تجربه لذت بخش گردش الکترونیکی آسان فرم های اطلاعاتی سازمان در بستر اتوماسیون اداری

بخش قابل توجهی از فرایندهای سازمانی به کمک فرم‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرند، به نحوی که نقطه آغازین بسیاری از آن‌ها، فرم‌های اطلاعاتی مرتبط به فرایند هستند؛ سیستم اتوماسیون اداری شرکت فراگستر با هدف تسهیل هرچه بیشتر فرایندهای اداری و بهبود عملکرد آنها دو راهکار برای استفاده از فرم‌های اطلاعاتی الکترونیکی در سازمان ارائه کرده است؛ راهکار اول استفاده از فرم‌های آماده و راهکار دوم طراحی فرم‌های دلخواه به کمک نرم افزار فرم ساز است. در این مقاله قصد داریم هر دو راهکار موجود را باهم بررسی کنیم.

راهکار اول: استفاده از فرم های آماده فراگستر

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در راستای صرفه‌جویی در زمان و تسهیل فرایند استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان و همچنین افزایش رضایت کارکنان، 11 فرم سازمانی پرکاربرد را طراحی نموده و به صورت آماده در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان ارائه نموده است.

زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان یکی از چندین زیرسیستم اتوماسیون اداری فراگستر است که با هدف بهبود ارائه خدمات به کارکنان و افزایش رضایت آن‌ها طراحی شده و توسعه یافته؛ با بکارگیری زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان، کارکنان و اعضای سازمان می‌توانند در هر جایی که حضور دارند، تنها با دسترسی به سامانه اتوماسیون اداری، درخواست‌های خود را به کمک فرم های آماده فراگستر، به صورت کاملا مکانیزه و با امکان پیگیری جریان فرایند و مسیر گردش درخواست در سازمان، ثبت و ارسال نمایند.

همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون فراگستر برخی از فرم‌های پرکاربرد و روتین را به صورت آماده در اختیار سازمان‌ها گذاشته است؛ 11 فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

1. فرم درخواست مرخصی
2. فرم درخواست ماموریت
3. فرم درخواست اضافه کار
4. فرم درخواست اصلاح کارکرد
5. فرم درخواست وام
6. فرم درخواست پرداخت
7. فرم درخواست خودرو
8. فرم درخواست کالا
9. فرم درخواست خدمات
10. فرم درخواست مساعده
11. فرم درخواست پذیرش مهمان

این فرم‌ها به صورت آماده و پیش‌فرض در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان موجود است و سازمان‌ها به جای صرف هزینه و زمان برای طراحی فرم‌های خود، می‌توانند از فرم‌های آماده فراگستر استفاده کنند؛ برخی از مزیت‌ها و کاربردهای زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر و استفاده از فرم های آماده آن عبارت‌اند از:

عدم نیاز به نرم افزار فرم ساز

سازمان‌ها برای درخواست‌ها و فرم‌های عمومی خود، دیگر به تهیه نرم افزار فرم ساز و یا فرایندساز نیازی ندارند و می‌توانند به کمک فرم‌های آماده فراگستر، درخواست‌های معمول و روتین کاکنان خود را ثبت و در اتوماسیون اداری به گردش بی‌اندازند.

ثبت درخواست در قالب فرم های اطلاعاتی

زمانی که کاربران درخواست خود را با استفاده از فرم های اطلاعاتی تکمیل می‌کنند، درخواست‌ها در قالب فرم‌های اطلاعاتی در سازمان به گردش در می‌آیند، نه فایل Word یا Excel؛ این امر موجب افزایش ساختاریافتگی داده‌ها و همچنین مرتب‌کردن و دسته‌بندی آن‌ها می‌گردد.

تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضاها

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این زیرسیستم، امکان تعریف مسیر اخذ تاییدات در سازمان است؛ به بیان دیگر، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند برای هر کدام از فرم‌های مدنظر، مسیر تایید و یا امضا تعریف نمایند و فرم‌ها با توجه به مسیر تعریف شده و پس از اخد تاییدات لازم، ادامه مراحل فرایند را طی نمایند. برای تعریف مسیر اخذ تاییدات نیز 5 حالت در نظر گرفته شده است، که این 5 حالت عبارت‌اند از:

1. تایید بر اساس جایگاه چارت سازمانی
2. تایید بر اساس جایگاه چارت سازمانی تا سطح معین
3. تایید بر اساس چارت سازمانی تا مدیر واحد
4. تایید بر اساس الگوی مسیر تاییدات (تعیین مسیر تاییدات به شکل دلخواه)
5. تایید توسط کاربر دارای مجوز

 سازمان‌ها می‌توانند براساس نوع فرم، اهمیت آن و خط‌مشی‌های سازمانی، انواع مختلفی از مسیر اخد تاییدات را برای فرم‌های الکترونیکی خود تعیین نمایند.

گزارش گیری آسان و سریع

به دلیل ثبت ساختاریافته درخواست‌ها به کمک فرم های اطلاعاتی، داده‌ها و اطلاعات توسط اتوماسیون اداری قابل پایش است و کاربران می‌توانند وضعیت درخواست ارسالی خود در سازمان پیگیری و مشاهده نمایند.

مشاهده و مدیریت درخواست ها در کارتابل

برای مشاهده و مدیریت درخواست‌های ارسالی و یا دریافتی، کاربران نیازی به ورود به سیستم جداگانه‌ای ندارند و با ورود به کارتابل اتوماسیون اداری خود، می‌توانند درخواست‌های ارسال شده و دریافت شده را مشاهده، مدیریت و پیگیری نمایند.

یکپارچگی با سایر سامانه های سازمان

اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از APIهای آماده، قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان و دریافت و ارسال اطلاعات به آن‌ها را دارد؛ از طرفی زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر نیز – مانند پیشخوان خدمات کارکنان – به دلیل یکپارچگی با اتوماسیون اداری، از این قابلیت بهره می‌برند و می‌توانند اطلاعات، داده‌ها، درخواست‌ها و... را بین سامانه‌های متصل به اتوماسیون اداری – مانند سامانه منابع انسانی – فراخوانی و منتقل نمایند.

راهکار دوم: طراحی فرم با نرم افزار فرم ساز فراگستر

بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها علاوه بر فرم‌هایی که به صورت آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر طراحی و تعبیه شده‌اند، به فرم‌های دیگری نیز نیاز دارند و یا نیاز به شخصی‌سازی فرم‌های خود دارند؛ در همین راستا، اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر ارائه زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان به همراه فرم‌های آماده، زیرسیستم فرم ساز را نیز در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.

نرم افزار فرم ساز فراگستر، یکی دیگر از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر، که امکان طراحی انواع فرم‌های ساده و پیچیده بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی را فراهم می‌کند. محیط کاربری نرم افزار فرم ساز فراگستر به نحوی طراحی شده است که، کاربران با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع می‌توانند فرم‌های مختلفی را طراحی نمایند و مورد استفاده قرار دهند. مهم‌ترین هدف نرم فزار فرم ساز فراگستر، طراحی فرم‌ها در کمترین زمان و جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها در قالب فرم و به گردش نداختن آن‌ها در سازمان است.

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های زیرسیستم یا نرم افزار فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:

ساخت انواع فرم ها با Drag&Drop

طراحی فرم تنها با Drag&Drop انواع فیلد‌های اطلاعاتی و کنترل‌گرهای اطلاعاتی مانند File Upload، Grid، List Box، Text Box، تاریخ شمسی، شماره کارت، کد ملی، شماره شبا و... ؛ علاوه بر این موارد، امکان طراحی فرم‌های Master Detail و فرم‌های تودرتو نیز در فرم ساز فراگستر فراهم شده است.

واکنش‌گرا بودن فرم های طراحی شده

مشاهده و استفاده از فرم‌های طراحی شده با فرم ساز فراگستر، در انواع مختلف دستگاه‌ها و سایز‌های مخلتف صفحه نمایش، مانند کامپیوترهای شخصی، لپ‌تاپ، تلبت و تلفن همراه هوشمند؛ کاربران می‌توانند به صورت کاملا واکنش‌گرا، با هر دستگاهی که در اختیار دارند، از فرم‌های الکترونیکی فراگستر استفاده نمایند.

تهیه گزارش از اطلاعات جمع آوری شده یا گردش یافته

فرم ساز فراگستر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انواع مختلفی از داده‌ها، اطلاعات و درخواست‌ها را در قالب فرم اطلاعاتی و به صورت ساخاریافته دریافت، ثبت و مدیریت نمایند؛ در همین راستا، استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر، امکان تهیه گزارش از اطلاعات جمع‌آوری شده را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند.

امکان فرمول نویسی و تعیین شروط منطقی در فرم ها

با فرم ساز فراگستر می‌توان انواع فرمول‌های ریاضی را درون فرم قرار داد تا محاسبات مختلفی به صورت خودکار بر روی مقادیر وارد شده در فیلدهای اطلاعاتی صورت بگیرد و نتیجه نیز در فرم ثبت گردد.

شخصی سازی ظاهری فرم با کد‌های CSS

نرم افزار فرم ساز فراگستر همچنین امکان شخصی‌سازی ظاهر فرم‌ها به کمک کدهای CSS را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده، تا مطابق با هویت و ظاهر سازمانی، فرم‌های خود را شخصی‌سازی نمایند.

پشتیبانی از انواع پروتکل‌ های امنیتی

به منظور حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها هنگام ثبت و گردش در سازمان، پروتکل‌های امنیتی متنوعی برای فرم ساز فراگستر و فرم های طراحی شده به کمک آن مورد استفاده قرار گرفته است.

اتصال به سایر سامانه های سازمان

کاربران می‌توانند با استفاده از قابلیت فراخوانی Webservice، تعریف Data Source و...، اطلاعات را از سایر سامانه‌های سازمان فراخوانی نمایند و یا داده‌ها و اطلاعات دریافت شده را، به آن‌ها منتقل کنند.

فیلدهای پیشرفته، متنوع و سازگار شده

فیلدهای اطلاعاتی موجود در نرم افزار فرم ساز فراگستر، متناسب با نیاز سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی بهینه‌سازی ‌و سازگار شده‌اند؛ مانند فیلد‌های تشخیص صحت کد ملی، آدرس ایمیل، شماره موبایل، کدپستی، شماره کارت و حساب بانکی و... که در صورت عدم ورود اطلاعات به شکل صحیح، پیام خطا برای کاربر به نمایش در می‌آید.

قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر در خصوص فرم‌های آماده و نرم افزار فرم ساز به این موارد ختم نمی‌شود؛ برای آشنایی بیشتر مدیریت فرم ها در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید به www.faragostar.net/bpms/business-form مراجعه کنید.