چطور یک جلسه اثر بخش داشته باشیم؟

انسان موجودی اجتماعی است که هر روز با اطرافیان خود گفتگو می‌کند؛ اما گاهی اوقات از مذاکره در محل کار، منزل یا صحبت کردن با دوستان و آشنایان رضایت نداریم. برای آنکه گفتگویی نتیجه بخش با دیگران داشته باشیم باید جلسه مذاکره را به خوبی طراحی کنیم.

مدیر مدرسه برای گفتگو با والدین به دنبال راهکارهای جدیدی است. مدیرعامل یک شرکت بزرگ باید بتواند با گفتگویی سازنده و موثر پرسنل را به سمت انجام مسئولیت مورد نظرش هدایت کند. مادر خانواده قصد دارد از طریق گفتگو با فرزندش ارتباط بهتری برقراری کند. جلسه هیئت مدیره است و مدیریت می‌خواهد جلسه نتیجه بخش باشد.

در تمامی این سناریوها، گفتگوی سازنده می‌تواند به عنوان ابزاری قدرتمند مسایل را به سمت حل شدن پیش ببرد. از ابتدایی‌ترین ابزارهای ارتباطی انسان‌ها با یکدیگر می‌توان به گفتگو کردن اشاره کرد.

چگونه می‌توان مسایل را با گفتگو حل کرد؟ چگونه می‌توان در سخت‌ترین شرایط کاری گفتگویی را طراحی کرد که همه مسایل را حل و فصل کند؟

طراحی مکالمه می‌تواند نقش مهمی در موفقیت ما در محل کار و زندگی شخصی داشته باشد. وقتی گفتگویی به خوبی طراحی شود، به درستی پیش می‌رود و نتایج ارزشمندی در بر خواهد داشت.

جلسه مذاکره را از قبل طراحی کنید

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید با کسی در مورد موضوعی صحبت کنید؛ اما این کار آنقدر برایتان سخت است که ترجیح می‌دهید فردی به عنوان واسطه به شما کمک کند.

در واقع شما قدرت طراحی کردن مذاکره را ندارید و از دیگران برای طراحی آن کمک می‌گیرید. باید ساختاری منسجم و درست برای مذاکره خود ترتیب دهید. همه چیز را به خوبی طراحی کنید. روی همه سناریوهای احتمالی که ممکن است در جلسه مذاکره پیش بیاید از قبل فکر کنید و برای هر مورد ایده‌ای داشته باشید. تمام احتمالات را بسنجید. با این کار فرصت‌های جدیدی برای شما به وجود می‌آید و می‌تواند نتیجه جلسه مذاکره را به دلخواه خود تغییر بدهید.

خلاقیت به خرج بدهید و جلسه مذاکره را به خوبی طراحی کنید. اگر طراحی خوبی برای مذاکره در نظر بگیرید، برای شما صحبت کردن در مورد هیچ موضوعی سخت نخواهد بود.

محورهای اصلی و مهم مذاکره را مشخص کنید

در قدم اول باید ببینید چه موضوعاتی در بحث شما از اهمیت بیشتری برخوردار است. برخی محورهای مذاکره از اهمیت بالایی برخوردار هستند و باید با تمرکز بیشتری روی آنها بحث کنید. برخی مواقع باید خودتان تغییراتی اساسی در میدان مذاکره به وجود بیاورید.

وقتی اختلاف نظری با طرف مقابل دارید، مشخص کردن محورهای اصلی صحبت از اهمیت بالایی برخوردار است. آگاهانه وارد بحث‌هایی شوید که در آنها با طرف مقابل اختلاف نظر دارید. تفاوت‌ها می‌تواند حتی تفاوت نسل‌ها، جنسیت، قومی یا نژادی باشد.

گاهی تشخیص اختلاف نظرها ساده نیست. به همین دلیل یک جلسه آرام می‌تواند در شرایطی بسیار پرتنش برگزار شود. در چنین شرایطی باید با هوشیاری کامل وارد جلسه شوید.

برای جلسات خاص از قبل خودتان را آماده کنید. مثلا اگر قرار است برای عده‌ای کار تحلیل فیلم انجام دهید. باید از قبل محورهای صحبت خود را مشخص کرده باشید. در این حالت بهتر است همه چیز از قبل طراحی شده باشد.

گاهی اوقات نیز مذاکره به خوبی پیش می‌رود و ظاهرا طرفین با یکدیگر اتفاق نظر دارند؛ اما تا زمانی که اقدام عملی صورت نگیرد، نمی‌توانیم به نتیجه مذاکره دل خوش کرد. معمولا در چنین جلساتی توافق‌های خوبی انجام می‌شود و ایده‌های جذابی مطرح می‌شود ولی ضمانت اجرایی آنها مهم است. در نتیجه برای چنین جلساتی نیز باید همه چیز به دقت شفاف شود.

وقتی مذاکره خوب پیش نمی‌رود

گاهی اوقات مذاکره به خوبی پیش نمی‌رود. مثلا گاهی در بحث علایمی مثل عدم تعادل و پویایی دیده می‌شود. مثلا ممکن است در جلسه مذاکره افرادی متخصص درکنار افراد غیر متخصص حضور داشته باشند و همین مساله باعث ایجاد اختلال در پیشبرد مذاکره شود.

گاهی نیز حضار در جلسه از هدف اصلی تشکیل جلسه اطلاع دقیقی ندارند. به همین دلیل بحث به خوبی پیش نمی‌رود. در برخی جلسات نیز کسی نسبت به بحث نقطه نظر متفاوتی مطرح نمی‌کند و جلسه از پویایی کافی برخوردار نیست. باید برای چنین وضعیت‌هایی تدابیر خاصی در نظر گرفته شود.

طراحی مکالمه

برای تجربه بحث و گفتگویی سازنده باید مولفه‌های مختلفی از جمله متعهد بودن، خوب گوش دادن، شفافیت، توجه به محدودیت‌ها، ایجاد تغییرات لازم و توجه به موضوع بحث را درنظر بگیریم.

متعهد بودن: گاهی در برخی جلسات هدف‌مان این است که هر طور شده ایده خودمان را عملی کنیم در این صورت هدفمند وارد گفتگو می‌شویم،  بقیه را متقاعد می‌کنیم و کار را پیش می‌بریم.  اما می‌توانیم رویکرد دیگری را در پیش بگیریم و به جای پافشاری روی ایده خودمان، نظرات دیگران را بشنویم و به موضوع جلسه و دیگران متعهد باشیم.

جلسه باید با روال منطقی و درستی پیش برود. اگر می خواهیم محصول نهایی جلسه خوب باشد باید به تک تک افراد حاضر جلسه و هدف بزرگ‌تری که در پیش گرفته‌ایم متعهد باشیم. در این صورت در جلسه می‌توانیم شنونده خوبی باشیم تا بقیه هم نظرات خود را مطرح کنند و بهترین ایده انتخاب شود.

شنونده خوبی باشیم: در جلسات کاری باید بتوانیم شنونده خوبی باشیم. با این کار روند مذاکره بهتر پیش می‌رود. باید بتوانیم خلاقانه نقطه نظرات دیگران را بشنویم. وقتی دیگران صحبت می‌کنند، روی صحبت آنها تامل کنیم و واکنش متناسب نشان دهیم. در این صورت جلسه بهتر پیش می‌رود.

وقتی به صحبت دیگران در جلسه به صورت خلاقانه گوش می‌دهیم آنها هم در طرح نقطه نظرات خود بهتر عمل می‌کنند.

شفافیت: نکته بعدی این است که باید منظور خودمان را به صورت شفاف و واضح مطرح کنیم. از بیان اصطلاحات پیچیده و فنی که دیگران قادر به درک آن نیستند خودداری کنید. با زبان مشترک جمع باید صحبت کنیم و کار را پیش ببریم.

محتوای مکالمه: جلسات مختلف مذاکره فضای خاص خودش را دارد. گاهی اوقات لازم است تغییری در فضا و جو جلسه ایجاد کنیم. محل برگزاری جلسه و حال و هوایی که دارد روی نتیجه بحث می‌تواند تاثیرگذار باشد.

تعیین محدودیت‌ها: هر مکالمه قوانینی دارد. اما اغلب اوقات این قوانین نادیده گرفته می‌شوند. مثلا در برخی جلسات همه حضور فعالی ندارند و فقط عده‌ای خاص صحبت می‌کنند. یا جلسه به صورت مونولوگ پیش می‌رود.

ایجاد تغییرات لازم: وضع قوانین مناسب برای جلسه کمک می‌کند تا کار بهتر و موثرتر پیش برود. در برخی جلسات مذاکره لازم است تغییراتی ایجاد شود. چنین تغییراتی امکان پیش بردن بهتر مذاکره را فراهم می‌کنند.

از ایده تا عمل: برخی ایده‌ها در جلسات مذاکره مطرح می‌شوند ولی هیچ وقت به مرحله اجرا درنمی‌آیند. جلسه خوب، جلسه‌ای است که فرصتی برای تبدیل کردن ایده‌ها به اجرا در آن فراهم شود.