راهکارهایی برای بهبود همکاری در فضاهای اشتراکی در دوران پسا کرونا

فضاهای اشتراکی کاری علاوه بر کاهش هزینه‌ها می‌تواند به هم‌افزایی افراد نیز کمک کند. بعد از همه گیری کرونا بسیاری به صورت دورکاری به فعالیت خود ادامه دادند؛ فضاهای اشتراکی نیز با چالش‌های مختلفی روبرو شدند؛ اما می‌توان برای دوران پساکرونا با اتخاذ تدابیری جدید روحیه همکاری و مشارکت را در فضاهای اشتراکی تقویت کرد.

یک دهه قبل، کارمندان شرکت‌های بزرگ، در همان فضای دفتر شرکت با یکدیگر همکاری می‌کردند. همه افراد حاضر در دفتر کار نیز متعلق به یک سازمان و شرکت بودند. سال‌ها است که این رویکرد در برخی شرکت‌ها تغییر کرده و آنها از فضاهای اشتراکی برای پیشبرد کارها استفاده می‌کنند که به کاهش هزینه‌ها و مدیریت مالی مجموعه کمک می‌کند.

به مرور زمان،استفاده از فضاهای اشتراکی برای مشاغل مختلف رونق گرفت و دفاتر کاری اشتراکی با طراحی‌های مدرن و زیبا در اختیار صاحبان و کارمندان کسب و کارهای مختلف قرار داده شد. اتاق‌های کنفرانس اشتراکی، منشی تلفنی اشتراکی و ... از جمله امکاناتی بود که در این دفاتر به کنترل و مدیریت هزینه‌ها کمک کرد.

دفاتر اشتراکی، چالش‌های متعددی از جمله تراکم جلسات، منتظر ماندن برای خالی شدن اتاق جلسات و غیره دارد و باعث می‌شود صاحبان مشاغل با مسایل مختلفی دست و پنجه نرم کنند.

در موج بعدی، شرکت‌ها علاوه بر اشتراکی کردن فضای همکاری، سعی کردند از تیم‌های ترکیبی و اشتراکی در کار کمک بگیرند. در این صورت بهره‌وری مجموعه‌ها بالاتر رفته و مجددا به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. در چنین فضاهایی فریلنسرها، نویسندگان و افراد دورکار می‌توانند در کنار بقیه به ارائه خدمات بپردازند. در چنین فضاهایی هرچقدر روحیه همکاری بین اعضا بهتر باشد، روابط سالم‌تری به وجود می‌آید و  فضای همکاری بهتری فراهم خواهد شد.

در فضاهای اشتراکی لازم است نکاتی درنظر گرفته شود که به نفع همه باشد و به بهره‌وری همه افرادی که در آن محیط حضور دارند، کمک کند:

تبیین قوانین به صورت شفاف و روشن

در فضاهای اشتراکی باید همه قوانین شفاف و روشن مطرح شود، وقتی همه چیز به صورت صریح بیان شده باشد،‌ از هرج و مرج جلوگیری خواهد شد و افرادی که در چنین فضاهایی مشغول فعالیت هستند می‌دانند چه کارهایی مجاز و چه کارهایی ممنوع است.

از نحوه خوردن چای و قهوه گرفته تا روش رزرو اتاق کنفرانس باید روال همه کارها معلوم باشد. در مورد نحوه تعامل افراد با یکدیگر برای جلوگیری از سر و صدای اضافی نیز بهتر است راهکارهایی پیشنهاد داده شود.

یکی از مسایلی که باید در فضاهای کاری اشتراکی به خوبی تبیین شود آن است که محیط کار نباید مانع تمرکز افراد حاضر شود. فضاهای کاری در عین تعاملی بودن باید به گونه‌ای طراحی شوند که مانع حواس پرتی افراد حاضر حین کار شوند.

به اشتراک گذاشتن دارایی‌ها و دانش 

احساس تعلق یکی از نیازهای اصلی انسان‌ها است. در دفاتر سنتی، صاحب دفتر، مالک همه چیز است و کسی بدون اجازه حق استفاده از لوازم دفتر را ندارد. در دفاتر اشتراکی وضعیت متفاوت است.

معمولا افرد دورکار که در فضاهای اشتراکی مشغول فعالیت می‌شوند، چنین وضعیت‌هایی را تجربه کرده‌اند که احساس تعلقی به لوازم و تجهیزات آن مکان ندارند.

علاوه بر تجهیزات و ابزارها که باید به صورت اشتراکی مورد استفاده قرار گیرد، تجارب شخصی فرد در کار نیز اهمیت دارد. افرادی که در چنین فضاهای اشتراکی و به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، مملو از تجربه‌هایی هستند که بهتر است با همکاران خود به اشتراک بگذارند. در واقع سرمایه شرکت‌ها تنها ابزارهای فیزیکی نیستند؛ بلکه نیروهای دورکار و دانش و تجربه‌ای که کسب کرده‌اند نیز بخشی از سرمایه محسوب می‌شوند.

مسئولیت‌پذیری

گاهی اوقات انجام برخی کارها برای ما دشوار می‌شود و تصور می‌کنیم نمی‌توانیم به تنهایی از پس انجام آن بربیاییم. فضاهای اشتراکی کار، باعث می‌شود چنین وضعیت‌هایی در ما شکسته شود و بتوانیم با کمک و همراهی بقیه با احساس بهتری کار را پیش ببریم.

در شرایط پساکرونا،  دفاتر اشتراکی می‌توانند به شکل جدیدی به کار خود ادامه بدهند و فصل جدیدی از کار خود را آغاز کنند.