مقایسه‌ی Notion و Airtable؛ بهترین ابزار مدیریت پروژه و افزایش بهره‌وری کدام است؟

در زندگی پر هیاهوی امروزی، ابزارهای افزایش بهره‌وری و مدیریت پروژه‌ی ماژولار توانسته‌اند به محبوبیت بسیاری میان کاربران دست پیدا کنند. سرویس‌های نرم‌افزاری مانند Coda، Roam Research، Notion و Airtable از مشهورترین بازیگران این عرصه به شمار می‌روند که توانسته‌اند سهم بسیاری از بازار را در اختیار خود بگیرند. در میان آن‌ها، Notion و Airtable از بهترین ابزارها به شمار می‌روند که هر کدام ویژگی‌های خاص خود را به کاربران ارائه می‌دهد. اما تفاوت‌های اساسی میان آن‌ها چیست و کدام یک می‌توانند مفیدتر باشند؟

Notion شباهت بسیاری به Evernote دارد و می‌توان به عنوان مغز دوم روی آن حساب باز کرد. Airtable رویکرد متفاوتی در پیش گرفته است و امکان ساخت دیتابیس‌های سفارشی را براساس نیازها فراهم می‌کند. ساختار آن به سرویس گوگل Sheets شباهت دارد اما رابط کاربری آسان‌تری دارد و انعطاف بیشتری از خود نشان می‌دهد. با مقایسه‌ی جزئیات دو سرویس گفته شده می‌توان به دید بهتری میان تفاوت عملکرد هر یک دست پیدا کرد.

دسترسی کراس پلتفرم

سرویس Notion روی سیستم‌عامل‌های iOS، اندروید، ویندوز و مک به همراه نسخه‌ی تحت وب در دسترس است. اگرچه اپلیکیشن مخصوص موبایل آن کمی ناامیدکننده است و بیشتر به ارائه‌ی قابلیت‌های تحت وب می‌پردازد. همچنین مشکلات اساسی در کارایی اپ وجود دارد که موجب می‌شود انجام ساده‌ترین کارها به دشواری صورت بگیرد و کاربران به نسخه‌های دسکتاپ علاقه‌ی بیشتری نشان دهند. Airtable نیز برای iOS و اندروید در دسترس است اما از نسخه‌ی اختصاصی برای دسکتاپ بهره نمی‌برد و کاربران ویندوز و مک باید از نسخه‌ی تحت وب استفاده کنند.

رابط کاربری

هر دو سرویس Notion و Airtable امکان ایجاد یک فضای کار (Workspace) را در ابتدا فراهم می‌کنند؛ اما رویکرد هر یک متفاوت است. در Notion می‌توانید پس از ایجاد فضای کاری، اقدام به افزودن صفحات به آن کنید. تمامی گزینه‌های موجود در پنل سمت چپ قرار دارند. به صورت پیش‌فرض یک صفحه‌ی خالی برای فضای کاری ایجاد می‌شود. در ادامه می‌توانید صفحات شخصی‌سازی شده را اضافه کنید.

در Airtable امکان ساخت چندین فضای کاربری از پنل سمت چپ وجود دارد. ابتدا نیاز به ساخت Base (مشابه صفحه در Notion) و افزودن داده‌ها به آن است. برخلاف Notion، در سرویس Airtable می‌توان سطرها و ستون‌های دلخواه را به هر صفحه اضافه کرد. قابلیت‌ها و نحوه‌ی کار در محیط گفته شده، شباهت بسیار زیادی به گوگل Sheets و اکسل مایکروسافت دارد.

چنین سرویس‌هایی برای مدیریت پروژه و ساخت دیتابیس‌های سفارشی کاربرد دارد و نباید Notion و Airtable را با یک ابزار یادداشت‌برداری ساده اشتباه گرفت.

قالب‌ها

قالب‌ها نقش اساسی در برنامه‌های افزایش بهره‌وری و برنامه‌ریزی ماژولار دارند. اگرچه می‌توانید در هر دو برنامه‌ی Notion و Airtable اقدام به طراحی صفحه‌ها از پایه کنید، اما چنین کاری نیازمند صرف زمان و انرژی است. به همین دلیل بیشتر کاربران ترجیح می‌دهند از قالب‌های آماده استفاده کنند.

گالری قالب‌های Notion بسیاری از موارد کاربردی را درون خود جای داده است. اگرچه تعداد قالب‌های پیش‌فرض چندان زیاد نیست اما بستری برای استفاده از قالب‌های ساخته شده توسط سایر کاربران فراهم شده است. جامعه‌ی کاربری سرویس بسیار فعال است و اقدام به ترجمه‌ی قالب‌ها به سایر زبان‌ها می‌کند.

قالب‌های آماده‌ در Notion برای مدیریت پروژه، ویکی‌پدیا، ردیاب عادت‌ها، ردیاب امور مالی و غیره در نظر گرفته شده است.

Airtable نیز سعی کرده است از رقابت عقب نماند و قالب‌های داخلی متنوعی ارائه می‌دهد. صدها قالب آماده در دسته‌های مختلفی مانند تقویم مطالب، ردیاب پروژه، ردیاب باگ‌ها، تحقیقات، برنامه‌ریزی و مدیریت در نظر گرفته شده است.

قابلیت‌ها

Notion به صورت کلی تطابق‌پذیری و انعطاف بیشتری نسبت به Airtable دارد. برای مثال علاوه‌ بر تغییر ساختار متن و رنگ پس‌زمینه، امکان تعامل با گوگل اپ، Figma و InVision را هم دارد. همچنین می‌توان قالب‌های شخصی‌سازی شده با قابلیت استفاده دوباره از داده‌های قبلی ایجاد کرد. کاربران می‌توانند ویجت‌های سایر سرویس‌ها مانند آب و هوا، ساعت و نوار پیشرفت را نیز به صفحه‌ها اضافه کنند، اگرچه این قابلیت به صورت رسمی توسط توسعه‌دهنده پشتیبانی نمی‌شود. در یک جمله می‌توان گفت که کاربران تمامی ابزارهای لازم برای ساخت صفحه‌های متنوع همراه با المان‌های مختلف مثل ایموجی‌ها، ویجت‌ها و بنرها را در اختیار دارند.

همان طور که در قسمت‌های قبلی گفتیم، Airtable روی ساخت ستون‌های جدید مانور می‌دهد. هر ستون را می‌توان به مواردی مثل متن، چک‌باکس، تاریخ و ساعت اختصاص داد. همچنین می‌توان برای جذابیت بصری از کد رنگی اختصاصی برای هر ستون استفاده کرد.

در نهایت اتوماسیون مهم‌ترین قابلیت Airtable به شمار می‌رود که به کمک آن می‌توان اموری مانند ارسال توییت‌ها یا پیام‌ها را به صورت خودکار زمان‌بندی کرد. پشتیبانی از اپ‌های جانبی هم بهتر از Notion صورت می‌گیرد و از سرویس‌هایی مانند Jira، Miro و AirFlow به خوبی پشتیبانی می‌کند.

مدیریت پروژه

Notion و Airtable به دلیل قابلیت‌های مدیریت پروژه‌ی خود در حال کسب محبوبیت میان تیم‌های کوچک و استارتاپ‌ها هستند. کاربران می‌توانند قالب‌های مدیریت پروژه را به فضای کاربری خود Import کنند و سپس جزئیات و امور دلخواه خود را به آن‌ها اضافه کنند.

مدیران می‌توانند سایر کاربران را به پروژه‌ی خود دعوت کنند و به آن‌ها دسترسی کامل دهند. در هنگام مدیریت پروژه‌ها در Notion می‌توان نظر، تاریخ، ساعت و کاربر خاصی را به پروژه اختصاص داد. همچنین امکان مشاهده پروژ‌ها به صورت تایم‌لاین، تقویم، لیست و ... وجود دارد.

مدیریت پروژه‌ها در Airtable نیز شباهت زیادی به Notion دارد اما به دلیل بهره‌مندی از ابزارهای اتوماسیون می‌تواند عملکرد بهتری از خود نشان دهد. برای مثال می‌توانید حالت جدیدی ایجاد کنید که اگر کاربر وضعیت یک پروژه را از در حال انجام به اتمام رسیده تغییر داد، پیامی در یک کانال خاص در سرویسی مانند Slack ارسال شود.

قیمت

Notion به صورت رایگان برای استفاده‌ی شخصی بدون محدودیت در دسترس است؛ اما برای مدیریت پروژه تنها امکان دعوت کردن ۵ کاربر وجود دارد. برای دعوت کاربران بیشتر باید مبلغ ۵ دلار به ازای یک ماه برای هر کاربر پرداخت شود. در سوی دیگر Airtable مبلغ ۱۰ دلار به ازای هر کاربر در ماه را درخواست می‌کند اما قابلیت‌های بیشتری از جمله ۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای هر صفحه را ارائه می‌کند.

سخن پایانی

استفاده از هر نوع ابزار افزایش بهره‌وری می‌تواند در انجام امور مختلف، بهبود ایجاد کند. در این میان Notion قالب‌های متنوع‌تر و بیشتری ارائه می‌دهد و طرح‌های رایگان را نیز عرضه می‌کند. Airtable قابلیت‌های بیشتری برای اتوماسیون و پشتیبانی از ابزارهای جانبی درون خود جای داده است اما رایگان نیست. به همین دلیل Notion می‌تواند گزینه‌ی مناسب‌تری برای تیم‌های کوچک با بودجه‌ی محدود باشد.