تحول ارتباطات رسمی و کاری با خرید ایمیل سازمانی

استفاده از سرویس ایمیل سازمانی یا شرکتی برای کسب و کارها، یکی از روش‌های کم هزینه، امن و سریع برای تبادل پیام است. سرویس ایمیل به قدری فراگیر شده است که حتی کسب و کارهای سنتی هم به دنبال راه‌اندازی یک بستر ایمیل امن و پایدار برای تبادل پیام‌های مهم و رسمی خود هستند. اما با وجود محصولات و سرویس‌های مختلفی که در بازار وجود دارد، این سوال مطرح می‌شود که چرا خرید ایمیل سازمانی برای کسب وکار مهم است و چه سرویس ایمیلی نیازمندی‌های ما را بهتر پوشش می‌دهد.

درست مثل همه ابزارهای تخصصی، راه‌اندازی ایمیل سازمانی هم نیازمند صرف منابع و هزینه است. این هزینه بسته به روش‌های مختلف راه‌اندازی سرویس ایمیل و ابزارهای جانبی که هر محصول دارد، متفاوت است. شرکت‌های ارائه دهنده سرویس ایمیل سازمانی، محصولاتی با قابلیت‌ها و ابزارهای جانبی متنوع وارد بازار کرده‌اند و ما برای انتخاب سرویس ایمیل مناسب، باید مزیت‌ها و نقاط قوت هر محصول را به خوبی بشناسیم. در این مقاله قصد داریم ابتدا به این سوال پاسخ دهیم که چرا با وجود سرویس‌های ایمیل رایگان، نمی‌توانیم از آنها به عنوان سرویس ایمیل شرکتی یا سازمانی استفاده کنیم. در ادامه تمام هزینه لازم برای خرید سرویس ایمیل مناسب را با هم مرور کنیم و در نهایت هزینه‌های راه‌اندازی چند سرویس ایمیل متداول را با هم مقایسه کنیم.

خرید ایمیل سازمانی یا استفاده از سرویس ایمیل رایگان؟

شاید اولین سوالی که ذهن ما را درگیر کند این باشد که با وجود سرویس‌های ایمیلی که بصورت رایگان عرضه می‌شوند، چه نیازی به صرف هزینه برای خرید سرویس ایمیل خود داریم؟

برای پاسخ به این سوال باید به این نکته توجه کرد که هیچ شرکتی خدمات خود را بدون دلیل به صورت رایگان عرضه نمی‌کند و در قبال خدماتی که بصورت رایگان ارائه می‌دهد، از طریقی منافع خود را تامین می‌کند. این مسئله در مورد سرویس ایمیل هم صادق است. به عنوان مثال شرکت‌هایی نظیر گوگل و یاهو که به مشتریان خود سرویس ایمیل ارائه می‌دهند، به مجموعه بسیار بزرگی از داده‌ها و اطلاعات مشتریان خود دسترسی دارند و از این اطلاعات برای کاربردهای تبلیغاتی و آماری بهره می‌برند. اما مسئله فقط دسترسی به اطلاعات ما نیست، بلکه سرویس ایمیل رایگان محدودیت‌هایی هم دارد که این محدودیت‌ها در عمل آسیب‌هایی را برای کسب و کار ما به همراه خواهد داشت:

·       عدم ثبت ایمیل روی دامنه اختصاصی شما

در سرویس‌های ایمیل رایگان، نمی‌توانیم از دامنه اختصاصی خودمان استفاده کنیم و آدرس ایمیل ما روی دامنه شرکت ارائه دهنده ایمیل تعریف می‌شود (مثل my.business1234@gmail.com). این آدرس ایمیل به هیچ عنوان نمی‌تواند نشان دهنده اعتبار و هویت کسب و کار ما باشد.

·       محدودیت در انتخاب نام کاربری

به دلیل استقبال زیادی که کاربران از سرویس‌های ایمیل رایگان دارند؛ اکثر نام‌های کاربری قبلا توسط دیگران ثبت شده‌اند و به همین دلیل برای ایجاد نام کاربری جدید، ناچاریم از اعداد و حروف اضافی زیادی در کنار نام کاربری دلخواه خود استفاده کنیم.

·       عدم امکان تغییر سرویس‌ها

سرویس  ایمیل رایگان، برای همه کاربرها خدمات یکسانی را ارائه می‌کنند و به همین دلیل با محدودیت‌هایی همراه هستند. به عنوان مثال حجم تخصیص داده شده به هر کاربر محدود است و در صورتی که ما نیاز به حجم بیشتر، سرویس‌های اختصاصی یا درخواست خدمات پشتیبانی مستقیم داشته باشیم، این سرویس‌ها هیچ تعهدی در قبال ما ندارند.

·       استفاده از داده‌های کاربران

همانطور که گفته شد، سرویس‌های ایمیل رایگان، به ازای خدماتی که می‎‌دهند از اطلاعات کاربران برای منافع مالی خود بهره می‌برند. این اطلاعات می‌تواند شامل داده‌های کاربری ما در زمان ثبت نام سرویس ایمیل یا سایر اطلاعاتمان در حین استفاده از این سرویس‌ها باشد. این سرویس‌ها می‌توانند حریم خصوصی و محرمانگی اطلاعات کسب و کارمان را به خطر بیاندازند.

خرید ایمیل سازمانی چه هزینه‌هایی دارد؟

برای خرید و راه‌‎اندازی سرویس ایمیل سازمانی، لازم است چند مرحله را طی کنیم و هر مرحله هزینه مربوط به خود را دارد. در گام نخست نیاز به یک دامنه داریم که تحت اختیار ما بوده و معرف ما در دنیای دیجیتال باشد. در ادامه هم، نیاز به خرید سرویس ایمیل و در نهایت خدمات پشتیبانی داریم. در این بخش هزینه مربوط به هر گام را با هم مرور می‌کنیم.

خرید دامنه  سرویس ایمیل

برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی متعلق به خودمان، در درجه اول نیاز به یک دامنه داریم که معرف ما در درنیای دیجیتال باشد. هزینه خرید دامنه بسته به این که دامنه ما چه پسوندی داشته باشد متفاوت است. این هزینه برای دامنه .ir سالانه حدود 20000 و برای دامنه .com حدود 600000 تومان است.

خرید سرویس ایمیل

سرویس ایمیل بسته به روش راه‌اندازی سرویس ایمیل هزینه‌های متفاوتی دارد. در ادامه سعی می‌کنیم با مرور متداول‌ترین روش‌های راه‌اندازی سرویس ایمیل، هزینه نهایی را به ازای هر کاربر ایمیل حساب کنیم.

هزینه ایمیل تحت هاست

یکی از روش‌های راه‌اندازی سرویس ایمیل، خرید میزبان یا هاست و استفاده از خدمات ایمیلی است که تحت عنوان ایمیل هاست ارائه می‌شود. در این روش لازم است شما هاست را خریداری کرده باشید تا بتوانید از سرویس ایمیلی که ارائه می‌دهد استفاده کنید. هزینه خرید هاست هم بستگی به عواملی چون محل استقرار هاست (داخل یا خارج از کشور)، نوع سیستم‌عامل، سرور مجازی یا اختصاصی و ... دارد.

البته باید به این نکته توجه داشته باشیم که از این هاست برای راه‌اندازی سرویس یا وب سایت استفاده می‌شود و سرویس ایمیلی که تحت هاست ارائه می‌شود، یک سرویس ایمیل حرفه‌ای نیست. در نتیجه اگر نیاز به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای داشته باشیم، این گزینه نمی‌تواند برای ما مناسب باشد.

هزینه راه‌اندازی ایمیل توسط خودمان

برخی از نرم‌افزارهای سرویس ایمیل حرفه‌ای به صورت متن-باز در اینترنت در دسترس هستند. به همین دلیل این امکان فراهم است که ما با خرید یک هاست، نرم‌افزار سرویس ایمیلی که مورد نظرمان است را دانلود و روی هاست خود نصب کنیم. اما لازمه این کار برخوداری از تجربه و دانش کافی در این حوزه است. زیرا سرویس ایمیل یک سرویس تخصصی و نسبتا پیچیده است و تنظیمات آن نیاز به تجربه کافی دارد.

بنابراین هزینه راه اندازی سرویس ایمیل با این روش، دو بخش است:

• هزینه خرید هاست
• حقوق پرداختی به نیروی انسانی جهت نصب، راه‌اندازی و نگهداری

هزینه نیروی انسانی به غیراز نصب و راه‌اندازی سرویس ایمیل؛ شامل هزینه پشتیبانی و نگه‌داری از سرویس ایمیل هم هست. نیروی انسانی که تجربه کافی برای این کار را داشته باشد، دستمزد کمی نخواهد داشت.

هزینه خرید ایمیل ابری

یکی از روش‌های بسیار مقرون به صرفه برای دستیابی به سرویس ایمیل، استفاده از سرویس ایمیل ابری است. در این روش عملا از یک سرویس آماده استفاده می‌کنیم که هزینه راه‌اندازی، نگه‌داری و پشتیبانی آن قبلا توسط شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل پرداخت شده است. محصولات ایمیل ابری عموما بسیار تخصصی و کامل هستند و ما به یک سرویس ایمیل تخصصی و حرفه‌ای دسترسی خواهیم داشت. شرکت‌های ارائه دهنده سرویس ایمیل ابری، تمرکز خود را بر ارائه یک سرویس ایمیل پایدار و امن در بستر ابر گذاشته‌اند و ابزارهای تکمیلی مورد نیاز سرویس ایمیل را نیز فراهم کرده‌اند.

سرویس ایمیل ابری را می‌توانید از محصولات خارجی نظیر Workspace گوگل یا Exchange مایکروسافت، ZohoMail شرکت زوهو یا از میان محصولات مطرح ایرانی نظیر ایمیل ابری اپیک انتخاب کنید. برای این که هزینه تمام شده برای هر صندوق ایمیل ابری را در محصولات مختلف بدانید، در ادامه این قسمت، این چهار محصول را بیشتر بررسی خواهیم کرد

مقایسه قیمت سرویس‌های ایمیل ابری

سرویس‌های ایمیل ابری هزینه خدمات خود بسته به  سطوح مختلف خدماتی که ارائه می‌دهند تعیین می‌کنند. در نتیجه کاربران با توجه به نیازمندی و هزینه‌ای که مورد نظرشان است، یکی از این سطوح سرویس را انتخاب می‌کنند. خدماتی که در هر سطح از سرویس در محصولات مختلف ارائه می‌شود متفاوت است. بنابراین در صورتی که نیازمندی خاصی دارید، باید حتما جزئیات خدمات هر محصول را مطالعه نمایید تا انتخاب درستی داشته باشید.

 با توجه به این که محصولات خارجی به دلار قیمت‌گذاری می‌شوند، قیمت تمام شده برای سرویس ایمیل ابری اپیک به مراتب کمتر از سرویس‌های ایمیل خارجی است. از طرفی در سرویس ایمیل اپیک، خدمات پشتیبانی که به زبان فارسی و از کانال‌های مختلف تماس تلفنی یا ثبت تیکت تحت وب ارائه می‌شود، نقطه قوت این سرویس‌ به شمار می‌آید.

نتیجه گیری

در این مقاله هزینه‌های لازم برای راه‌اندازی سرویس ایمیل و هزینه تمام شده برای چند سرویس ایمیل ابری را با هم مرور کردیم. با بررسی روش‌های مختلف دیدیم که خرید سرویس ایمیل ابری، با توجه به این که عملا هزینه‌های دیگر را حذف می‌کند، یک انتخاب منطقی و مقرون به صرفه است. همچنین دیدیم که از میان محصولات موجود در بازار، سرویس ایمیل ابری اپیک، هزینه تمام شده بسیار کمتری دارد و مزیت آن برخورداری از پشتیبانی فارسی زبان از کانال‌های مختلف ارتباطی است.