چگونه در اکسل فلوچارت بسازیم؟

همانطور که احتمالا می‌دانید می‌شود با ترسیم یک فلوچارت، ظاهر ساده تری به مسائل پیچیده بخشید و آن‌ها را راحت‌تر حل کرد. در حال حاضر نیز می‌‌توان با کمک ورد مایکروسافت خیلی سریع و راحت یک فلوچارت کاربردی تهیه کرد اما شاید ندانید که اکسل نیز از پس این کار برمی‌آيد.

به همین خاطر در ادامه این مطلب از نحوه ترسیم یک فلوچارت در محیط اکسل برایتان می‌گوییم و به تمام چیزهایی که در ارتباط با این موضوع باید بدانید اشاره خواهیم کرد. پس در ادامه با دیجیاتو همراه باشید.

تشکیل یک جدول برای ترسیم فلوچارت در اکسل


اگر تا حالا در اکسل فلوچارت رسم کرده باشید حتما می‌دانید که در این مسیر جداول ورکشیت‌ها بهترین دوست شما هستند. جداول ورک‌شیت برایتان شرایطی را مهیا می‌کنند تا بتوانید راحت‌تر اندازه و موقعیت المان‌های فلوچارتتان را تغییر دهید. پس برای شروع از نحوه ترسیم یک جدول در اکسل برایتان می‌گوییم.

ساخت یک جدول

برای ساخت یک جدول در اکسل، ابتدا باید پهنای تمام ستون‌ها را به میزانی تغییر دهید که عرضشان برابر با ارتفاع پیش‌فرض هر ردیف شود.

پس در اولین قدم کار خود را با کلیک روی باکس موجود در گوشه سمت چپ ورک‌شیت شروع کنید تا تمام سلول‌های موجود در صفحه سلکت شوند. سپس با راست کلیک روی عنوان هر ستون، گزینه Column Width را انتخاب کنید تا دیالوگ باکس مربوط به این گزینه روی صفحه ظاهر شود.

فلوچارت در اکسل

اما برای مقدار دادن به این دیالوگ باکس عجله نکنید و قبل از هر چیزی خوب به توضیحاتی که می‌دهم توجه کنید. در شرایط پیش فرض اکسل، ارتفاع ردیف‌های یک ورک‌شیت ۱۵ پوینت (چیزی در حدود ۲۰ پیکسل) خواهد بود.

پس اگر تنظیمات اکسلتان روی حالت پیش فرض تنظیم شده، با خیال راحت عدد ۲.۱۴ را درون دیالوگ باکس حاضر در صفحه قرار دهید تا عرض ستون‌ها با ارتفاع هر دریف برابر شوند.

Snap to Grid را فعال کنید

پس از ترسیم یک جدول کامل در اکسل، می‌رسیم به دومین مرحله یعنی فعال کردن گزینه «Snap to Grid». این ویژگی، امر جا به جایی و تغییر سایز اشکال را ساده‌تر می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا آن‌ها را راحت‌تر مرتب و هم اندازه کنید.

برای فعال کردن این ویژگی ابتدا به سراغ تب Page Layout بروید و سپس با کلیک روی Align گزینه Snap to Grid را انتخاب کنید. با فعال شدن Snap to Grid به طور خودکار گزینه‌ آن در منو Align هایلات می‌شود و رنگ طوسی به خود می‌گیرد.

فلوچارت در اکسل

آماده سازی قالب صفحه در اکسل


اصلا مگر می‌شود پروژه‌ای را در اکسل شروع کرد و پیش از هر کاری برای آماده سازی قالب صفحه اقدام نکرد؟ ترسیم فلوچارت نیز از این قضیه مستثنی نیست و اگر می‌خواهید یک فلوچارت رسم کنید ابتدا باید سری به تنظیمات قالب صفحه بزنید.

به کمک تنظیمات قالب صفحه می‌شود حین ایجاد یک فلوچارت مرز بندی‌های تازه‌ای تعیین کرد که بعدا خیلی به درد می‌خورند. مثلا اگر قصد داشته باشید فلوچارت خود را به یک صفحه ورد انتقال دهید، این مرز بندی‌ها به شما کمک می‌کنند تا اندازه فلوچارتتان دقیقا متناسب با صفحه ورد مقصد باشد و از آن بیرون نزند.

فلوچارت در اکسل

پس به همین خاطر برای تنظیم المان‌هایی چون حاشیه‌‌ها، جهت و اندازه صفحه به تب Page Layout بروید و بر اساس معیارهای خود مرز بندی مشخصی برای فلوچارتتان تعیین کنید.

نحوه ایجاد یک فلوچارت در اکسل


به محض اینکه شرایط ورک‌شیت‌ برای ایجاد یک فلوچارت آماده شد، مراحل را همانطور که در ادامه توضیح می‌دهیم دنبال کنید تا به چیزی که می‌خواهید برسید.

اضافه کردن یک شیپ با استفاده از ابزار Shapes

برای اضافه کردن اولین شیپ به فلوچارت خود به سراغ تب Insert بروید. سپس از بخش Illustrations روی Shapes کلیک کنید تا لیستی از شیپ‌های مختلف در اختیارتان قرار بگیرد. حالا یک شیپ را از بخش Flowchart انتخاب کنید و آن را به ورک‌شیت خود بیفزایید.

فلوچارت در اکسل

با اضافه شدن شیپ انتخاب شده به ورک‌شیت، آن را به اندازه دلخواه خود درآورید. در صورتی هم که Snap to Grid را فعال کرده باشید زحمتتان کمتر است و اندازه شیپ شما همیشه متناسب با جدولی که ترسیم کرده‌اید خواهد بود.

فلوچارت در اکسل

اضافه کردن شیپ‌های بیشتر با استفاده از تب Format

اگر خوب دقت کنید می‌بینید که پس از رسم اولین شیپ، تب جدیدی به نام Format به جمع تب‌های حاضر در اکسل اضافه می‌شود. با استفاده از این تب خیلی راحت می‌توانید به فلوچارت خود شیپ‌های بیشتری بیفزایید و برایشان فرمت‌های تازه‌ای تعریف کنید.

فلوچارت در اکسل

در این تب لیستی هم از تمام اشکال موجود در اکسل قرار داده شده تا کاربر بتواند با مراجعه به تب Format خیلی راحت به هر شیپی که دنبالش هست دست پیدا کند و آن را به فلوچارتش بیفزاید.

افزودن متن به یک شیپ

برای اضافه کردن متن به یک شیپ، فقط کافیست که شیپ مورد نظرتان را انتخاب و شروع به تایپ کردن کنید. با کلیک روی متن هر شیپ نیز می‌توان نوشته‌ها را ویرایش و تغییراتی در آن‌ها ایجاد کرد. تغییرات که انجام شد خیلی راحت روی فضای خارج از شیپ کلیک کنید تا ویرایش‌هایتان ثبت شوند.

فلوچارت در اکسل

متصل کردن شیپ‌ها با استفاده از خطوط اتصال

دیگر نوبتی هم باشد، نوبت آن است که شیپ‌های فلوچارت خود را به هم متصل کنید. برای این کار به سراغ لیست‌ شیپ‌ها بروید و از میان گزینه‌های موجود Line Arrow را انتخاب کنید.

فلوچارت در اکسل

با این کار نشانگر ماوستان از حالت عادیش خارج می‌شود و به شکل یک «به‌علاوه» در می‌آید. این به‌علاوه را به سمت شیپ اول خود ببرید تا نقاط اتصال آن ظاهر شوند. حالا روی یکی از نقاط اتصال شیپ اول کلیک کنید و ماوس خود را تا رسیدن به نقطه اتصال شیپ دوم حرکت دهید.

حالا اگر روی نقطه اتصال شیپ دوم کلیک کنید، خط اتصالی میان این دو شیپ ظاهر می‌شود که به نوعی رابطه تعریف شده میان آن‌ها را نشان می‌دهد.

فلوچارت در اکسل

افزودن متن به خطوط اتصال

متاسفانه در اکسل نمی‌شود همانند نرم‌افزارهایی چون Visio و Lucidchart روی خطوط اتصال به صورت مستقیم متن نوشت. اما هیچ کاری نشد ندارد و می‌توانید با کمک گرفتن از باکس‌های متنی روی خطوط اتصال اکسل نیز متن بنویسید.

برای این کار ابتدا روی خط اتصال خود کلیک کنید تا تب Format به نمایش درآید. با ورود به این تب از بخش Insert Shapes گزینه Text Box را انتخاب کنید.

فلوچارت در اکسل

حالا باکس متنی ظاهر شده را بکشید و به سمت خط اتصالی ببرید که قصد برچسب گذاریش را دارید. البته بگذارید که همین جا بگویم بهتر است پیش از نوشتن متن، گزینه Snap to Grid را غیر فعال کنید تا امکان تراز کردن باکس متنی با خط اتصال فراهم شود. با غیر فعال شدن Snap to Grid حالا به سراغ باکس متنی خود بروید و با انتخاب آن عبارات مورد نظرتان را تایپ کنید.

فلوچارت در اکسل

تغییر فرمت یک فلوچارت در اکسل


همانطور که احتمالا می‌دانید اکسل تنظیمات بسیاری برای فرمت گذاری روی المان‌های مختلف دارد که پرداخت به آن‌ها از حوصله این متن خارج است. با این حال در ادامه از اصول اولیه فرمت گذاری روی شیپ‌ها، متون و خطوط اتصال برایتان می‌گوییم تا بتوانید حداقل کمی ظاهر فلوچارت‌های خود را تغییر دهید.

تغییر فرمت شیپ‌ها

ساده‌ترین راه برای تغییر فرمت شیپ‌ها، استفاده از قالب‌های آماده «Theme Styles» است. برای استفاده از این قالب‌های آماده، ابتدا شیپ‌هایی که می‌خواهید ظاهر یکسانی داشته باشند را انتخاب کنید.

برای این کار اول یکی از شیپ‌های مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با نگه داشتن کلید Shift به سراغ مابقی بروید. پس از انتخاب تمام شیپ‌ها وارد تب Format شوید و روی فلش کوچکی که در پایین باکس Theme Styles قرار دارد کلیک کنید.

فلوچارت در اکسل

با این کار لیستی از تمام قالب‌های آماده اکسل در اختیارتان قرار می‌گیرد که با بردن نشانگر ماوس روی هر یک از آن‌ها می‌توانید پیشنمایشی از تغییرات آن فرمت داشته باشید. در نهایت زمانی که به قالب مورد نظرتان رسیدید رویش کلیک کنید تا تغییرات آن روی فرمت اصلی شیپ‌های انتخاب شده اعمال شود.

تغییر فرمت متن داخل شیپ

تغییر فرمت متن داخل شیپ‌ و باکس‌های متنی تفاوتی با قالب‌بندی متن داخل سلول‌ها ندارد. پس برای شروع همان طور که توضیح دادم شیپ‌هایی که قرار است فرمتی یکسان داشته باشند را انتخاب کنید.

فلوچارت در اکسل

سپس به سراغ تب Home بروید و با استفاده از ابزار Font و Alignment قالب متن‌های نوشته شده روی شیپ‌ها را هر طور که دوست دارید تغییر دهید. این کار را برای متن‌هایی که در باکس‌ها نوشتید تکرار کنید تا ظاهر نهایی فلوچارتتان یک دست و تمیز باشد.

تغییر فرمت خطوط اتصال

به طور کلی خطوط اتصال در اکسل کمی نازک به نظر می‌آیند اما می‌شود فرمتشان را تغییر داد و کمی آن‌ها را ضخیم‌تر کرد. برای این کار ابتدا تمام خطوط اتصالی که در فلوچارتتان دارید را به کمک کلید Shift انتخاب کنید.

فلوچارت در اکسل

سپس به سراغ تب Format بروید و با کلیک روی Shape Outline یک رنگ مناسب برای خطوط اتصال فلوچارت خود انتخاب کنید. پس از انتخاب رنگ حالا روی گزینه Weight این منو کلیک کنید و مقدار ضخامت خطوط را افزایش دهید.

مطالب مرتبط

آموزش رسم نمودار در اکسل؛ چگونه در انجام این کار حرفه ای شویم؟

اگر با اکسل کار کرده باشید، یقینا به کاربرد و اهمیت این نرم افزار پی برده‌اید و می‌دانید که رسم نمودار در اکسل از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مقاله به آموزش رسم نمودار در اکسل می‌پردازیم تا شما را با این ویژگی بسیار مهم اکسل آشنا کنیم. اگر مقاله‌ی قبلی ما در زمینه‌ی... ادامه مطلب

چگونه ستون ها را در اکسل مدیریت کنیم؟

ستون ها یکی از مهمترین بخش های اکسل هستند و هر چند کار کردن با آن ها خیلی سخت نیست ولی برای سازماندهی بهتر محتویات موجود در صفحه گسترده این نرم افزار، همین اطلاعات پایه ای پیرامون ستون ها نیز می تواند کمک زیادی به کاربر بکند. به همین خاطر برای مطلب پیش رو تصمیم گرفتیم... ادامه مطلب

آشنایی با ۶ وظیفه اساسی در نرم افزار اکسل

اکسل یکی از نرم افزار هاییست که در بالاترین سطوح شرکت ها، مطالعات تحقیقاتی و ... مورد استفاده قرار می‌ گیرد. نرم افزار ساخته شده توسط مایکروسافت، توانسته با قدرت خود در انجام محاسبات، نتایجی که ارائه می‌ کند را به حدی با اهمیت جلوه دهد که این روز‌ ها بیشتر شرکت ها برای مدیریت... ادامه مطلب

آموزش گام به گام اکسل برای مبتدی‌ها

اگر با برنامه اکسل آشنایی ندارید یا تازه کار با این محصول را شروع کرده‌اید، این مقاله آموزش اکسل را از دست ندهید. ده‌ها سال است که از شروع فعالیت مایکروسافت اکسل گذشته و میلیون‌ها نفر از سراسر دنیا آن را مورد استفاده قرار می‌دهند. اما هنوز افرادی هستند که به تازگی استفاده از این نرم... ادامه مطلب

چگونه فایل های از دست رفته اکسل را بازیابی کنیم؟

آیا تا به حال فایل اکسل خود را بدون ذخیره کردن آن بسته اید؟ مطمئناً چنین اقدامی سبب از دست رفتن تمامی اطلاعات شما در آن فایل خاص می شود. همچنین ممکن است بر اثر کرش کردن رایانه خود مجبور به راه اندازی مجدد سیستم باشید و به همین دلیل نیز فایل های اکسل تان... ادامه مطلب

چگونه هنگام کار با اکسل در زمان صرفه جویی کنیم؟

اکسل مایکروسافت یک نرم افزار قدرتمند برای کارنامه ها و صفحات گسترده است. اگر از این برنامه در خانه یا محل کار استفاده می کنید، می توانید با استفاده از ویژگی هایی کارهایتان را با سرعت بیشتری پیش ببرید، به برنامه های بعدی خود برسید و در زمانی که دارید صرفه جویی نمایید. در مطلب پیش... ادامه مطلب

نظرات ۰

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود
x