چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

آیا تا به حال به این موضوع دقت کردید که چقدر زندگی ما با کلاف دنیای دیجیتال گره خورده است؟ بعید است که کسی از عصر دیجیتال تاثیر نپذیرفته باشد. خود شما چقدر به آن وابسته شده‌اید؟

امروزه برخلاف گذشته، انسان کارهای روزمره و مخصوصا امور مرتبط با کسب و کار را به ابزار دیجیتال مخصوص آن محول کرده است تا کارها منظم و درست پیش بروند.

اگر نگاهی به روش زندگی امروزی خودمان بی‌اندازیم، ناگفته پیداست که تمامی کارهای پیچیده و حساب کتاب‌ها را هم به ابزارهای مخصوص آن سپرده‌ایم و کمتر ذهن خودمان را درگیر محاسبات اعداد و ارقام می‌کنیم.

این موضوع فقط در مورد افراد معمولی نیست و درمورد تمام کسب‌و‌کارها هم صدق می‌کند؛ دیگر کمتر کسب‌و‌کاری هست که هنوز هم از روش‌های سنتی حسابداری استفاده کند و خواه ناخواه همگی به‌سمت استفاده از سیستم‌های حسابداری رفته‌اند تا از غافله رقابت عقب نمانند.

اصلا سیستم حسابداری خوب چیست؟

سیستم حسابداری مجموعه‌ای از برنامه‌های به‌هم پیوسته است که با استفاده از مفاهیم حسابداری، توسط متخصصان این حوزه ساخته شده تا کاربران بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن و با بیش‌ترین دقت، جمع آوری، ذخیره، پردازش و به‌طورکلی مدیریت امور مالی خود را انجام دهند. البته سیستم حسابداری برای هر کسب و کاری می‌تواند دارای دسته بندی‌های گوناگون باشد.

روش کار سیستم حسابداری

هر سیستم حسابداری با استفاده از ورود داده‌های مالی، پردازش این داده‌ها و در نهایت ارسال خروجی کار می‌کند.

1. ورود داده

در یک سیستم حسابداری، رویدادها و داده‌های مالی مانند صورت‌حساب خرید و فروش، دریافت و پرداخت‌ها و... وارد سیستم می‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.

2. پردازش داده

پس از ورود داده‌ها که همان اسناد و مدارک مالی و حسابداری هستند، سیستم حسابداری این داده‌ها را به ترتیب پردازش می‌کند؛ اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیری که بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدها و...  دارند به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.

ثبت‌های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفترکل منتقل می‌شوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفترکل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی‌تر و تفضیلی از حساب‌های دفتر کل، از دفاتر  معین استفاده می‌شود.

3. خروجی داده

حاصل این پردازش‌ها در سیستم حسابداری، صورت‌ها و گزارش‌های مالی است که در پایان هرماه، با تهیه تراز آزمایشی صحت‌سنجی می‌شود.

سیستم حسابداری خوب چه مزایایی دارد؟

• افزایش سرعت
  • همانطور که می‌دانید، شرایط اقتصادی به سمتی می‌رود که سرعت و چابکی، موضوعی مهم در موفقیت هر کسب و کار محسوب می‌شود به‌طوری که اگر به موقع واکنش نشان ندهید، حتما از رقبایتان عقب می‌مانید.
• افزایش دقت
  • اگر کاری به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعایت نشود، هیچ ارزشی نخواهد داشت. بنابراین دقت یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که یک سیستم حسابداری خوب از آن بهره می‌برد.
• ارائه انواع گزارش
  • یک سیستم حسابداری خوب باید بتواند گزارش‌های جامع و کاملی ارائه دهد تا صاحبان کسب‌وکار بتوانند تصمیم مناسب اتخاذ کنند.
• کاهش هزینه‌ها
  • مطمئنا اگر سرعت، دقت و گزارش جامع را در کنار هم داشته باشید، به‌سادگی می‌توانید هزینه‌های مازاد و سربار سازمان یا کسب و کارتان را کاهش دهید.

هدف اجرای سیستم حسابداری در کسب و کار چیست؟

سیستم حسابداری باهدف افزایش دقت و سرعت حساب‌وکتاب کسب‌وکارها تولید شده است که البته ویژگی‌های دیگری هم دارد؛

سیستم حسابداری، به‌عنوان بخشی از سیستم مالی‌واداری، همواره بیش‌ترین بار اطلاعاتی برای تجزیه‌و‌تحلیل را به‌دوش می‌کشد. کاملا واضح است که سیستم حسابداری، اطلاعات مهمی را بعد از سنجش و پردازش به تصمیم‌گیرندگان کسب‌وکار انتقال می‌دهد. بنابراین اگر یک سیستم حسابداری به‌خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفیدی برای «عملیات و نیازهای قانونی» و «تصمیم‌گیری» ارائه دهد.

حالا برویم سراغ اینکه چطور سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟

خرید یک سیستم حسابداری خوب، تصمیمی مهم و چالش برانگیز است که نیاز دارد تمام جوانب و زوایای آن بررسی شود تا جلوی ضرر وزیان احتمالی در فرآیندهای کاری را بگیرد. برای اینکه یک سیستم حسابداری خوب انتخاب کنید باید بررسی کنید که آیا یک سری ویژگی مهم را دارد یا خیر که به نظر موضوعی سخت می‌رسد اما این بررسی ارزشش را دارد تا خیالتان راحت باشد.

به تازگی شرکت‌های زیادی به وجود آمدند که در زمینه نرم افزارهای مالی و اداری و سیستم حسابداری کار می‌کنند اما یک سیستم حسابداری خوب باید ازشرکتی معتبر که سابقه طولانی در زمینه نرم افزارهای مالی‌واداری داشته باشد تهیه شود چون این شرکت‌ها باتوجه به تجربه‌ای که طی سال‌های طولانی در حوزه‌های مختلف صنعتی پیدا کرده‌اند، چم و خم هر کسب و کار را می‌شناسند و علاوه بر این از لحاظ پشتیبانی نیز برای مشتری خود تمام تلاش خود را می‌کنند.

برای اینکه بتوانید تشخیص دهید که کدام شرکت می‌تواند سیستم حسابداری مناسب شما را ارائه دهد باید چند موضوع را درنظر بگیرید:

• سابقه فعالیت
  • همانطور که گفتیم سابقه در هر کاری بسیار مهم است و این موضوع درمورد شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار هم صدق می‌کند. یکی از راه‌های تشخیص سابقه فعالیت، وب‌سایت آن شرکت است.
• خدمات پشتیبانی
  • پشتیبانی مهم‌ترین موضوع بعد از خرید سیستم حسابداری است، زیرا اگر دچار مشکل در هنگام کار با سیستم حسابداری شوید باید پشتیبانی مناسب دریافت کنید تا در فرآیند کسب‌وکار خللی وارد نشود.
• جامعیت
  • یک سیستم حسابداری مناسب باید بتواند تمامی صنایع و حوزه‌های کسب‌وکاری را پوشش دهد و برای هر کدام راهکار متناسب ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور که گفتیم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سیستم حسابداری خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه کنید می‌بینید که شرکت‌های معتبر با سابقه‌ای مثل شرکت حساب رایان پارس وجود دارند که از هر لحاظ معتبر باشند و بتوانند نیاز شما را برطرف سازند.

حتی اگر خودتان نتوانستید به اطمینان کامل دست یابید، می‌توانید با پرس‌وجو از افرادی که در زمینه نرم‌افزار مالی‌واداری سابقه فعالیت دارند به اطمینان کامل درمورد این شرکت برسید تا چشم‌اندازی شفاف در این زمینه پیدا کنید.