هفت استراتژی کاربردی برای تشویق کارمندان به صحبت کردن در مورد خطاهای کاری

برخی کارمندان با دیدن خطاها و اشتباهات در محیط کار تنها نقش تماشاچی را بازی می‌کنند و نمی‌دانند به چه صورت باید در صورت مشاهده چنین مواردی در مورد آن صحبت و اظهار نظر کنند. در این مطلب ۷ استراتژی کاربردی برای تشویق کارمندان به حرف زدن در مورد خطاهای کار توضیح داده شده است.

داده‌های آماری می‌گوید معمولا در اکثر شرکت‌ها تنها ۱.۴ درصد کارمندان با دیدن خطاها، لب به سخن می‌گشایند و بقیه با بی‌‌تفاوتی از کنار مسایل عبور می‌کنند. حال آنکه انتظار می‌رود در مواجهه با خطاها برخوردی مسئولانه از خود نشان بدهند. معمولا کارمندان به دلایل مختلفی سکوت می‌کنند و اغلب ترسی پنهان برای مطرح کردن خطاها در محیط کار دارند.

نتایج یک مطالعه آماری نشان می‌دهد که ۸۲ درصد از افرادی که معمولا در مورد خطاهایی کاری صحبت می‌کنند، مورد آزار و اذیت بقیه کارمندان قرار می‌گیرند، ۶۰ درصد آنها کار خود  را از دست می‌دهند، ۱۷ درصد جایگاه فعلی و پست سازمانی که دارند را به خطر می‌اندازند و ۱۰ درصد دچار مشکلات جدی‌تری در می‌شوند که حتی مجبور شوند استعفا بدهند.

اما سوال مهم این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها چگونه می‌توانند نیروهای انسانی خود را تشویق کنند تا در صورت مشاهده خطا در محل کار به جای سکوت کردن بتوانند در مورد مسایل و مشکلات به درستی صحبت کنند.

۱- طراحی مجدد ابزارها و روش‌های گزارشگیری

سازمان‌های هدفمند معمولا با طراحی ابزارهای مناسب گزارشگیری و سرمایه گذاری برای آموزش کارمندان، کمک می‌‌کنند تا نیروی انسانی تنها نقش تماشاچی را در مقابل خطاهای سیستم نداشته باشند و به مشکلات واکنش درست نشان بدهند.

۲- ایجاد فرهنگ سازمانی که پذیرای شنیدن مشکلات باشد

فرهنگ هر سازمان یا شرکتی تعیین می‌کند که اعضای تیم چه واکنشی نسبت به خطاها و مشکلات از خود نشان می‌دهند. اگر جلسات منظمی برای شنیدن خطاها و مشکلات و در میان گذاشتن برخی مسایل وجود داشته باشد و در این جلسات کاری گوشی شنوا و به دور از قضاوت‌ها و برچسب‌ها، صحبت‌های کارمندان را بشنود، فضایی برای طرح مشکلات ایجاد خواهد شد.  اختلاف نظر ممکن است در هر سازمانی وجود داشته باشد، ولی فرهنگ سازمانی با برخورد درست و آموزش روش‌های تفکر انتقادی می‌تواند به حل برخی مشکلات کمک کند.

۳- انتقال پیام در قالبی مثبت و جذاب

سازمان‌ها می‌توانند با تقویت روحیه همدلی و همراهی به کارمندان خود کمک کنند، پیام‌ها و نظراتشان را در قالبی مثبت مطرح کنند. می‌توان مشکلات را به نحوی درست و به دور از چالش‌های ارتباطی مطرح کرد و در مورد آن به بحث و تبادل نظر پرداخت. وقتی هدف مشترک تیم کاری یادآوری شود و از کارمندان خواسته شود نظرات خود را در قالبی مثبت مطرح کنند، انگیزه خوبی برای مشارکت پیدا می‌کنند.

۴- درنظر پاداش‌ یا مشوق‌های غیر مادی

برای آنکه کارمندان تشویق شوند در سرنوشت سازمان و شرکت نقش موثری داشته باشند، می‌توان آنها را با ارائه پاداش‌های غیرمادی و مشوق‌های غیر مالی تشویق کرد و انگیزه‌های از دست رفته را در آنها بیدار کرد. یک قدردانی ساده ولی درست و به‌جا می‌تواند به همکاری کارمندان در حل مسایل شرکت کمک کند.

۵- استفاده مناسب و بهینه از پیام‌رسان‌ها

شرکت‌ها و سازمان‌ها باید فضایی برای شنیده‌ شدن صدای کارمندان خود ایجاد کنند. شبکه‌های اجتماعی را در نظر بگیرید. بسیاری از صداها، حرف‌ها و شکایت‌ها و مشکلات از طریق شبکه‌های اجتماعی بولد می‌شوند. در سازمان‌ها نیز می‌توان از همین الگو برای شنیدم صدای کارمندان در مورد خطاها و مشکلات کاری الگوبرداری کرد و فضایی در اختیار آنها قرار داد تا بتوانند در مورد مسایل شرکت که به چشم آنها می‌آید صحبت کنند.

۶- ایجاد فضایی برای شجاعت حرف زدن در مورد مشکلات و خطاها

مدیران مجموعه‌ها می‌توانند با در میان گذاشتن برخی مشکلات و خطاهای مطرح شده از سوی برخی از کارمندان و تعریف و تمجدی از روش چنین کارمندانی، بقیه را نیز تشویق کنند که مسیر مشابه را انتخاب کنند. در واقع با چنین رویکردی بقیه نیز شجاعت لازم برای طرح کردن خطاها را پیدا می‌کنند.

۷- راه‌اندازی کمپین‌های مختلف در سازمان

یکی دیگر از راهکارهای موثر ایجاد کمپین‌هایی برای بیدار کردن وجدان عمومی در سازمان است. گاهی اوقات تعریف کردن یک پروژه در قالب کمپین برای رصد خطاها و مشکلات می‌تواند بسیار کمک کننده باشد و همه کارمندان را نسبت به چنین مواردی حساس کند.