همه چیز در مورد تلفن اینترنتی VoIP و مزایای آن

در دنیای دیجیتال که ارتباطات یکی از عوامل اصلی موفقیت کسب‌وکارها محسوب می‌شود، همه کسب‌وکارها به دنبال راهکارهای نوآورانه برای ایجاد ارتباطات کارآمدتر، با هزینه مقرون‌به‌صرفه هستند. تلفن‌های  VoIP(Voice over Internet Protocol) به‌عنوان یک راه‌حل کارآمد، کیفیت ارتباطات درون و برون سازمانی را تا حد زیادی متحول کرده‌اند. در این مقاله، به معرفی، بررسی ویژگی‌ها، انواع مختلف، مزایا، شیوه راه‌اندازی و سایر نکات قابل توجه در مورد تلفن‌های VoIP به شرح زیر می‌پردازیم:

• تلفن اینترنتی VoIP چیست؟
• تفاوت تلفن VoIP با تلفن سنتی آنالوگ
• انواع مختلف VoIP
• مزایای استفاده از تلفن VoIP
• مراحل نصب و راه‌اندازی تلفن VoIP
• نکاتی برای بهره‌برداری بهینه‌تر از تلفن VoIP
• جمع‌بندی

تلفن اینترنتی VoIP چیست؟

تلفن VoIP (Voice over Internet Protocol) یک فناوری پیشگامانه است که به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی آنالوگ، امکان ایجاد ارتباطات صوتی (تماس تلفنی) از طریق شبکه را فراهم می‌کند

تلفن VoIP، صدا را به سیگنال‌های دیجیتالی رمزگذاری شده‌ تبدیل می‌کند. این سیگنال‌ها به‌عنوان بسته‌های اطلاعاتی از طریق شبکه ارسال شده و پس از رسیدن به مقصد، رمزگشایی می‌شوند.

استفاده از این تکنولوژی در کسب‌وکارها، نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه امکانات و مزایایی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند که پیش از این امکان‌پذیر نبودند. این تلفن‌ها می‌توانند به‌صورت نرم‌افزاری، روی کامپیوتر یا دستگاه‌های همراه نصب شده یا به صورت دستگاه سخت‌افزاری، مجهز به تکنولوژی ویپ باشند.

تفاوت تلفن VoIP با تلفن سنتی آنالوگ

برخلاف تلفن‌های آنالوگ که از خطوط مسی مخصوص برای انتقال سیگنال‌های صوتی استفاده می‌کنند، تلفن VoIP از شبکه برای انتقال داده‌ها استفاده کرده و باعث کاهش هزینه‌های زیرساختی کسب‌وکارها می‌شود. این تغییر اساسی علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، باعث افزایش قابلیت‌های کاربردی و بهبود کارآیی می‌شود. برای مثال با استفاده از تلفن‌های VoIP، امکان ارسال ایمیل و چت آنلاین وجود دارد، در حالی‌ که در تلفن‌های سنتی آنالوگ این قابلیت وجود ندارد.

انواع مختلف VoIP

VoIP مسکونی: برای استفاده شخصی در واحدهای مسکونی طراحی شده است. VoIP مسکونی راه‌حل تماس مقرون‌به‌صرفه را برای منازل مسکونی ارایه می‌دهد و امکاناتی مانند شناسه تماس‌گیرنده، انتظار تماس، پست صوتی و انتقال تماس‌ها به چندین دستگاه را فراهم می‌کند.

VoIP موبایل: این حالت از VoIP برای گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها طراحی شده است و این امکان را به کاربران می‌دهد تا از طریق Wi-Fi یا اینترنت موبایل تماس بگیرند. با استفاده از این امکان، نیاز به اپراتورهای تلفن همراه تا حد زیادی از بین می‌رود.

VoIP کسب‌و‌کار: این نوع VoIP که برای مشاغل طراحی شده است، مجهز به ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند auto-attendant، صف تماس، conference calling و ادغام با سیستم‌های CRM است. تلفن VoIP ارتباطات درون سازمان و همچنین ارتباطات بیرون سازمان با مشتریان را بهبود می‌بخشد. مراکز تماس VoIP نیز با ویژگی‌هایی مانند ضبط تماس و بررسی و مسیریابی تماس، تعامل با مشتریان را ساده‌تر می‌کنند. از جمله ارایه‌دهندگان تلفن‌ VoIP، شرکت شاتل است که این راهکار را با نام شاتل تاک سازمانی ارایه می‌دهد.

7 مزیت استفاده از تلفن VoIP

دلایل مختلفی وجود دارد که چرا کسب‌وکارها استفاده از خدمات تلفن VoIP را ترجیح می‌دهند:

1. صرفه‌جویی در هزینه: تلفن‌های VoIP بر خلاف تلفن‌های ثابت، به خطوط جداگانه برای ارتباط نیازی ندارند و از همین رو، هزینه‌ها را به طرز چشم‌گیری نسبت به گزینه‌های سنتی تلفن ثابت یا تلفن همراه کاهش می‌دهند. با استفاده از این تکنولوژی هزینه تماس‌های داخلی و خارجی در کسب‌وکارها، به‌ویژه برای ارتباطات از راه دور یا ارتباطات بین‌المللی تا حد قابل توجهی کاهش می‌یابد و کسب‌وکارها بدون نگرانی از هزینه‌های بالای ارتباطات، امکان گسترش ارتباطات خود را در ابعاد جهانی، به دست می‌آورند.

• انعطاف‌پذیری و پویایی: سیستم‌های تلفن VoIP در هر مکان و بر روی هر دستگاهی با اتصال به شبکه قابل دسترسی هستند. شما می‌توانید با استفاده از شماره تلفن VoIP خود روی کامپیوتر، تلفن همراه یا لپ‌تاپ خود تماس برقرار کرده و دریافت کنید.

• قابلیت مقیاس‌پذیری: مقیاس سیستم‌های VoIP می‌تواند مطابق با اندازه کسب‌وکارها تغییر کند. شما می‌توانید با تغییر مقیاس کسب‌وکار خود، تعداد خطوط را اضافه یا کم کنید تا با نیازهای کسب‌وکار شما هم‌خوانی داشته باشد. با استفاده از این قابلیت، با رشد کسب‌وکار خود، می‌توانید به آسانی خطوط و امکانات بیشتری را اضافه کنید. از سوی دیگر کسب‌وکارها با هر مقیاسی می‌توانند از تلفن VoIP استفاده کنند.

• امکانات پیشرفته: سیستم‌های VoIP طیف وسیعی از ویژگی‌های پیشرفته صوتی و تصویری، تلفن گویا، انتقال تماس، انتظار تماس، تماس‌های چندگانه، تبدیل پیام صوتی به ایمیل، تماس‌های خودکار، پنهان‌سازی شماره، ویدیو کنفرانس و ... را ارایه می‌دهند. این امکانات می‌تواند بهره‌وری را افزایش داده و کارایی ارتباطات را بهبود بخشد.

• یکپارچه‌سازی: خدمات تلفن VoIP اغلب با سایر نرم‌افزارها و برنامه‌ها مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام می‌شوند و امکان ارتباط و همکاری یکپارچه را فراهم می‌کند. این ادغام می‌تواند گردش کار را ساده کرده و کارایی را بهبود بخشد. برای مثال، برخی از سیستم‌های VoIP، امکان تماس ویدیویی، پیامک و نرم‌افزار‌های شخص ثالث را ارایه می‌دهند.

• امکان جابه‌جایی و عدم وابستگی به مکان جغرافیایی: در استفاده از فناوری VoIP، شماره تلفن شما به مکان خاصی وابسته نیست. این استقلال از مکان جغرافیایی به شما امکان می‌دهد در صورت تغییر محل کسب‌وکار خود نیازی به تغییر شماره تلفن نداشته باشید.

• سازگاری با دستگاه‌های متعدد: VoIP بر روی دستگاه‌های مختلف از جمله کامپیوتر، تلفن‌های هوشمند و تلفن‌های اختصاصی VoIP قابل استفاده است و به کاربران امکان می‌دهد که از طریق دستگاه مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند.

مراحل نصب و راه‌اندازی تلفن VoIP

برای نصب و راه‌اندازی تلفن VoIP کافی‌ است گام‌های زیر را دنبال کنید:

گام 1: انتخاب ارایه‌دهنده سرویس VoIP

انتخاب یک ارایه‌دهنده خدمات VoIP معتبر و قابل اعتماد بسیار مهم است. در مورد گزینه‌هایی که با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگی دارند تحقیق کنید و عواملی چون کیفیت تماس، امکانات و پشتیبانی را در نظر بگیرید. شرکت شاتل یکی از معتبرترین شرکت‌های ارایه‌دهنده این سرویس در ایران است.

گام 2: ارزیابی کیفیت بستر

ارایه تلفن ویپ از طریق سه بستر Wireless (2 عدد رادیو)، ADSL (مودم) و پهنای باند اختصاصی (router board)  امکان‌پذیر است. در صورت استفاده از بستر اینترنت، اتصال قوی، پایدار و قابل اعتماد به شبکه، پایه اصلی ارتباط VoIP است. پهنای باند فعلی خود را ارزیابی کرده و مطمئن شوید که پهنای باند شما می‌تواند نیازهای تماس‌های VoIP را بدون کاهش کیفیت تامین کند. برای اطمینان از سرعت و کیفیت اینترنت خود، می‌توانید از امکانات اینترنت پرسرعت شاتل برای کسب‌وکارها استفاده کنید.

گام 3: راه‌اندازی سخت‌‌افزار و نرم‌افزار

بسته به نوع سرویس VoIP و ارایه‌دهنده سرویس، سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز، شامل تلفن‌های IP، softphone applications یا برنامه‌های تلفن همراه را فراهم کنید.

گام 4: نصب SIP Trunk

سیپ‌ترانک (Session Initiation Protocol) برای ارتباط VoIP ضروری است. این خطوط مجازی، سیستم تلفن شما را به شبکه تلفن عمومی سوییچ شده (PSTN) متصل می‌کند.

فرآیند نصب، شامل پیکربندی (configuration) سیستم VoIP شما برای کار با ارایه‌دهنده SIP Trunk است. این مرحله معمولا شامل راه‌اندازی مودم (router) سیپ‌ ترانک، کانفیگ آدرس‌های IP و اطمینان از احراز هویت مناسب است.

نکاتی برای بهره‌برداری بهینه‌تر از تلفن VoIP

در نظر گرفتن پهنای باند: در صورت استفاده از بستر اینترنت برای تلفن ویپ، اطمینان حاصل کنید که اتصال اینترنت شما دارای پهنای باند کافی برای پشتیبانی از تماس‌های VoIP بدون کاهش کیفیت تماس است. برای دریافت یک اینترنت پایدار و با سرعت بالا می‌توانید از سرویس‌های گوناگون اینترنت پرسرعت شاتل برای کسب‌وکارها استفاده کنید.

مدیریت پهنای باند: اگر شبکه خود با فعالیت‌های دیگری که نیاز به پهنای باند زیادی دارند، به اشتراک گذاشته می‌شود، در نظر داشته باشید که تنظیمات کیفیت خدمات (QoS) را اجرا کنید تا ترافیک VoIP را در اولویت قرار داده و کیفیت تماس را حفظ کنید.

سرمایه‌گذاری روی سخت‌افزار با کیفیت: روی تلفن‌های IP باکیفیت و headset سرمایه‌گذاری کنید. سخت‌افزار با کیفیت می‌تواند وضوح تما س‌ها و تجربه کاربر را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.

در اولویت قرار دادن امنیت: اقدامات امنیتی مانند رمزهای عبور قوی و رمزگذاری برای محافظت از داده‌ها و مکالمات حساس را در برابر تهدیدات احتمالی انجام دهید.

کیفیت سرویس (QoS): تنظیمات Quality of Service را روی router خود پیکربندی کنید تا ترافیک VoIP را در اولویت قرار دهید. با این کار از کاهش کیفیت تماس در هنگام اجرا شدن سایر برنامه‌ها جلوگیری می‌کنید.

به‌روز‌‌ رسانی‌های منظم: نرم‌افزار و سیستم عامل VoIP خود را به‌روز نگه دارید تا به آخرین ویژگی‌ها و امکانات امنیتی دسترسی داشته باشید. این کار عملکرد بهینه را تضمین می‌کند و آسیب‌پذیری‌ها را به حداقل می‌رساند.

جمع‌بندی

تلفن‌های VoIP مجموعه‌ای از مزایا و امکانات را برای استفاده‌های شخصی و تجاری ارایه می‌دهد. صرفه‌جویی در هزینه‌ها، امکانات پیشرفته، قابلیت یکپارچه‌سازی و انعطاف‌پذیری از برتری‌های اصلی تلفن اینترنتی VoIP نسبت به تلفن‌های آنالوگ سنتی است. استفاده از این راه ارتباطی، در کیفیت ارتباطات در کسب‌وکارها تحول اساسی ایجاد کرده است. یکی از ارایه‌دهندگان اصلی این سرویس در ایران، شاتل است که تلفن اینترنتی VoIP را با نام شاتل تاک سازمانی ارایه می‌کند. بدون شک دریافت خدمات از یک ارایه‌دهنده معتبر، در کیفیت خدمات دریافتی بسیار تاثیرگذار است. برای ثبت درخواست یا کسب اطلاعات بیش‌تر در مورد سرویس شاتل تاک سازمانی، می‌توانید با شماره تلفن 91000999 تماس گرفته یا به آدرس https://talk.shatel.com مراجعه کنید.