آیا برای اولین بار مدیریت یک پروژه بزرگ را به عهده گرفته‌اید؟ با میزیتو از این 5 اشتباه دوری کنید

تقریبا هر فرد نیاز به دانستن مهارت‌‌های مدیریت پروژه دارد.

نمی‌توان همه را در مدیریت پروژه حرفه‌ای دانست، اما تقریبا هر متخصص حاضر در یک محیط کاری، در مقطعی از زمان کار، مدیریت یک پروژه، چه پروژه‌های بزرگ و چه کوچک را انجام می‌دهد. حقیقت تلخ آن است که حتی اگر شما عنوان "مدیر پروژه" را به یدک نکشید، اغلب از افراد حرفه‌ای توقع میرود که با هرگونه پیشینه‌ای که دارند، به موقع و در محدوده‌ی بودجه، موفق به مدیریت و انجام پروژه‌ها شوند. قطعا عنوان "مدیر پروژه" تنها برای مدیران پروژه نیست، به طور ویژه برای آن دسته از کسانی که با قابلیت دیده شدن بیشتر و با بودجه‌ی بالاتری در این نقش پر زحمت نفوذ می‌کنند، فکر این که پروژه‌های خودشان را بدون دانستن پیش زمینه‌های مرسوم در مدیریت پروژه، مدیریت کنند‌، می‌تواند کمی بیشتر از حد معمول ترسناک باشد. قطعا کسانی که آموزش‌های رسمی ندیده‌اند، احتمال بیشتری می‌رود تا توسط این پنج اشتباه تلخی که مدیران پروژه تازه‌کار مرتکب می‌شوند قربانی شوند.

جهت مدیریت بهتر پروژه‌ها و مانیتورینگ دقیق وظایف، در نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو به صورت رایگان ثبت‌نام کنید.

اشتباه اول – انتخاب یک سبک مدیریتی که بیش از حد بر انجام وظیفه تاکید دارد

تازه‌کاران معمولا دچار این اشتباه می‌شوند که فکر می‌کنند سخت کار کردن، کلید مدیریت قدرتمند یک پروژه است. اما حقیت آن است که در اوایل عمر یک پروژه، ساختن روابط مستحکم است که باید اولویت قرار داده شود. به طور قطع بیشتر روند مدیریت یک پروژه را مشاهده‌ی از نزدیک و مدیریت وظایف تشکیل می‌دهد اما در حقیقت، اصل کار توسط افراد انجام می‌شود و روابط قوی اغلب منجر به پیشرفت بیشتر و بهتر کار خواهند شد. معمولا آغاز پروژه، فرصتی منحصر به فرد برای کنار گذاشتن تعارفات و شروع به ایجاد پیوندهای مهمی می‌باشد که در آینده با ارزش بودن آن‌ها ثابت خواهد شد. بنابراین، متمرکز کردن کار بر روی حذف روابط از آن یک اشتباه است و در آینده ممکن است تاوان این اشتباه را بپردازید.

ترفند پیشنهادی: هنگام معرفی‌ها در ابتدای یک جلسه یا تماس تلفنی، از هر شخص در مورد اولین شغل دارای درآمد خود، برنامه یا گروه موسیقی که از دوران کودکی تا به حال به آن‌ها علاقه‌مند بوده‌اند، سوال کنید. این کار یک عادت ساده است که می‌تواند جرقه‌ای برای ساخت رابطه‌ای واقعی و خالصانه در میان اعضای یک گروه باشد.

اشتباه دوم – نادیده گرفتن افرادی که از انجام وظایف خود شانه خالی می کنند

همانگونه که بیش از حد متمرکز شدن بر روی وظیفه (مخصوصا در آغاز یک پروژه جدید) یک اشتباه است،  انتخاب سبکی که بیش از حد بر روی روابط متمرکز باشد و باعث شود مسائل واضحی مانند افراد بی‌مسئولیت را نادیده بگیرید نیز می‌تواند به همان اندازه خطرناک باشد. اگر برای مدت کافی پروژه‌ها را مدیریت کنید، با یک (یا دو) فرد بی‌مسئولیت مواجه خواهید شد و آن‌ها نه تنها مانع از موفقیت کل پروژه می‌شوند‌، بلکه وقت شما را نیز هدر و روحیه و انگیزه‌ی گروهی را کاهش می‌دهند. ایجاد یک سبک دقیقا مناسب که هم در زمینه‌ی وظیفه و هم در زمینه‌ی رابطه و دوستی قوی باشد، راه حلی برای تشویق اعضا به داشتن جسارت گروهی و در عین حال مسئولیت پذیر نگه داشتن آن‌ها است.

ترفند پیشنهادی: پیش قدم و فعال باشید و یک سری قوانین اساسی  را در همان اوایل کار ایجاد کنید. در مدت روند ایجاد این قوانین، موضوع مسئولیت‌پذیری را (قبل از آن که کسی شروع به شانه خالی کردن از وظایف خود کند) با گروه مطرح کنید.

اشتباه سوم – دست کم گرفتن مدت زمان وظیفه

آیا تا به حالا دقت کرده‌اید که انجام یک کار، بیشتر از آن چیزی که انتظار داشتید زمان برده است؟ دست کم گرفتن زمان واقعی یک کار، یک امر کاملا طبیعی است، زیرا که ما تمایل به در نظر گرفتن "بهترین حالت" باورپذیر خودمان داریم که به ندرت به آن‌ها جامه‌ی عمل پوشانده می‌شود. متاسفانه این تمایل رایج، می‌تواند جدول زمانی بسیار مهم شما را دستخوش ویرانی کند.

ترفند پیشنهادی: از صاحبان کار بخواهید تا بهترین حالت، بدترین حالت و پراحتمال‌ترین برآورد را برای هر وظیفه‌ی مهم بدست آورند، تا در فراهم کردن برآوردهایی واقعی‌تر کمک کنند و همچنین خطرهای احتمالی آینده را از همان ابتدا روشن سازند.

اشتباه چهارم – به موقع مشخص / افشا نکردن خطرها

یکی از ناامیدکننده‌ترین تجربیاتی که یک مدیر پروژه می‌تواند داشته باشد، این است که  در طول عمر یک پروژه، بسیار دیر به یک خطر یا مشکل موجود پی‌ببرد. در واقع، مدیران پروژه باتجربه می‌دانند که هر پروژه حامل خطر‌هایی است، اما چیزی که اهمیت دارد تشخیص به موقع و مکرر این خطرها در حین پیشرفت پروژه است. تنها این که منتظر بمانید تا خطرها خودشان را نشان بدهند، دستورالعملی برای یک فاجعه است. به جای آن بسیار اهمیت دارد که تحلیل و بررسی خطرها را در همان ابتدای کار و همزمان با برنامه‌ریزی برای پروژه (در واقع در صورت امکان در همان شروع کار پروژه) انجام دهید، سپس فعالانه اقدام به کاهش آن خطرها در تمام مدت عمر پروژه کنید. همان طور که روش‌های بسیاری برای تحلیل و بررسی خطرها وجود دارد، اما به طور کلی صحبت در گروه‌های پروژه و همفکری پیرامون خطر‌های احتمالی آینده کمک کننده است.

ترفند پیشنهادی: در حالی که ممکن است وسوسه‌انگیز باشد که فکر کنیم تشخیص خطر‌ها به سادگی آن است که تنها از تفکرات اعضای گروه درباره‌ی این که چه چیزهایی می‌تواند اشتباه از آب در بیاید‌ سوال کنیم، اما در حقیقت در ابتدای کار پروژه، زمانی که مدیران پروژه بیش از هر چیز نیاز به دانستن حقیقت محض دارند، کمترین احتمال وجود دارد که اعضای گروه پروژه‌ای که تازه شکل گرفته، در صحبت از نگرانی‌هایشان رک و بی‌پرده باشند. این روش مورد علاقه‌ی من است: برای هر فرد یک کارت فهرست تهیه کنید و از آن ها بخواهید تا این عبارت را کامل کنند: "بزرگترین نگرانی من در مورد به موفقیت رسیدن این پروژه این است که .... ".

سپس از آن‌ها بخواهید تا کارت‌های پر شده‌ی خود را در هنگام خروج از جلسه در سبدی موجود در راهرو بیندازند. همین کار مشخصا می‌تواند با استفاده از یک همه پرسی به شکل ناشناس، به همان خوبی برگزار شود.

اشتباه پنجم – کوتاهی در مطرح کردن تمامی وظایف

اشتباه رایج دیگری که مدیران تازه وارد ممکن است مرتکب شوند این است که، در طول برنامه‌ریزی پروژه و ایجاد برنامه‌ی زمانی، به راحتی از وظایف چشم‌پوشی می‌کنند. حس خیلی بدی است که پروژه‌ی دو ماهه به یک پروژه‌ی شش ماهه تبدیل شود، زیرا که شما تازه متوجه شده‌اید که فراموش کرده‌اید که تعدادی از مظایف مهم (مانند: مصاحبه‌های با کاربر، آزمایش کردن، تحلیل فروشنده، مستند کردن نیاز‌ها، بازبینی و تایید اسناد و غیره) را در پروژه بگنجانید و اکنون شما تاریخ مقرر نتیجه‌گیری پروژه خود را از دست داده‌اید. مطمئنا، در نظر گرفتن تمام جوانب در طول انجام یک پروژه امکان‌پذیر نیست، اما در نظر نگرفتن بخش‌های مهم و قابل توجه کار می‌تواند از آن چه فکر می‌کنید راحت‌تر باشد، خصوصا اگر پروژه نسبتا پیچیده و شامل سلسله‌ای از سهام‌داران (هم درون و هم خارج از سازمان) باشد.

ترفند پیشنهادی: اگر برایتان مقدور است تا در یک اتاق تصمیم‌گیری بزرگ در طول انجام برنامه‌ریزی‌های پروژه گرد هم آیید، بر روی یک دیوار وظایف پروژه را نصب کنید. یک گروه بزرگ برای این کار گردآوری کنید و از آن‌ها بخواهید تا به گروه‌های کوچک تقسیم شوند تا در مورد وظایف حوزه‌ی کاری خودشان با هم همکاری و همفکری کنند، سپس وظایف تعیین شده را نوشته و روی دیواری نصب کنند. در مرحله‌ی بعد، از گروه‌ها بخواهید تا یادداشت‌های نصب شده را یکی یکی بررسی کنند و وظایف بیشتری که ممکن است گروه‌های قبلی از آن‌ها چشمی پوشی کرده باشند را به آن ها را اضافه کنند.

قطعا مهارت‌های مدیریت پروژه، دیگر یک مسئله‌ی تجملاتی محسوب نمی‌شوند و در محیط کاری دشوار امروزی، چه به عنوان مدیر پروژه حضور داشته باشید چه نه، یک ضرورت به حساب می آیند. هر چند الزاما همه تبدیل به متخصص نخواهند شد، اما  اجتناب از این پنج اشتباه، شما را در مسیر رسیدن به موفقیت قرار خواهد داد.

نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو به شما این امکان را می‌دهد تا با به‌کارگیری یک ابزار مناسب، تمامی جوانب مدیریت یک پروژه را در نظر گرفته و با تعیین زمان‌بندی دقیق و همکاری همه‌جانبه بین اعضای گروه، تمام وظایف را در زمان مناسب پیگیری و به سرانجام برسانید.

برای ثبت‌نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مدیریت پروژه مناسب و کارآمد و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به وب‌سایت میزیتو به آدرس mizito.ir سر بزنید.