نرم افزار مدیریت کسب و کار چه نیازهایی را از مدیران رفع می کند

چه در حال راه اندازی یک استارتاپ با تعداد کمی کارمند باشید و چه یک شرکت بزرگ با 500 نفر کارمند داشته باشید، شما به عنوان یک مدیر همواره تعداد زیادی کار برای انجام دارید. رسیدگی به تمامی کارها به طور همزمان بسیار خسته کننده، وقتگیر و یا حتی غیر ممکن است. به همین دلیل است که شما برای مدیریت کارهای خود نیاز به نرم افزارهای حرفه ای مدیریت کسب و کار دارید تا به عنوان یک دستیار، مدیریت را برای شما ساده سازی کنند. اما این نرم افزار دقیقا چه نیازهایی از مدیران را رفع می­کند؟ در ادامه با بررسی نحوه­ی عملکرد این نرم افزار، به این سوال پاسخ خواهیم داد.

نرم افزار مدیریت کسب و کار (BMS) چیست؟

سیستم مدیریت کسب و کار یا business management system مجموعه­ای از سیاست ها، شیوه ها، رویه ها و فرایندهایی است که در توسعه و استقرار استراتژی ها، اجرای آنها و کلیه فعالیت های مرتبط با مدیریت به کار برده می­شود. 

ایده اصلی BMS ارائه ابزارهایی برای مدیران و در راستای برنامه ریزی، نظارت و کنترل فعالیتهای مدیریتی و اندازه گیری عملکرد کسب و کار و اجرای فرایندهای بهبود مستمر در یک سازمان است. سیستم مدیریت کسب و کار با موفقیت یک شرکت ارتباط تنگاتنگی دارد.

به زبان ساده می­توان گفت نرم افزار مدیریت کسب و کار یا BMS به مجموعه ابزاری گفته می­شود که با مکانیزه سازی فرآیندهای وقتگیر تجاری و یکپارچه سازی سیستم­های نرم­افزاری سازمان، باعث ساده سازی، تسریع و بهبود فرایند مدیریت می­شوند.

برای پاسخگویی به نیازهای مختلف تجاری یک سازمان، ابزارهای مدیریت کسب و کار متنوعی در بازار وجود دارد اما شاید همه ی آنها مناسب کسب و کار شما نباشند. نرم افزار انتخابیتان در عین بهترین بودن باید نیازهای تجاری شما را تا حد زیادی رفع کند. اما بهترین نرم­افزار مدیریت کسب و کار چیست؟

بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار دارای چه ویژگی هایی است؟

بیشتر سازمان­ها بر روی نرم افزارهای مدیریت کسب و کار سرمایه گذاری می­کنند تا کارها را به درستی انجام دهند، خطرات و ریسک ها را پیش بینی کنند و کارایی کلی سازمان را بهبود بخشند. خیلی از سازمان ها نیز در حال تصمیم گیری برای انتخاب بهترین و مناسب ترین این نرم افزار­ها هستند.

صاحبین کسب و کارها به این نتیجه رسیده اند که برای بقا در بین رقبا و بودن در راس امور، باید از این ابزار به نحو احسن استفاده کنند. اما باید این موضوع را در نظر بگیرند که تمام نرم افزارهای مدیریت کسب و کار برای آنها مناسب نیست. بهترین سیستم مدیریت کسب و کار سیستمی است که با کمترین پیچیدگی و در کوتاه ترین زمان، بیشترین نیازهای مدیریتی شرکت را برطرف کند.

بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• سرعت بالا
• امنیت بالا
• کاستن از هزینه های سازمان
• پیچیدگی کم و کاربرد آسان (user freindly)
• دارای ویژگی های کاربردی و پرهیز از موارد غیر ضروری
• توانایی یکپارچه سازی بخش های مختلف و داده های سازمانی

نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان دارای تمامی ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار است. کاوان با ساده سازی فرایندهای مدیریتی، پاسخگوی بسیاری از نیازهای مدیران است. علاوه بر این ویژگی ها، کاوان توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده ها و ارائه اطلاعات به صورت نموداری را دارد که مدیران می­توانند در کمترین زمان به بیشترین اطلاعات مهم کسب و کار خود آگاه شوند.

ویژگی ها و قابلیت های این سیستم بسیار متنوع است و در قالب 4 ماژول زیر مجموعه ی خود یعنی نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار مدیریت منابع انسانی، نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار CRM به سازمان ها خدمت رسانی می­کند.

وظایف مدیران کسب و کارها

مدیران یک مجموعه مسئولیت های متعددی دارند که اصلی ترین آن ها مدیریت و نظارت بر عملکرد کلی سازمان است. بخش های مختلف سازمان باید فعالیت خود را تحت نظر مدیران انجام دهند. هر بخش تحت نظر مدیر مربوطه است و فعالیت کل بخش ها و ایجاد یکپارچگی و هماهنگی بین آنها بر عهده ی مدیر عامل می­باشد. تصمیم گیری های مهم سازمان و سیاست گذاری ها نیز توسط مدیر مجموعه انجام می­شود. در شرکت های بزرگتر، هیئت مدیره به صورت گروهی تصمیم گیری ها و سیاست گذاری­ها را انجام می­دهند و مدیر اجرایی یا مدیرعامل بخش اجرایی آن را بر عهده دارد.

هر چه سازمان بزرگتر شود مسئولیت آنها نیز بیشتر می­شود تا جایی که انجام کلیه کارها بدون کمک گرفتن از یک دستیار هوشمند غیر ممکن می­شود. نرم افزارهای مدیریت کسب و کار با ساده سازی مراحل کار باعث می­شوند تا فعالیت های وقتگیر تنها با چند کلیک و در عرض چند ساعت انجام شوند. این موضوع باعث صرفه جویی زیادی در وقت مدیران کسب و کارها می­شود.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار برای مدیران

یکی از مزایای اصلی نرم افزار مدیریت کسب و کار این است که شما تنها به یک سیستم برای پاسخگویی به تمام نیازهای تجاری خود نیاز دارید. این امر نیاز به ورود دوگانه داده ها را از بین می برد و مدیریت سیستم را ساده می­کند. هرگونه اطلاعات به روز شده در نرم افزار در تمام ماژول ها و برنامه ها اعمال می­شود و تمام اطلاعات در زمان مورد نیاز، در دسترس هستند.

نرم افزار مدیریت کسب و کار تعداد زیادی از نیازهای مدیران را بر اساس مزایای خود رفع می­کند. اصلی ترین این مزایا عبارت اند از:

1. صرفه جویی در زمان

صرفه جویی و مدیریت درست زمان همواره جزو نکات مورد توجه مدیران یک سازمان است. مدیریت به روش های سنتی و دستی علاوه بر بالا بردن احتمال خطا، به زمان زیادی نیاز دارد. مهم تر از آن، سیستم های دستی و سنتی پیچیدگی های زیادی دارند و دسترسی به اطلاعات و داده ها را بسیار دشوار می­کنند.

نرم افزار جامع مدیریت کسب و کار به راحتی می تواند این مشکلات را حل کند. کارهای روتین و زمانبر به وسیله ی نرم­افزارها در مدت زمان کوتاهی انجام می شود و مدیران و کارمندان می­توانند وقت بیشتری بر روی رشد و پیشرفت سازمان بگذارند.

علاوه بر آن با دسترسی ساده و بدون دردسر به یک پایگاه داده اشتراکی، کارها با سرعت بسیار بالاتری پیش می­رود.

• افزایش بازدهی

اگر به کارگیری چند نرم افزار باعث می­شود شما و کارمندان شما زمان بیشتری داشته باشند و وقت و تمرکز خود را بر روی انجام کارهای مهم تر بگذارید زودتر آن را تهیه کنید! انجام کارهای روتین، تکراری و زمانبر باعث می شود استهلاک کارمندان بالاتر برود و انرژی و انگیزه کاری آنها کاهش پیدا کند در نتیجه بازدهی آنها در انجام کارهای مهم کاهش پیدا می­کند. راه حل، به کارگیری یک سیستم مدیریت کسب و کار خوب است.

یکی از فرسایشی ترین فرایندهای درون سازمانی، هماهنگی بین بخش های مختلف و انتقال داده ها است. سیستم مدیریت کسب و کار یا BMS با یکپارچه سازی فرایندهای بخش های مختلف یک سازمان و فراهم سازی یک پایگاه داده مطمئن اشتراکی، این مشکل را حل کرده است. دیگر نیازی نیست داده ها چند باره وارد سیستم ها شود و اطلاعات بخش های مختلف به راحتی با چند کلیک به اشتراک گذاشته می­شوند. این اقدامات بازدهی کاری مدیران و کارمندان را به شدت بالا می­برد.

• کاهش هزینه ها

کاهش هزینه های اضافی سازمان ها یکی از دغدغه های اصلی مدیران است. راه های متعددی برای کاهش هزینه ها وجود دارد که یکی از کارامدترین آنها به کارگیری یک راه حل یکپارچه مدیریتی است. این راه حل یکپارچه یا سیستم مدیریت کسب و کار از جنبه های متفاوتی هزینه های شرکتی را کاهش می­دهد. شما با سپردن بخشی از کارهای وقتگیر به نرم افزار ها می­توانید در هزینه های منابع انسانی صرفه جویی کنید. زیرا کاری که از نیروی انسانی چند روز زمان می­برد، نرم افزار تنها در چند ساعت انجام می­دهد. می­توان گفت با کاهش خطاهای انسانی در پروسه محاسبات نیز هزینه ی زیادی صرفه جویی می­شود. 

دیگر عامل اصلی کاهش هزینه ها آن است که شما به جای پرداخت هزینه ی خرید و پشتیبانی چندین نرم افزار به صورت مجزا، برای یک راه حل جامع هزینه می­کنید که طبیعتا هزینه ی کمتری بر دوش شرکت می­گذارد.

• کاهش خطا

وقتی می توان به کمک یک ابزار ساده خطا را به حداقل رساند چرا هزینه ی سنگین جبران خطا را متحمل شویم؟ هر بار که اطلاعات سازمان را از یک پلتفرم، بخش یا نرم افزار به پلتفرم دیگری منتقل می­کنیم احتمال بروز خطا را بالا و بالاتر می­بریم. با استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار کافی است اطلاعات را یکبار وارد کنید تا نرم افزار بقیه کارها را انجام دهد. برای بسیاری از مشاغل این نوع اتوماسیون سازی و سادگی تا حد زیادی احتمال خطا را کاهش می­دهد. در این سیستم به دلیل یکپارچگی نرم افزارهای بخش های مختلف، اطلاعات هر یک از آنها پس از پردازش بدون دخالت نیروی انسانی به سایر بخش ها قابل انتقال است. در واقع تمام دپارتمان ها به یک مرکز داده اشتراکی دسترسی دارند که این موضوع باعث کاهش و یا حتی از بین بردن خطا می­شود.