چگونه با پرسیدن تنها ۵ سؤال هر مشکلی را حل کنیم؟

این یکی از ترفند های حل مسئله ای است که از فرط سادگی غلط انداز است و می تواند باعث شود کارایی اش را زیر سؤال ببرید؛ مگر آنکه واقعاً آن را به کار بگیرید و عملکردش را ببینید.

این شیوه ریشه در رویه های مدیریتی تویوتا دارد، و در کتاب تازه ی چارلز داهیگ به نام «رازهای بهره ور بودن در کار و زندگی» نیز مورد بررسی قرار گرفته است.

اصل مطلب این ایده را سیستمی تحت عنوان «۵ چرا» تشکیل می دهد که داهیگ اخیراً آن را اینطور توضیح داده است: «در دهه ی ۱۹۸۰، تولیدکننده ی ژاپنی اتومبیل یعنی تویوتا اولین کارخانه ی خود در آمریکا را در فرمونت کالیفرنیا بازگشایی کرد. این کارخانه با فلسفه ی مدیریتی خاصی اداره می شد که تحت عنوان نظام تولید تویوتا شناخته می شود. ایده ی اصلی این فلسفه این است که حتی پیچیده ترین مشکلات نیز علل ساده ای دارند؛ کافی است بدانید چطور به دنبالشان بگردید».

برای پیدا کردن این علل معمولاً کافی است به تعداد دفعات کافی بپرسید «چرا». برای نمونه داهیگ گفته است خودش و همسرش مشکلی را شناسایی کرده بودند که می خواستند آن را حل کنند: چرا هیچ وقت نمی توانند با فرزندانشان شام بخورند؟ به این ترتیب از خودشان ۵ سؤال پرسیدند:

۱- چرا هیچ وقت نمی توانستند در کنار فرزندانشان شام بخورند؟

پاسخ داهیگ: «چون من و همسرم همیشه دیرتر از آنچه انتظارش را داریم به منزل می رسیم».

۲- چرا دیر به منزل بر می گردند؟

پاسخ: چون بر خلاف نیتشان برای این کار، با نزدیک شدن به پایان روز همیشه یک عالمه کار برای انجام دادن دارند و به همین دلیل نمی توانند محل کارشان را به موقع ترک کنند.

۳- چرا در پایان روز اینهمه کار برای انجام دادن دارند؟

پاسخ: چون هر روز، علیرغم تلاش برای به موقع رسیدن، دیر به محل کار خود می رسند و معمولاً مجبور می شوند با عجله و بلافاصله به جلسه یا کار های واجبشان برسند.

۴- چرا همیشه صبح ها دیر به محل کار خود می رسند؟

پاسخ: آنها همیشه امیدوارند به موقع به محل کار خود برسند اما رسیدن به محل کار به دلیل آماده کردن بچه ها برای مدرسه، همیشه ۲۰ دقیقه بیشتر از آن چیزی که فکر می کنند طول می کشد.

۵- چرا آماده کردن بچه ها برای مدرسه بیشتر از حد انتظار طول می کشد؟

پاسخ: معمولاً به این دلیل که پیدا کردن لباس های بچه ها و پوشاندن آن ها طول می کشد.

با وصل کردن نقاطی که در نگاه اول ممکن است هیچ ارتباطی بینشان به چشم نیاید مشخص شد لباس پوشیدن بچه ها بیش از اندازه طول می کشد و در نتیجه داهیگ و همسرش، ۱۰ یا ۱۱ ساعت بعد، از محل کار خود دیر به منزل بر می گردند؛ همه ی اینها راه حل ساده ای پیش پای آنها می گذارد.

آنها هر شب فرزندانشان را مجبور کردند پیش از رفتن به رختخواب، لباس های روز بعد خود را پیدا و آماده کنند. این کار آشفتگی صبح هایشان را کاهش داد و باعث شد به موقع در محل کار خود حاضر شوند و در نتیجه شب های بیشتری بتوانند برای شام به موقع به منزل برسند.

البته بسیاری از مشکلات دشوار تر از آن هستند که به این راحتی بتوان حلشان کرد. در مورد نظریه ی «۵ چرا» نیز حکایت های فراوانی نوشته شده است. با این حال، می توان تصور کرد این تکنیک تا چه حد می تواند در پشت سر گذاشتن مشکلات به هر یک از ما کمک کند.

برای مثال، تصور کنید هر روز برای رفتن به محل کار تأخیر دارید. می توانید با تمرینی شبیه به این، ریشه ی مشکل خود را پیدا و آن را برطرف کنید:

۱- چرا هر روز دیر به محل کار خود می رسم؟

پاسخ: چون به سختی از رختخواب بیرون می آیم.

۲- چرا به سختی از رختخواب بیرون می آیم؟

پاسخ: چون ترجیح می دهم به جای رفتن به محل کار، بخوابم.

۳- چرا دوست ندارم سر کار بروم؟

پاسخ: چون کاری که انجام می دهم از با ارزش ترین مهارت های من و کارهایی که از انجامشان لذت می برم استفاده نمی کند.

۴- چرا به انجام کاری تن می دهم که بهترین مهارت هایم را برایش به کار نمی گیرم؟

پاسخ: چون تا الان سال ها وقت صرف تحصیل در این زمینه کرده و پیشرفت هایی نیز در این شغل کسب کرده ام (با اینکه چندان آن را دوست ندارم).

۵- اگر نمی خواهم در این زمینه مشغول باشم چرا به تحصیل و پیشرفت هایی که داشته ام اهمیت می دهم؟

پاسخ: چون می ترسم پیش خانواده و دوستانم اعتراف کنم که در انتخابم اشتباه کرده ام.

فارغ از شرایط ویژه ی هر فرد، وادار کردن او به پرسیدن این ۵ چرا، او را به یک مشکل ریشه ای می رساند: شاید علت دیر رسیدن شما به محل کارتان، اشتباهی است که سال ها پیش در مورد زمینه ی کاری خود مرتکب شده اید. به این ترتیب احتمالاً برای حل این مشکل باید به فکر انجام کاری دیگری باشید.