چرا اولویت بندی و تمرکز کلید موفقیت شغلی هستند؟

امروزه همه سعی می‌کنند سخت کار کرده و بهترین عملکرد را از خود نشان بدهند اما تنها عده‌ی محدودی موفق می‌شوند که خارق العاده عمل کرده و به جایگاه و درآمد بالاتری دست یابند. حال با توجه به بررسی افراد موفق به این مطلب دست می‌یابیم که این اشخاص در دو زمینه توانمند بوده و قادرند با تکیه بر آنها عملکرد مناسبی از خود نشان دهند. اولویت بندی و تمرکز ویژگی‌هایی هستند که می‌توانند فعالیت افراد را هدفمند و پربازده کنند.

برخی مواقع به نظر می‌رسد که ساعتها کار بدون بهره بردن از این دو توانایی نمی‌تواند به اندازه یک ساعت کار با به کار بستن این دو ویژگی، بازده‌ای مفید داشته باشد.

مشاهده شده که بسیاری از کارمندان وقت زیادی صرف کار و تلاش می‌کنند، سفر‌ها و جلسات متعددی می‌گذارند و مجبور می‌شوند برای مدیریت همه‌ی کاغذبازی‌هایشان، تمام اوقات فراغتشان را نیز صرف کار کنند. از سوی دیگر عده‌ی کمی از افراد با اینکه همواره زمان کمتری را صرف کار کرده و وقتشان را به خانواده و تفریحات اختصاص می‌دهند، باز هم مورد توجه مثبت مدیرانشان قرار گرفته و تشویق می‌شوند. دسته دوم سعی می‌کنند فعالیت‌ها را اولویت بندی کرده، به سراغ مهمترین وظیفه رفته و تمام تمرکزشان را متوجه آن مطلب می‌کنند.

دستیابی به این دو توانایی‌ نیازمند پیدا کردن اشتباه در پروسه‌ فعلی، تصحیح آن، بهبود عملکرد و همچنین تلاش در این زمینه است. همه می‌توانند با بررسی عملکرد خود، هر زمان شروع به یادگیری این دو مهارت ارزشمند کنند. پروسه‌ی رسیدن به موفقیت با استفاده از اولویت بندی و تمرکز به شرح ذیل است:

هزاران کار انجام می‌دهید و به هیچ جا نمیرسید

همه‌ی ما زمانی حس کرده‌ایم که با سرعت و فشار بالایی کار می‌کنیم اما پیشرفت خارق العاده‌ای نداریم. در این زمان باید به این مطلب توجه کنیم که آیا تمامی تفکرات خودمان را متوجه کار ساخته‌ایم یا هر چیز کوچکی نظیر شبکه های اجتماعی یا ویدیو‌های اینترنتی می‌توانند حواسمان را پرت کنند؟

درست است که حجم زیادی از اطلاعات مفید در شبکه‌های اجتماعی وجود دارد و برخی ترجیح می‌دهند برای عقب نماندن از اتفاقات و تکنولوژی روز، شبکه‌های اجتماعی را دنبال کنند اما آیا در این زمان آنها می‌توانند بازده‌ی خوبی داشته و در فعالیت‌ شغلی‌شان موفق باشند؟

زمانی که ما فکر می‌کنیم بازده‌ی کمی داریم دقیقا همین اتفاق می‌افتد. این ایده که انسان‌ می‌تواند هزار فعالیت انجام دهد و در تمامی آنها موفق باشد، تفکر اشتباهی است. در واقع بدین شکل ما تمرکز خودمان را از دست داده و انرژی خود را به چندین قسمت تقسیم می‌کنیم. در این صورت هیچ‌گاه قادر نخواهیم بود عملکرد شایان توجهی در یک فعالیت به خصوص نشان دهیم.

افراد موفق می‌دانند چگونه فعالیت‌هایشان را اولویت بندی کرده و روی آنها تمرکز کنند

همه این افراد می‌توانند با قرار گرفتن در برابر وظایف روزانه‌‌ی خود در کار، روند مناسبی در پیش بگیرند. آنها مهمترین کار را انتخاب کرده و تمام تمرکزشان را متوجه همان می‌کنند. درست است که این روش بسیار ساده و منطقی به نظر می‌رسد اما تعداد کمی هستند که قادرند این دو مهارت را به طور کامل به کار بسته و موفق عمل کنند. پس از مدتی افراد یا نمی‌توانند به طور مرتب از اولویت بندی و تمرکز بهره ببرند یا با استفاده از این دومشخصه، موفق شدن را تبدیل به یک عادت همیشگی می‌کنند.

اولویت بندی، تمرکز، تکرار

اولین قدم برای بهرمندی از دو ویژگی اولویت بندی و تمرکز این است که بتوانیم مهمترین فعالیت را به درستی تشخیص داده و در سریعترین زمان ممکن آن را به انجام برسانیم. در این صورت مشخصاً کارهایی که اهمیتی بالایی ندارند باقی می‌مانند و باید در اسرع وقت انجام پذیرند.

اتفاق عجیب این است که اگر کارهای ساده و سریع که اهمیتی ندارند را زودتر انجام دهیم، آنگاه نمیرسیم که فعالیت‌های بسیار مهم را به اتمام برسانیم. با این حال اگر ابتدا فعالیت‌های مهم را انجام دهیم مشخصاً زمان کافی برای انجام تمامی کارها پیدا خواهیم کرد. حال اگر چند کار کوچک و غیر ضروری انجام نشده باقی بماند بسیار بهتر است از زمانی که که هیچ کار مهمی صورت نپذیرد.

هدف‌ها و بینش خود را مشخص کنید

سعی کنید مهمترین اهداف خود را روی کاغذ بنویسید. نیازی نیست که اهداف کل زندگی یا ۵ ساله‌ی شما باشند و تنها ۳ هدف اصلیتان کافیست. توجه داشته باشید این اهداف باید پروژه‌‌هایی مشخص و قابل اندازه گیری باشند تا بتوانید درصد پیشرفتتان را در آنها بررسی کنید. اگر بیش از ۳ اولویت دارید، یک جای کار می‌لنگد. آن هدف اضافی را پیدا کرده، خط زده و آن را به فراموشی بسپارید تا بیشتر از این موفقیتتان به تعویق نیفتد.

فعالیت‌های روزانه‌‌ی خود را در راستای اهدافتان انجام دهید

با مشخص کردن اهداف اصلی زندگیتان و بررسی آنها می‌توانید یک لیست فعالیت روزانه درست کرده و در روز به انجام آنها بپردازید. لیستی بلند بالا تهیه نکنید، به جای آن سعی کنید تعداد کمی انتخاب کرده تا همه آنها را صددرصد انجام دهید چرا که بهتر است لیست را طوری تنظیم کنید تا بتوانید به تمامی موارد ذکر شده عمل کنید و چیزی برای روز بعد باقی نگذارید.

تمام حواس‌پرتی‌ها را کنار گذاشته و روی فعالیتتان تمرکز کنید

اکنون تمامی مراحل را پشت سر گذاشته‌اید و مهمترین فعالیت خود را انتخاب کرده‌اید. زمان آن رسیده که تماماً تمرکزتان را به کار خود معطوف کرده و همه‌ی حواس پرتی‌ها را نادیده بگیرید. بسیار مهم است که واقع گرایانه میزان فعالیت روزانه خود را تخمین بزنید مثلا شما از روز اول مسلماً قادر نیستید بازدهی بالایی داشته باشید.

دستیابی به این دو مهارت زمان می‌طلبد و قدری طول خواهد کشید که شما بتوانید تمرکزتان را حفظ کرده و حواس پرتی‌ها را نایدیده بگیرید. اگر شما هر روز سعی کنید در راستای اهداف خود حرکت کرده و بهترین عملکرد خود را داشته باشید، مشخصاً بعد از چند هفته خواهید دید که چه تاثیر شگرفی در فعالیت شما ایجاد شده است.