چالش ­های کسب و­کارها در حوزه نرم ­افزارهای سازمانی خارج از محدوده ERP

با توجه به چشم انداز سازمان ­ها و تغییرات محیطی، اهداف و فعالیت ­های مشخصی ترسیم می ­شود. بررسی میزان دستیابی به این اهداف، نیازمند بستری برای پیاده­ سازی و مکانیزم­ های پیش ­بینی و کنترل آن ­ها است. سیستم ­های نرم ­افزاری و به صورت خاص ERP ها به ایجاد این بستر کمک می­کنند. این در حالی است که بخشی از این فعالیت­ ها، خاص سازمان یا صنعت بوده و خارج از محدوده ERP ها یا هر بسته نرم­ افزاری دیگری هستند و از این رو در بسته های از پیش تعریف شده، قابل تعریف نیستند.

ممکن است هر سازمان به منظور پوشش این نیاز ها، یکسری سیستم­ های خاص خریداری کرده یا توسعه داده باشد اما جزیره ­ای بودن این سیستم ­ها و مجزا بودن از سیستم­ های ERP، وجود دوباره­کاری ­ها و مغایرت­ های فراوان و عدم یکپارچگی رصد فعالیت ­ها و فرآیند ها را موجب می­شود. در این شرایط چالش ­های زیر برای مدیران عملیاتی یا ارشد سازمان پیش می­آید:

• انجام بخشی از کارها به صورت دستی و خارج از سیستم ­های نرم­ افزاری
• تأخیر در انجام کارها و فعالیت ­ها و عدم شفافیت در دلایل تأخیرها
• گم شدن کارها و فعالیت ­ها و عدم امکان رصد دقیق وضعیت جاری آن­ها
• وجود خطاها، مغایرت ­ها و دوباره­کاری ­ها در داده ­ها
• دشواری نگهداشت سیستم ­های مختلف سازمان
• دشواری تغییر رویه ­های سیستمی در صورت تغییر یا بهبود رویه­ ها و فرآیند های مختلف
• دشواری گزارش ­دهی دقیق از وضعیت فعالیت ­ها به مدیران بالادستی

به منظور رفع این چالش­ ها نیاز است ابزارهای توسعه و یکپارچه ­سازی نرم­افزارها به کار گرفته شوند که حوزه ­های خاص خارج از محدوده ERP ها را پوشش دهند. در واقع با پیاده ­سازی ERP ها، فرآیندهای اصلی سازمان پوشش داده شده و نرم­افزار های موردنیاز برای فرآیند های مکمل یا جانبی یا واسطه ­ای با استفاده از این ابزار ها، توسعه داده شده و در صورت نیاز با سایر سیستم ­های نرم ­افزاری سازمان، یکپارچه می­شوند.

راهکار پوشش چالش‌ های کسب‌وکار ها به‌وسیله‌ی ابزارهای توسعه و متناسب ‌سازی

به منظور پوشش این چالش ­ها، ابزارهای توسعه و متناسب ­سازی ERP ها ارائه شده ­اند که نیازهای خاص مدنظر سازمان­ ها را در داخل ERP توسعه یا متناسب می­کنند. در ادامه شیوه پوشش این نیازمندی ­ها با استفاده از ابزارهای بیان شده، ارائه شده است.

• مکانیزه کردن عمده فعالیت ­ها و فرآیندهای سازمانی: مهم­ ترین دلیل عدم مکانیزه شدن فعالیت­ ها و فرآیندهای سازمانی، عدم پوشش کامل نرم­ افزارها برای نیازمندی ­های خاص صنعت یا کسب و کار مشتری است. از طرفی وجود برخی نرم ­افزارهای جزیره­ ای، ایجاد ارتباط یکپارچه مابین نرم ­افزارها را دشوار می­کند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب ­سازی ERP ها، می­توانید سیستم ­های خاص سازمان خودتان را توسعه دهید و حتی در صورت نیاز، سیستم ­های توسعه داده شده را با سایر سیستم­ های جزیره­ ای سازمان ­تان، یکپارچه کنید.
• ایجاد و رصد دقیق وضعیت فرآیندها و فعالیت ­ها: جمله "آخرین وضعیت فلان کار چیست؟" جمله بسیار آشنایی در سازمان ­های ایرانی است. با استفاده از ابزارهای مربوطه می ­توانید فرآیند های خود را مکانیزه و با شبیه ­سازی اجرای هر فرآیند، ساختار فرآیند های­ تان را پیش از پیاده­ سازی در محیط واقعی، تست و تحلیل کنید.

با این کار امکان رصد آخرین وضعیت انجام کارها بدون نیاز به مراجعه به افراد مشارکت کننده و شناسایی انحرافات از زمان پیش ­بینی شده و گلوگاه­ های هر فرآیند، دلایل طول کشیدن کارها مقدور است. با استفاده از این ابزارها، امکان ارزیابی عملکرد دقیق واحدها و افراد بر اساس میزان کار انجام شده و انحراف یا عدم انحراف از زمان پیش ­بینی شده مقدور است.

• چابکی مواجهه با تغییر رویه­ ها و شرایط سازمانی: با توجه به اقتضائات هر سازمانی، ممکن است مدیران سازمان تصمیم به تغییر رویه ­ها و یا بهبود رویه ­های فعلی داشته باشند. از این رو نیاز است این تغییر رویه­ها و یا اضافه کردن بخشی به فرآیندهای فعلی، در سیستم­ های نرم ­افزاری نیز پوشش داده شود. با استفاده از این ابزارها، امکان مکانیزه و مدیریت رویه­ های تغییریافته و متناسب کردن رویه ­های جدید در سیستم وجود دارد.

همچنین می­توانید در بستر ERP ، سیستم ­های توسعه داده شده و رویه و روال جدید سازمان را پوشش دهید و در یک بستر مشترک و با کوتاه ­ترین زمان توسعه، سیستم ­های نرم ­افزاری را مطابق با رویه ­های جدید سازمان در اختیار داشته باشید.

این امکانات به شما کمک می­کند تا چابک ­تر و بهینه ­تر، تغییرات سازمانی را مدیریت کنید.

• کاهش دوباره­کاری­ ها و مغایرت ­های سیستمی: بهره ­گیری از نرم ­افزارهای جزیره­ ای، موجب می­شود که به جای تعریف یک ماهیت واحد برای داده ­ها، در هر نرم­ افزار مجدداً داده ­ها را تعریف کنیم و صد البته این امر، کاربری سیستم ­ها را با چالش مواجه می­کند. از طرفی در صورت گرفتن خروجی از هر نرم ­افزار به دلیل وجود امکان تعاریف مختلف، امکان مغایرت­ های سیستمی وجود داشته و لذا روایی و پایایی داده­ ها به منظور تصمیم ­گیری دقیق را تحت­ الشعاع قرار می­دهد. نمونه آشنای این سیستم ­ها، سیستم­ های CRM، PLM، SCM و ... است که مجز از سیستم­ های ERP کار می­کنند. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب ­سازی می­توانید، سیستم ­های ساخته شده در داخل ERP را با سیستم­ های بیان شده، یکپارچه کنید.
• نگهداشت و مدیریت مطلوب سیستم ­های نرم­افزاری برای مدیران و کارشناسان واحد IT: وجود سیستم ­های مختلف و جزیره ­ای با زیرساخت ­های متفاوت، نگهداشت این سیستم ­ها را برای واحد IT سازمان ­ها بسیار پرهزینه و دشوار می­کند. با استفاده از این ابزارها، تمامی سیستم ­ها در همان بستر ERP توسعه داده شده و در یک بستر واحد، امکان نگهداشت و مدیریت سیستم ­های نرم ­افزاری وجود خواهد داشت.
• ارائه گزارش ­های عملکردی شفاف به مدیران بالادستی سازمان: دستیابی به گزارش­ های عملکردی در حوزه فرآیندها، در صورت بهره­گیری از سیستم ­های جزیره­ای یا مکانیزه نبودن آن­ها، با چالش ­هایی روبرو است. با استفاده از ابزارهای توسعه و متناسب­ سازی ERP ها می­توانید گزارش ­های عملکردی دقیقی از وضعیت کارها و افراد مشارکت­کننده در فرآیندها، فارغ از واحدهای سازمانی کسب کنید. این امر موجب نظارت دقیق بر نحوه اجرای قوانین در سازمان شده و یکپارچگی قواعد کسب و کار در فرایندهای end to end را به همراه دارد.

رویکرد همکاران سیستم

همکاران سیستم در سال 1390، ERP بومی خود با برند راهکاران را به بازار عرضه کرد. پس از ارائه راهکاران و با شناخت نیازمندی­ های مشتریان و رصد فناوری ­های دنیا، به منظور پوشش نیازهای مشتریان، خارج از محدوده ERP راهکاران، در سال 1397 ابزار فرایار راهکاران به بازار عرضه شد. این ابزار یک پلتفرم نرم­ افزاری برای توسعه و متناسب ­سازی ERP راهکاران و یکپارچه ­سازی آن با سایر سیستم­ های نرم­افزاری است که امکان پوشش فرآیندهای کسب ­و کارهای مختلف؛ علاوه بر محدوده ERP را فراهم می­کند. با این ابزار شما می­توانید به سادگی، فرآیندهای کسب و کارتان را کارگردانی کنید.

فرایار راهکاران به شما، امکان پوشش نیازهای خاص کسب و کارتان، بدون نیاز به کدنویسی را ارائه می­کند و تمامی سیستم­ های ساخته شده در یک بستر واحد و همانند سایر ماژول ­های راهکاران، قابل دسترس بوده و از یکپارچگی فرآیندها و سیستم ­ها و ارائه گزارش ­های فرآیندی دقیق به مدیران بالادستی بهره­ مند خواهید شد. با این امکان در هر زمان و بر اساس نیاز مدنظرتان، فرم ­ها، گردش کارها و فعالیت ­ها و حتی سیستم ­های مدنظرتان را توسعه خواهید داد و چابکی و انعطاف بالایی به منظور بهره­ مندی از سیستم­ های نرم ­افزاری در راستای تغییرات ایجاد شده خواهید داشت.