۵ اشتباه ایمیلی که می توانند شما را غیر حرفه ای جلوه دهند

مشکل نسبتاً تازه ای که در دنیای فناوری زده ی ما به وجود می آید، اتفاقات و برداشت های ناخواسته ایست که از طریق ایمیل به وجود می آیند. پژوهش ها نشان می دهند یک کارمند به طور متوسط حدود ۲۵ درصد از روز کاری خود را به خواندن، مرتب کردن، جواب دادن و نوشتن ایمیل های تازه سپری می کند. اما با وجود این همه زمانی که به این کار اختصاص داده می شود، تعداد کمی هستند که از نحوه ی درست ایمیل نگاری آگاهی دارند.

برای اینکه ایمیل های درستی بنویسیم، نه تنها باید به دستور زبان و نحوه ی استفاده از علائم نگارشی تسلط داشته باشیم، بلکه باید بدانیم کجا بیش از حد رسمی نوشتن را کنار بگذاریم و مکالمات غیر رسمی تری روی اینترنت داشته باشیم. باربارا پچر در کتاب خود با عنوان «بایسته های آداب کسب و کار» به برخی از آداب نگارش ایمیل اشاره می کند که توجه به آنها می تواند شما را از غیر حرفه ای جلوه کردن نجات دهد.

۱- لحن بیش از حد غیر رسمی

استفاده از کلمات و عبارات بیش از حد غیر رسمی می تواند در مکاتبات کاری دردسرساز شود. اگر در استفاده از عبارتی دچار تردید شدید، نظر خود را به نفع گزینه ی رسمی تر تغییر دهید چرا که دریافت کننده ی ایمیل همیشه می تواند به سلیقه ی خود برداشت متفاوتی از لحن شما داشته باشد. پچر در این زمینه می گوید «در یک مکالمه ی کاری از طریق ایمیل باید از به کار بردن عبارات غیر رسمی اجتناب شود».

۲- استفاده از عبارات مستعد سوء برداشت

در ایمیل به راحتی ممکن است از یک عبارت طنز یا شوخی برداشت کاملاً متفاوتی صورت بگیرد. بسیاری از مردم فراموش می کنند زبان بدن، حالت چهره، و لحن کلام بخش بسیار بزرگی از گفته های ما را تشکیل می دهند. بنابراین وقتی با استفاده از وسیله ای مثل ایمیل حالت چهره یا دیگر ویژگی های انسانی کلام را از پیام خود حذف می کنید، ممکن است منظورتان آنگونه که مد نظر شماست منتقل نشود و شما را به طرز نامناسبی غیر حرفه ای نشان دهد. توصیه ی پچر این است که «اگر در استفاده از چنین شوخی هایی دچار تردید هستید، بهتر است از خیر آن بگذرید».

۳- بی احترامی به فرهنگ های دیگر

همه ی ما ممکن است بسته به منطقه ای که در آن بزرگ شده ایم، فرهنگ و آداب متفاوتی داشته باشیم. بهتر است هنگام پاسخ دادن به دیگران از طریق ایمیل حواستان به اختلاف های فرهنگی مناطق مختلف باشد. چیزی که در یک فرهنگ، عادی و معمول تلقی می شود می تواند در فرهنگ دیگری معنای کاملاً متفاوتی داشته باشد؛ به خصوص که در دهکده ی جهانی امروز، احتمال اینکه با کشورهای گوناگون ارتباط ایمیلی داشته باشید زیاد است.

۴- اشتباهات املایی و دستور زبانی

یک مرور ساده پیش از فرستادن ایمیل شاید تنها چند ثانیه وقت شما را بگیرد. اما اشتباهات شما، هرچند کوچک، نزد دریافت کننده ی آن به چشم خواهند آمد و به عقیده ی پچر «ممکن است به خاطر چنین اشتباهاتی مورد قضاوت قرار بگیرید».

۵- ارسال ایمیل ناتمام

هیچ چیز بدتر از ارسال یک ایمیل ناتمام یا فرستادن آن برای گیرنده ی اشتباه نیست. بنابراین، بهترین راه حل این است که این احتمال را به طور کامل از بین ببرید. کافی است نام دریافت کننده ی ایمیل را در آخرین مرحله و درست پیش از ارسال آن وارد کنید تا خیالتان راحت باشد زمان کافی برای نوشتن ایمیلی بی نقص خواهید داشت.