۱۱ باور نادرست درباره مدیریت زمان که به بهره وری شما آسیب می‌رساند

متخصصان و مدیران ارشد بر این باورند که مدیریت زمان یکی از موضوعات مهمی است که به بهره ‌وری بیشتر در فضای کسب و کار و زندگی شخصی کمک می‌کند. با این وجود، نکاتی در مدیریت زمان مطرح می‌شود که می‌تواند تاثیر منفی را به همراه داشته باشد و اتفاقا نتیجه معکوس بدهد.

تهیه چک لیست‌های روزانه و اولویت بندی کارها،‌ تخصیص زمان مناسب به هر کار می‌تواند نتایج مثبتی به همراه داشته باشد، اما باید دقت کنید در دام این ۱۱ افسانه مدیریت زمان نیفتید که نتیجه معکوس به همراه خواهد داشت:

۱- مدیریت زمان بهتر به معنی مدیریت بهتر کارها است

برخی بر این باور هستند که اگر کارهای موجود در فهرست کاری خود را به شکل مناسبی زمان بندی و اولویت گذاری کنند، همه چیز تمام شده است. با این وجود، برای تجربه مدیریت زمان مناسب، باید حد و مرزهای کاری را به خوبی رعایت کرده و آگاهانه انتخاب کنیم که می‌خواهیم انرژی خود را روی چه کاری متمرکز کنیم. برای تجربه مدیریت زمان بهتر، باید انتخاب درستی برای تخصیص منابع انرژی و زمانی روی موضوعات داشته باشیم.

۲- برنامه ریزی برای انجام سخت ترین کارها بدون توجه به سطح انرژی 

برخی فقط روی مدیریت زمان تمرکز می‌کنند و توجهی به ریتم‌ها و سطوح انرژی خود ندارند و تصور می‌کنند بر اساس یک قاعده مدیریتی ابتدا باید به سراغ کارهای سخت بروند. حال آنکه در برخی زمان‌ها از نظر جسمی و روحی امکان پرداختن به برخی کارهای مقدور نیست.  وقتی سطح انرژی‌مان پایین است، بی‌شک نمی‌توانیم کارهای سخت و پیچیده که نیاز به انرژی بالایی دارد، انجام دهیم. در مدیریت زمان باید به جنبه‌های دیگری همچون سطح انرژی و توان فکری و جسمی افراد نیز توجه کرد.

۳- همیشه برای انجام الویت ها زمان کافی وجود دارد

الویت بندی کارها و پرداختن به الویت‌ها مهم است. اما گاهی زمان کافی برای الویت‌ها اختصاص نمی‌دهیم و به همین دلیل دچار استرس شدید می‌شویم. انجام کارها در شرایطی همراه با آرامش بسیار اهمیت دارد.

۴- چند وظیفه بودن باعث می‌شود کارهای بیشتری انجام دهید

یکی از تفکرات اشتباه در مدیریت زمان، چند وظیفگی است که برخی تصور می‌کنند با مدیریت زمان می‌توان از عهده چند وظیفه موازی برآمد. در مدیریت زمان هوشیار بودن و تمرکز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

۵- انجام کارهای بیشتر و بدون توجه به شرایط جسمی و روحی

اگر هزاران کار انجام بدهید ولی به جسم، روح و روان خود فشار وارد کنید، به این کار مدیریت زمان نمی‌گویند. مدیریت زمان یعنی بتوانید کارهای بیشتری را بدون صدمه زدن به خودمان در زمان بهتری انجام دهیم تا زندگی شادتر و موفق‌تری را تجربه کنیم.

۶- نداشتن زمان کافی برای انجام کارهای مختلف

برخی افراد همیشه از نداشتن وقت برای کارهای مختلف ناله می‌کنند. هر روز زمانی را برای سرمایه گذاری روی خودتان صرف کنید و ببیند کجای داستان ایستاده‌اید و به کدام سمت می‌روید. پر کردن تمام ساعات روز با کارهای مختلف و نداشتن زمان کافی برای تفکر در مورد مسیر کار اشتباهی است.

۷- برنامه ریزی دقیق برای هر روز به مدیریت زمان بهتر منجر می‌شود

یکی از بزرگترین دام‌های مدیریت زمان آن است که ساختار ثابت و مشخصی برای برنامه‌های هر روز مشخص کنید و از چارچوب‌ها خارج نشوید. باید روش‌های مختلف و راهکارهای بهینه را در برنامه ریزی روزانه تجربه کرده و بهترین را انتخاب کنید.

۸- مدیریت زمان مستلزم داشتن چک لیست دقیق کاری است

تهیه لیست دقیق کارها نیز یکی از دام‌های مدیریت زمان است. با وجودی که تهیه فهرست کارها مهم است، اما از آن مهم‌تر آن اسن که کارها متناسب با اهداف و استراتژی‌ها انجام شوند. هر شب برای برنامه روز بعد ۱۵ دقیقه زمان صرف کنید ولی برنامه‌ای دینامیک تهیه کنید و برخورد صلب نداشته باشید.

۹- برای مدیریت زمان بهتر،‌ هر روز برنامه ریزی کنید

اگر فقط به برنامه‌ ریزی روزانه اکتفا کنید، اهداف بلند مدت به فراموشی سپرده می‌شوند. وقتی فقط روی برنامه ریزی روزانه تمرکز کنیم، عملا وقتی برای برنامه‌های آتی در نظر نمی‌گیریم.

۱۰- وقت خود را تماما برای کار بگذارید

در دوره‌های مدیریت زمان گفته می‌شود با تلفن صحبت نکنید، به ایمیل‌ها پاسخ ندهید و روی یک کار تمرکز کنید تا به بهره وری برسید. شاید لازم باشد زمانی را برای همه این موارد در نظر بگیرید. با اختصاص زمان مناسب کوتاهی در هر روز می‌توانید به همه این کارها هم برسید.

۱۱- زمان خود را مدیریت کنید

ما نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم، اما می‌توانیم انرژی خود را مدیریت کرده و بهره وری بیشتری داشته باشیم. نفس راحتی بکشید و انرژی خود را به تناسب نیاز به موضوعات مختلف تخصیص دهید.