چگونه حجم اسناد ورد مایکروسافت را کاهش دهیم؟

شاید باور نکنید اما هستند فایل‌های وُردی که حجمشان به طور غیر معقولی بالاست. به طور کلی اسناد بلندی که در آن‌ها از عکس، فونت‌های مختلف و آبجکت‌های ریز و درشت استفاده شده اغلب حجم بالایی دارند. با این حال اگر مشکل از حجم بالای عکس‌ها باشد می‌شود با ابزار مختلف یک کارهایی کرد و از حجم بالای آن‌ها کاست.

اما همیشه مشکل از حجم بالای عکس‌های به کار رفته در متن نیست. به همین منظور قسمت جدید سری آموزش‌های ورد را به این موضوع اختصاص داده‌ایم و می‌خواهیم ببینیم که چطور می‌شود حجم اسناد ورد را کاهش داد. پس در ادامه با دیجیاتو همراه باشید.

تبدیل فرمت اسناد به DOCX

به طور کلی فرمت DOCX همانند یک فایل ZIP تمام محتوای ثبت شده روی یک سند را فشرده می‌کند. پس به راحتی می‌توان با تبدیل فرمت اسناد به فرمت DOCX حجم بالای آن‌ها را کاهش داد.

کاهش حجم اسناد ورد

برای این کار ابتدا سندی که در فرمت DOC ذخیره کرده‌اید را در ورد باز و مسیر File > Info > Convert را طی کنید. حالا در پنجره باز شده روی OK کلیک کنید و پس از آن یک راست به سراغ گزینه Save بروید تا ورد مراحل تبدیل فرمت سند به DOCX را آغاز کند.

به جای کپی کردن، تصاویر خود را اینسرت کنید

اغلب تصاویر با کیفیتی که این روزها می‌بینیم فرمت‌های سنگینی چون BMP یا PNG دارند. پس اگر نمی‌خواهید فایل وردتان حجم بالایی پیدا کند نباید به سراغ چنین فایل‌هایی بروید و آن‌ها را به زور در اسنادتان بگنجانید.

با این حال اگر اصرار به استفاده از یک سری تصویر با کیفیت و البته پر حجم دارید، حتما با یک ویرایشگر تصویر، فرمتشان را به فرمت‌های کم حجمی نظیر JPG تغییر دهید و سپس با استفاده از ابزار Insert ورد آن‌ها را به سند خود اضافه کنید.

پیش از اضافه کردن تصاویر آن‌ها را ویرایش کنید

هیچ وقت ویرایش تصاویرتان را در محیط ورد انجام ندهید. چراکه ورد هر ادیتی که روی تصاویر انجام دهید را در حافظه‌اش نگه می‌دارد و همین موضوع باعث افزایش حجم سند نهایی می‌شود.

به جای این کار، اول تصویرتان را در محیط یک ویرایشگر حرفه‌ای ویرایش کنید و سپس با استفاده از ابزار Insert آن را به سند خود اضافه کنید.

همه تصاویر خود را یک جا فشرده کنید

برای فشرده کردن تصاویر به کار رفته در یک سند نیز ابتدا مسیر Click File > Save As را دنبال و در آخر روی لینک More Options کلیک کنید.

کاهش حجم اسناد ورد

با این کار گزینه‌ای به نام Tools در مقابلتان ظاهر می‌شود که با کلیک روی آن چند ویژگی کاربردی در اختیارتان قرار می‌گیرد.

کاهش حجم اسناد ورد

یکی از این ویژگی‌های کاربردی Compress Pictures است که با کلیک روی آن به پنل مربوط به این گزینه برده می‌شوید.

کاهش حجم اسناد ورد

حالا در پنل Compress Pictures تنظیماتی که دوست دارید تصاویر با آن‌ها فشرده شوند را انتخاب و برای ثبتشان روی OK کلیک کنید. با این کار یک عملیات فشرده سازی گسترده روی تمام تصاویر موجود در سند صورت می‌گیرد و به تبع از حجم نهایی فایل جدید کاسته می‌شود.

فایل‌های دیگر را در سند خود جاسازی نکنید

خیلی وقت‌ها می‌آییم و کلی از داده‌های یک فایل اکسل را در سند‌هایمان جاسازی می‌کنیم. اما بهتر است دیگر دست از این کار بکشیم. چون عملا با جاسازی کامل داده‌های یک فایل دیگر در سندهایمان داریم بیخود و بی جهت حجم آن‌ها را بالا می‌بریم.

پس بیایید از این پس به جای جاسازی کامل داده‌های یک فایل اکسل، آن را به سند خود لینک کنید تا به لطف این موضوع فایل ورد نهایی حجم بالایی پیدا نکند.

از ذخیره کردن تامبنیل‌ها دست بکشید

در گذشته ورد به شما اجازه می‌داد تا تصویری بندانگشتی از پیشنمایش سند‌هایتان ذخیره کنید تا ویندوز بتواند آن‌ها را با این تصویر به شما نشان دهد. اما حالا زمان تغییر کرده و دیگر نیازی به انجام این کار نیست. چرا که خود ویندوز به تنهایی از پس این کار بر می‌آید و دیگر لازم نیست از ورد کمک بگیرد.

پس برای اینکه از حجم نهایی فایل‌های خود بکاهید بهتر است این گزینه را برای همیشه غیر فعال کنید. برای این کار ابتدا مسیر File > Info > Properties > Advanced Properties را طی کنید.

کاهش حجم اسناد ورد

سپس تیک «Save thumbnails for all Word documents» را بردارید و روی OK کلیک کنید تا تغییرات اعمال شده ذخیره شوند.

کاهش حجم اسناد ورد

با این کار دیگر هیچ تامبنیلی از پیشنمایش سندهایتان ذخیره نمی‌شود و به فایل‌های وردتان از این پس حجم کمتری پیدا می‌کنند.

اطلاعات مخفی و شخصی خود را از سندهایتان حذف کنید

اگر می‌خواهید سندهایتان حجم کمتری پیدا کنند حتما اطلاعات شخصی و مخفی خود را در آخر از فایلتان حذف کنید. اصلا چرا باید اطلاعاتی روی سندهایتان ذخیره شود که هیچکس قرار نیست آن‌ها را ببیند. این اطلاعات به جز حجم بیشتر هیچ مزیت دیگری برایتان ندارند.

پس بهتر است آن‌ها را از سند خود حذف کنید تا فایل نهایی حجم کمتری پیدا کند. برای این کار ابتدا مسیر File > Info > Check for Issues را دنبال و در نهایت روی Inspect Document کلیک کنید.

کاهش حجم اسناد ورد

مطمئن شوید که گزینه Document Properties and Personal Information فعال است و روی Inspect کلیک کنید. بررسی‌های ورد که پایان یافت در بخش Document Properties and Personal Information روی Remove All کلیک کنید تا تمام داده‌های شخصی و مخفی موجود در سند پاک شوند.

کاهش حجم اسناد ورد

تمام داده‌های موجود در سند خود را به یک فایل جدید انتقال دهید

آخرین راهکار این مقاله شاید ساده‌ترین باشد اما کاربردی‌ترین هم هست. به طور کلی بهتر است پس از پایان تمام ویرایش‌ها، متن، عکس و هر چیز دیگری که روی سندتان وجود دارد را بگیرید و در یک سند دیگر کپی کنید.

با این کار مطمئنا از حجم فایل‌ نهایی کاسته می‌شود. چراکه دیگر هیچ چیزی در پس زمینه حافظه سند دوم ذخیره نشده که بخواهد حجم نهایی سند را بالا ببرد.

مطالب مرتبط

آموزش حذف صفحات اضافی در ورد و صفحاتی که آسان پاک نمی‌شوند

گاهی وقت‌ها ممکن است صفحه‌ای اضافی در آخر فایل ورد شما قرار بگیرد که به راحتی قابل پاک شدن نباشد. در این مقاله روش‌های حذف صفحات اضافی در ورد و صفحاتی که آسان پاک نمی‌شوند را با هم مرور خواهیم کرد. پس تا پایان با ما همراه باشید.حذف صفحات اضافی در وردطبیعتا آسان‌ترین روش، انتخاب... ادامه مطلب

چگونه افزونه های مختلف را در مایکروسافت اج جدید نصب کنیم؟

مرورگر جدید شرکت مایکروسافت که بر پایه کرومیوم است به تازگی عرضه شده و کاربران ویندوز 10 می‌توانند از نسخه بتای آن استفاده کنند. یکی از اصلی ترین ویژگی‌های مرورگر جدید مایکروسافت پشیتبانی از افزونه‌های مختلف است. این افزونه‌ها می‌توانند هم از طریق فروشگاه افزونه‌های الکترونیکی گوگل دریافت شوند و هم می‌توان آن‌ها را از... ادامه مطلب

چگونه پرونده های ورد را با فرمت JPEG ذخیره سازی کنیم؟

گاهی اوقات ممکن است که بخواهید پرونده‌های متنی مختلفی را که در مایکروسافت ورد ایجاد کرده‌اید را به صورت JPEG ذخیره‌سازی کنید تا همه بتوانند آن را اجرا و مشاهده کنند. متاسفانه این نرم افزار به طور پیش فرض امکان ذخیره سازی فایل‌ها به صورت JPEG را در اختیار کاربران قرار نمی‌دهد به همین دلیل... ادامه مطلب

چگونه در ورد از صفحات غیرمجاور پرینت بگیریم؟

برای گرفتن پرینت در ورد، سه گزینه مختلف پیش رویتان قرار دارد: یا کل فایل را پرینت بگیرید، یا فقط صفحه‌ای که در آن هستید، یا طیفی از صفحات به ترتیب شماره. اما آیا برایتان پیش آمده که بخواهید از فایل وردی پرینت بگیرید که دارای چندین بخش مختلف بوده و هر بخش شماره‌گذاری صفحه... ادامه مطلب

چگونه با استفاده از مایکروسافت ورد بروشور طراحی کنیم؟

عموما بروشور‌ها یک برگه چند صفحه‌ای هستند که محتوای آن تصاویر و متن‌های مختلف پیرامون یک موضوع خاص است. در بیشتر بروشور‌ها صفحات مختلف تا می‌خورند تا جلوه جالب‌تری به آن بدهند؛ به همین دلیل طراحی بروشور برای تنظیم کردن صفحات پشت هم به صورتی که بعد از چاپ جلوه خود را حفظ کنند خیلی... ادامه مطلب

هشت ترفند برای حل مشکلات مایکروسافت استور و برنامه‌ها در ویندوز ۱۰

برای رفع هر مشکل مایکروسافت استور راه حلی وجود دارد. بعضی راهکارها آسانند و بعضی دیگر به صبر و حوصله احتیاج دارند.احتمالا برایتان پیش آمده که هنگام نیاز به مایکروسافت استور (که قبلا آن را با ویندوز استور می‌شناختیم) شاهد فریز کردن آن بوده‌اید، یا نتوانسته‌اید اپلیکیشنی که می‌خواستید را دانلود کنید. در این مقاله... ادامه مطلب

نظرات ۰

وارد شوید

برای گفتگو با کاربران، وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود

رمزتان را گم کرده‌اید؟