سرویس تلفن سازمانی مناسب استارتاپ‌ها باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

در بسیاری از کشورهای پیشرو، تلفن‌های سازمانی مبتنی بر ابر (cloud) و یا Hosted PBX محبوبیت زیادی در میان استارتاپ‌ها و کسب‌وکارها دارد. رسپینا نیز برای اولین بار در ایران از سرویس تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر Hosted PBX رونمایی کرد. این راهکار با نام تجاری نکسفون پرو به بازار عرضه شد.

آیا شیوه‌های ارتباطی گذشته پاسخ‌گوی نیازهای استارتاپ‌ها و شکل‌های نوین سازمانی است؟ استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک با توجه به ماهیت و ویژگی‌های خاص خود نیاز به شیوه‌های ارتباطی نوین و به‌روزتری دارند. شیوه‌هایی ارتباطی که بتواند با تغییرات متعدد و پیاپی این سازمان‌ها و همچنین بودجه محدود آن‌ها سازگار باشد. یک استارتاپ برخلاف کسب‌وکارهای بزرگ، بسیار مقیاس‌پذیر است، می‌تواند به‌سرعت بزرگ یا کوچک شود، در نتیجه نیاز به روش ارتباطی دارد که با این ویژگی‌ها سازگاری داشته باشد.

بسیاری از نیروهای سازمان‌های کوچک و استارتاپ‌ها به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند و یا حتی در موقعیتی ثابت استقرار ندارند و نیاز است که با کمترین هزینه و به‌راحتی با سایر همکاران و یا مشتریان در تماس باشند، هیچ‌کدام از روش‌های ارتباطی گذشته جوابگوی این ویژگی نیست. استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک اغلب در ابتدای شکل‌گیری توان مالی کافی برای خرید تجهیزات سخت‌افزاری گران‌قیمت را نیز ندارند، در حالی‌ که روش‌های ارتباطی و تلفنی گذشته آن‌ها را وادار به خرید سرورها و تجهیزات سخت‌افزاری گران‌قیمت می‌کند. همه این موارد نیاز به حرکت به سمت روش‌های نوین و به‌روزتر را بیش از پیش نشان می‌دهد.

چند سالی است که در بسیاری از کشورهای پیشرو، تلفن‌های سازمانی مبتنی بر ابر (cloud) به دلیل این که بسیاری از مشکلاتی که در بالا به آن اشاره شده را حل کرده‌اند؛ در بین استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک محبوب شده‌اند. به سرویس‌های تلفنی بر بستر ابر (cloud) اصطلاحاً سرویس تلفنی Hosted PBX نیز گفته می‌شود. این نوع تلفن‌های سازمانی ویژگی‌های جذابی را در اختیار‌ کسب‌وکارهای کوچک و متوسط قرار می‌دهد که در زیر به بخشی از آن‌ها اشاره خواهد شد.

دسترسی

کارآفرینان برای انجام امور همیشه در دفتر محل کار حضور ندارند، در عین‌ حال مهم است که همواره برای مشترکین و  افراد تیم خود در دسترس باشند. این امر بدیهی است که در صورت عدم پاسخگویی و در دسترس نبودن امکان قطع همکاری مشترک و نارضایتی او بسیار بالا است. سطح دسترسی مرکز تلفن Hosted PBX بسیار گسترده است، Hosted PBX از طریق تلفن‌های تحت شبکه (IP Phones)، پنل تحت وب و اپلیکیشن قابل استفاده است که برای کار انعطاف‌پذیر و درعین‌حال حفظ مشتریان بهترین گزینه است. دیگر ویژگی‌های مرکز تلفن Hosted PBX مانند پاسخگوی خودکار، صف تماس، پیغام‌گیر و ... تضمینی برای ارتباطی پایدار با مشترکین است.

کاهش هزینه

صرفه‌جویی در هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری سیستم تلفن برای شرکت‌های نوپا حائز اهمیت است. Hosted PBX موجب می‌شود هزینه سرمایه‌گذاری برای خرید تجهیزات و همچنین هزینه مداوم نگهداری و ارتقا سخت‌افزار بسیار کاهش یابد. در این سیستم دیگر هیچ نیازی به خرید تجهیزات سرور و سخت‌افزار وجود ندارد و کلیه ارتباطات بر روی سرورهای ابری شرکت ارائه‌دهنده سرویس قرار می‌گیرد.

پایداری

حفظ امنیت و پایداری مرکز تلفن Hosted PBX بر عهده‌ی شرکت ارائه‌دهنده‌ی این سرویس است. در صورتی قطعی به هر دلیلی شرکت ارائه‌دهنده موظف است خسارات احتمالی را جبران نماید، به همین دلیل شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس Hosted PBX در راستای حفظ پایداری سرویس همواره در حال تلاش هستند و به دلیل دارا بودن نیروی متخصص در این زمینه بسیار بهتر می‌توانند از عهده مشکلات احتمالی برآیند.

مقیاس‌پذیری

معمولاً استارتاپ‌ها با تیم‌های کوچک کار خود را شروع می‌کنند. با رشد کسب‌وکار، نیازهای ارتباطی آن‌ها نیز افزایش می‌یابد. مرکز تلفن Hosted PBX  بسیار مقیاس‌پذیر بوده و در صورت نیاز، اضافه و یا کم کردن تعداد داخلی و امکانات، به‌سادگی و بدون نیاز به نیروی فنی و با استفاده از پنل مدیریتی این سرویس قابل انجام است. در مقابل، ایجاد تغییرات در سرویس‌های تلفن سنتی بسیار پرهزینه و گران‌ است.

امکانات ارتباطی متمایز

ادغام روش‌های ارتباطی با مدیریت ارتباط با مشتری منجر به افزایش قابل‌توجهی در بهره‌وری خواهد شد، ویژگی‌ها و امکاناتی مانند تهیه گزارش و ساختن آرشیو تماس‌ها که مرکز تلفن Hosted PBX در اختیار کاربران قرار می‌دهد در مدیریت ارتباط مشترکین بسیار مؤثر است. همچنین ارائه امکاناتی نظیر چت سازمانی، فکس اینترنتی، ارسال فایل و ... نیز سرویس Hosted PBX را از روش‌های سنتی متمایز می‌سازد.

طی سال‌های اخیر و با افزایش تعداد استارتاپ‌ها در ایران، شرکت داده‌پردازی رسپینا از سرویس تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر Hosted PBX رونمایی کرد. این سرویس برای اولین بار است که در ایران به صورت تخصصی ویژه‌ی استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌شود. این راهکار با نام تجاری نکسفون پرو به همراه ویژگی‌های متمایزی که دارد برای هر کسب‌وکاری که نیاز به تحول و به‌روز کردن روش‌های ارتباطی خود دارد مناسب است.

• نکسفون پرو با در نظر گرفتن اهمیت کار تیمی در پیشرفت و توسعه‌ی یک استارت آپ، روشی نوین جهت ارتقا ارتباطات تیم‌ها ارائه کرده است. برای مثال سرویس نکسفون پرو علاوه بر امکان تماس تلفنی امکان دسترسی به فضای ذخیره‌سازی نامحدود، چت درون‌سازمانی و ارسال فکس را نیز فراهم کرده است.
• نکسفون پرو با در نظر گرفتن بودجه‌ی محدود یک استارت آپ هزینه‌ی اولیه جهت خرید سخت‌افزار و سرور از بین برده است.
• راهکار تلفن ثابت سازمانی نکسفون بر روی ابرهای رسپینا نگهداری می‌شود و کسب‌وکار هیچ مسئولیتی جهت نگهداری و حفظ امنیت سرویس ندارد و تمام مسئولیت آن بر عهده‌ی رسپینا و نکسفون است.
• نکسفون پرو هزینه‌های ماهیانه ارتباطات‌ را به‌شدت کاهش داده است. تعرفه‌ی ماهیانه‌ی نکسفون پرو به‌صورت طراحی شده است که در مقایسه با تعرفه‌ی مخابرات تا 70% هزینه‌ی ماهیانه مکالمات را کاهش خواهد داد.
• سطح دسترسی گسترده‌ی نکسفون پرو موجب شده، افراد یک تیم، همیشه قابل‌دسترس باشند.
• نکسفون پرو از طریق IP Phoneها، اپلیکیشن و پنل تحت وب قابل استفاده است. این ویژگی علاوه بر اینکه مدیران یک استارت آپ را قادر می‌سازد از هر جایی با افراد تیم خود در ارتباط باشند و آن‌ها را مدیریت کنند به کارمندان نیز اجازه می‌دهد از طریق دورکاری وظایف خود را انجام دهند.
• نکسفون پرو منعطف و مقیاس‌پذیر است. با توجه به ویژگی استارتاپ‌ها و متغیر بودن تعداد افراد و جابجایی آن‌ها در تیم، افزایش، کاهش و انتقال داخلی بسیار ساده، از طریق پنل ادمین قابل انجام است و نیاز به نیروی متخصص IT و یا خرید تجهیزات اضافه ندارد.
• نکسفون پرو قابل‌انتقال و جابجایی است.
• راهکار نکسفون پرو بدون ضوابط اداری مراکز مخابراتی و محدودیت‌های جغرافیایی در هر محلی قابل ارائه و استفاده است و با دو سر شماره‌ی استانی و کشوری به مشترکین ارائه می‌شود.

علاقه‌مندان برای دریافت اطلاعات بیشتر از راهکار نکسفون پرو می‌توانند به وب‌سایت نکسفون مراجعه و یا با شماره تلفن‌ 91070000-021 تماس حاصل نمایند.