو ویژگی برای موفقیت ضروری محسوب می شوند. کسب و کار ها برای ایجاد فضایی که خلاقیت و نوآوری در آن بتواند به بالندگی برسد، دست به دامان تکنیک ها و روش های بی شماری می شوند. استفاده از ابزار های سرگرمی مثل میز پینگ پنگ، سرسره های هیجان انگیز میان طبقات، و اختصاص زمان برای پروژه های شخصی همگی می توانند مؤثر باشند، اما رویکردی وجود دارد که در طول زمان امتحان خود را پس داده و کماکان برای پرورش نوآوری بی نهایت ارزشمند محسوب می شود: طوفان ذهنی.

پیشنهاد یک جلسه ی طوفان ذهنی می تواند احساسات مختلفی را در میان اعضای تیم شما برانگیزد. اغلب افراد متوجه این موضوع هستند که طوفان ذهنی، یک فعالیت دشوار اما ضروری است. با این حال، تعداد کمی هم هستند که هنوز آن را مسیر همواری به نوآوری می پندارند. اکثر ما حضور در جلسه ی طوفان ذهنی را تجربه کرده ایم و می دانیم خیلی مواقع ایده های یکی از اعضای خوش فکر، کل جلسه را تحت الشعاع خود قرار می دهد، بدون آنکه به هیچ راه حلی دست پیدا شود. و یا چند جلسه ی طوفان ذهنی که طی آنها به جای آنکه راه حلی برای مشکل مورد نظر جلسه پیدا شود، مشکلات بیشتری کشف می شوند.

در باب اینکه اساساً طوفان ذهنی در برابر نتایجی که در بر دارد، ارزش وقتی که برایش گذاشته می شود را دارد یا نه صدها کتاب و گزارش وجود دارد. حقیقت این است که کار گروهی و همکاری جمعی، ما را خلاق نگه می دارد. خلاقیت نیز به نوآوری می انجامد. همه ی ما دوست داریم بهره وری مان در محیط کار در بیشترین حد خود باشد. بنابراین برای اینکه جلسات طوفان ذهنی برایتان مفید واقع شود، از برقرار بودن شرایط زیر اطمینان حاصل کنید.

آن را به یک اولویت سازمان دهی شده تبدیل کنید

گرد آوردن همه ی اعضای گروه در یک زمان مشخص و زیر یک سقف کار چالش بر انگیزی است. یا جلسات مشتریان در اولویت قرار می گیرد، یا مرخصی کارکنان سد راه می شود. اما همه باید در جلسات طوفان ذهنی حضور داشته باشند، نه بخشی از اعضای تیم؛ حتی شده از طریق ویدیوکنفرانس. این باید یک الزام باشد.

وقتی همه در یک اتاق جمع شدند، فرایند مذکور باید سازماندهی شده و پر بازده تعریف شود. اگر زمان مشکل ساز باشد، می توان از رویکرد 3-12-3 استفاده کرد. این استراتژی، فرمت جلسه ی طوفان ذهنی را کوتاه نگه می دارد. اعداد مذکور بیانگر زمانی هستند که باید به سه فعالیت مختلف اختصاص داد؛ فعالیت هایی که ظهور ایده های نو را تشویق و تسهیل می کنند: 3 دقیقه برای تشریح و یا مباحثه پیرامون مشکلات مورد نظر، 12 دقیقه برای بحث در مورد راه حل های احتمالی این مشکلات، و 3 دقیقه نیز برای ارائه ی ایده ها به اعضای تیم.

اعضای تیم از اینجا به بعد می توانند ایده های ارائه شده را رتبه بندی کنند. به این ترتیب ایده های تازه ای در اختیار خواهند داشت که می توانند بر اساس آنها به فعالیت بیشتر بپردازند.

اجازه دهید بهترین تسهیلگر، جلسه را اداره کند

گاهی اوقات رئیس یا رهبر پروژه بدترین انتخاب برای مدیریت جلسه است. اما حد اقل یک نفر در تیم شما پیدا می شود که همه با او بیشترین احساس راحتی را داشته باشند؛ کسی که بتواند فارغ از شرایط، یک جلسه یا مکالمه را به خوبی اداره کند. تسهیلگر جلسه ی طوفان ذهنی شما باید چنین فردی باشد.

عدم موفقیت جلسات گروهی طوفان ذهنی، می تواند علل روانشناختی متعددی داشته باشد. یکی از بزرگ ترین علت های آن ممکن است این باشد که شرکت کنندگان در جلسه برای همراه شدن با ایده های دیگران فشاری روی خود احساس کنند و یا اینکه هنگام ارائه ی ایده هایشان مورد مخالفت و نقد قرار بگیرند. تسهیلگر جلسه باید فردی با روی گشاده باشد و بتواند جلسه را با همین روحیه پیش ببرد.

غرور فردی را باید هنگام ورود به جلسه کنار گذاشت. تمام کسانی که در این جلسه شرکت می کنند باید بتوانند خیلی راحت ایده های خود را ابراز کنند.

هدف واضح و تعریف شده ای برای جلسه در نظر بگیرید

بهترین راه برای آماده سازی اعضای تیم شما این است که پیش از جلسه تا جایی که می شود جزئیات را در اختیارشان قرار دهید و از آنها بخواهید با خود چیزی به جلسه بیاورند. اگر پیش از جلسه وقت لازم برای تفکر را در اختیار اعضای تیم خود قرار دهید، دیگر کسی نمی تواند بگوید اگر تنها باشد و روی یک مشکل تمرکز کند خلاقیت بیشتری خواهد داشت.

کیمبرلی ویفلینگ فرایندی خلق کرده است به نام «ستاره ی قطبی کامیابی». در فرایند او، شرکت کنندگان با در نظر گرفتن یک ایده کار را شروع می کنند؛ ایده ای که به شکل یک ستاره روی بورد به نمایش در می آید. موضوع اصلی نیز در مرکز بورد و ستاره قرار می گیرد، و تمام جنبه هایی که پیرامون آن موضوع اصلی باید مورد بحث قرار بگیرند حول آن ستاره چیده می شوند. از اینجا، اعضای تیم برای نوشتن نظرات مثبت و یا منفی خود درباره ی هر موضوع، از کاغذ یادداشت های چسبدار استفاده می کنند. این فرایند 100 درصد اعضای تیم را به مشارکت دعوت می کند و کاری می کند صدای همه در طول جلسه شنیده شود.

خلاق ماندن یک چالش است. وقتی تمام اعضای تیم در اتاق جلسه حضور دارند بهترین و اثربخش ترین فرایند را پیدا کنید و باقی کار را به خودشان بسپارید. اطمینان حاصل کنید تمام ایده ها را ثبت و ضبط می کنید (ممکن است زمانی دیگر به دردتان بخورند) و جلسه را با دستورالعملی مشخص برای قدم های بعدی به اتمام برسانید. حتی شاید لازم باشد یک بار دیگر جلسه ی طوفان ذهنی برگزار کنید.