مهم ترین ضعف مدیران غیر حرفه ای و راهکارهایی برای رفع آن

کارآفرینان موفقی مانند بیل گیتس، وارن بافت و ریچارد برنسون همواره توانایی برقراری ارتباط را به عنوان مهم ترین مهارت لازم در کسب و کار معرفی کرده اند؛ اما اکثر افراد این مهارت را صرفاً در توانایی سخنوری می بینند.

می توان گفت مهم ترین بخش یک ارتباط، خصوصاً برای مدیران، توانایی شنیدن و درک طرف مقابل است. افرادی که قصد رهبری تیم های کاری را دارند، باید به صورت فعالانه به سخنان همه اعضا گوش داده و منظور آنها را درک کنند؛ مدیران از این طریق می توانند نفوذ خود را گسترش داده و اعتماد کارکنان را جلب نمایند.

ارتباطات مجازی جای مکالمات حضوری را نمی گیرند

نکته مهم در این مسئله، گوش دادن به معنای واقعی کلمه است؛ چرا که در دنیای امروز و با استفاده از شبکه های اجتماعی، ارتباطات کلامی واقعی که توانایی انتقال منظور حقیقی افراد را دارند به شدت کاهش یافته و مطمئناً طرفین مکالمه هرچقدر هم که در نوشتن مهارت داشته باشند، هیچگاه نمی توانند ارتباط قدرتمندی را در حد یک مکالمه حضوری با یکدیگر برقرار کنند.

بر اساس آمارهای موجود، 70 تا 80 درصد از اوقات بیداری ما به صورت های مختلفی در حال برقراری ارتباط سپری می شود، که 45 درصد از این زمان به شنیدن اختصاص دارد. طبق همین آمار، اطلاعات کسب شده توسط انسان هنگام گوش دادن، پس از 48 ساعت تقریباً به یک چهارم کاهش یافته و در واقع ما فقط 25 درصد از آنچه را که می شنویم پس از 2 روز به خاطر داریم.

با توجه به آمار فوق، مدیرانی که می خواهند مهارت شنیدن خود را افزایش داده و رهبران خوبی در کسب و کار مربوطه باشند، مسیر نسبتاً سختی در پیش دارند که در همین راستا، چهار راهکار مختف را برای بهبود مهارت مورد بحث معرفی می کنیم:

با هدف درک کردن، به سخنان افراد گوش کنید

«پیتر دراکر» یکی از بزرگ ترین نظریه پردازان مدیریت می گوید: «مهمترین بخش یک ارتباط شنیدن چیزی است که گفته نشده.» در ارتباطات کلامی، درک منظور طرف مقابل از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

از همین رو توصیه می شود در طول مکالمات، با پرسیدن سؤالات مختلف و به کار بردن عباراتی مانند «فکر می کنم منظورتان این باشد که...»، به احساس و مفهوم اصلی مورد نظر شخص دست پیدا کنید.

در برقراری ارتباط عجله نکنید

اکثر افراد در برقراری ارتباطات جدید و مکالمه با دیگران عجله کرده و به نوعی خود را تحمیل می کنند. چنین رفتاری باعث می شود برخی از فرصت های مناسب برای تاثیرگذاری مثبت در آینده از دست برود.

به همین خاطر به مدیران پیشنهاد می شود که مانند افرادی که هوش احساسی بالایی دارند رفتار کرده، و ابتدا به دیگران اجازه بیان احساسات و تفکراتشان را بدهند. چنین رفتاری موجب جلب اطمینان افراد شده و حس بهتری را برای مکالمات بعدی به آنها منتقل می کند.

منافع طرف مقابل را در نظر بگیرید

برای برقراری یک ارتباط قوی با کارمندان و همکاران، باید به نیازهای آنان توجه کرد. در واقع رویکرد مدیران به صورت کلی باید پیرو این جمله باشد: «چطور می توانم به این شخص کمک کنم؟»

چنین رویکردی اعتماد دیگران را جلب کرده و باعث می شود کارمندان با اطمینان خاطر بیشتری با مدیر صحبت کرده و حتی پیشنهادات و ایده های جدید خود را مطرح کنند.

خود را در جایگاه دیگران تصور کنید

گوش دادن همراه با همدلی و نگاه به شرایط از نقطه نظر دیگران، یکی از بهترین و صد البته سخت ترین روش ها برای افزایش اطمینان و اعتمادسازی در سطح سازمان است.

مدیران برای اینکه بتوانند خود را در جایگاه دیگران تصور کنند، باید ذهن خود را از تمام تفکرات و نظرات شخصی خالی کرده، و با تمام وجود به طرف مقابل توجه نمایند. در چنین شرایطی با درک موقعیت واقعی شخص، مدیر راه ساده تری برای حل مشکلات و مسائل مربوطه در پیش رو خواهد داشت.