دزد زمانت رو بشناس

امروز می‌خواهیم در رابطه با دزدان زمان با هم صحبت کنیم.

دزد کیست یا شاید چیست؟

دزد معمولا نامرئیست و همیشه در جایی پنهان می‌شود و هر وقت زمان مناسب برسد می‌آید و بخشی از سرمایه شما را به غارت می‌برد؛ در حالیکه حتی شاید خود شما هم متوجه آن نشوید.

دزد زمان چیست؟

دزدان زمان هر موردی است که باعث می‌شود زمان شما ساعت‌ها و ساعت‌ها بدون اطلاع شما تلف بشود و در حالیکه یک روز کاری را به پایان بردید در پایان روز از عملکرد خود راضی نباشید.

در این مطلب به معرفی دزدان زمان می‌پردازیم و در پایان هم معرفی ابزار غلبه بر آن پس با ما همراه باشید.

1. بی‌نظمی

لزوما شلوغی روی میز و داخل کامپیوتر شما نشانه بی‌نظمی شما نیست یا حداقل خودتان اینطور تصور می‌کنید اما، حقیقت این است که بی‌نظمی نشانه‌های مشخصی دارد.
اگر برای یافتن یک قرارداد یا یک فایل در کامپیوترتان باید زمان صرف کنید بدانید که شما نشانه‌هایی از بی نظمی را دارید و زودتر باید برای آن راه‌حلی پیدا کنید در غیر این صورت ساعت‌های زیادی از وقت شما را می‌دزدد.

2. حواس پرتی.

بله همه ما دغدغه‌های دیگری غیر از کار هم داریم، خانواده، دوستان و اطرافیان که هر کدام از این دسته‌ها از ما انتظار دارند و باید پاسخ پیام‌هایشان را در کوتاهترین زمان ممکن بدهیم اما می‌توان برای پاسخ به این پیام‌ها زمان مشخص در طول روز را در نظر گرفت.
حواس‌پرتی را به عنوان دزد زمان دست‌کم نگیرید.

۳. تقسیم بد وظایف.

در محیط کار معمولا مدیریت وظایف خود یا یک گروه را برعهده داریم. مراقب باشید که بزرگترین دزد زمان همین جا پنهان است. توزیع نامتعادل وظایف می‌تواند یک تیم را با شکست مواجه کند. بهترین راه‌حل غلبه بر این معضل استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف است.

۴. هدف‌گذاری ضعیف یا فقدان اهداف.

یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت تیم و کارها همین است. فکر کنید بدون هدف رانندگی کنید به کجا خواهید رسید؟ یا اصلا هدف را اشتباه انتخاب کرده‌اید، حالا به کجا می‌رسید؟

قطعا ناکجا‌ آباد!

برای غلبه بر این اشتباه ابتدا اهداف بلند و سپس براساس آن اهداف کوتاه مدت مشخص تعریف کنید.

۵. عدم تمرکز.

خستگی، استرس، استراحت کم و عواملی مانند این‌ها تمرکز شما را از بین خواهند برد و تمرکز کم رابطه مستقیم با بازدهی کمتر شما دارد.

سعی کنید تا حد امکان استراحت کنید، سالم غذا بخورید و ورزش کنید. عدم تمرکز، دزد قهاری است و باید بر آن غلبه کنید.

۶. ارتباطات ضعیف داخل تیم.

موازی‌کاری، مشکلات کاری و سوء‌تفاهم‌ها اولین نتیجه ارتباطات ضعیف داخل تیم و شرکت است.

برای غلبه بر این معضل باید ازنرم ‌افزار مدیریت ارتباطات تیماستفاده کنید و از طریق چت‌ آنلاین و جلسات آنلاین همه تیم را به روز نگه دارید.

۷.مدیریت جلسات.

جلسه موتور محرک تیم هست اما وجود ‌آن‌ها گاهی باعث اتلاف وقت خواهد شد. به خاطر داشته باشید تعداد زیاد جلسات یا جلسات طولانی یکی از مهم‌ترین دزدان زمان هستند.

برای نظم بیشتر باید از یکنرم افزار مدیریت پروژه که قابلیت مدیریت جلسات را نیز دارد استفاده کنید تا هم زمان جلسات به درستی مدیریت شود و هم جلسات به صورت آنلاین برگزار شود تا کمترین زمان صرف آن شود.

۸. مسیر رفت و آمد.

بخشی از زمان ما از خانه تا محل کار، از محل کار به خانه، و در سفرهای متعدد در طول روز هدر می‌رود. این رفت‌و‌آمدها علاوه بر هدر رفت زمان باعث استرس و خستگی مفرط هستند.

اقداماتی مانند ساعت کاری منعطف یا دورکاری می‌تواند راه حل غلبه بر این مشکل بزرگ باشند.

میزیتو نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف، راهکار غلبه بر دزدان زمان

یک نرم‌افزار مناسب ابزار قدرتمند مدیر تیم برای غلبه بر مشکلات هدر رفت زمان در سازمان است. میزیتو یک نرم‌افزار مدیریت پروژه و وظایف است که قابلیت‌های دیگری را در کنار مدیریت پروژه و وظایف در اختیار شما قرار می‌دهد.

اما میزیتو چه قابلیت‌هایی دارد و چطور به ما کمک خواهد کرد.

امکانات میزیتو:

• مدیریت پروژه و مانیتورینگ تیم

پروژه‌های خود را دقیق تعریف کنید و یک مانیتورینگ دقیق از تیم و پروژه‌های خود داشته باشید.

• مدیریت زمان‌بندی دقیق وظایف

به سادگی وظایفی براساس زمان‌ یادآوری، مهلت انجام‌، تاریخ شروع و پایان تعریف کنید تا افراد تیم شما دقیقا بدانند چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهند.

• مدیریت جلسات تیمی

برای زمانبندی دقیق جلسات خود برنامه‌ریزی کنید و پس از برگزاری نیز صورتجلسات دقیق براساس وظایف افراد یا تیم تعریف کنید تا به بهترین شکل پیگیری انجام شود.

• مدیریت گفتگو و جلسات آنلاین

بدون وقفه و به صورت آنلاین با تمامی افراد خود در هر کجای دنیا در ارتباط باشید و هر زمان نیاز هست با زدن یک دکمه وارد جلسه آنلاین با ایشان شوید.

• مدیریت مکاتبات سازمانی و درخواست‌ها

نامه‌های رسمی خود را در سازمان به گردش درآورید و درخواست خود در قالب نامه به همکاران خود ارسال کنید.

• مدیریت مشتریان و تیم فروش

برای هر مشتری یک پرونده پویا ایجاد کنید و هر آنچه در رابطه با مشتری لازم است را در آن ثبت کنید تا همیشه در دسترس شما باشد. وظایف دقیق پیگیری و صورتجلسات با جزئیات ایجاد و در پرونده مشتری ثبت کنید تا بهترین نتایج را از پیگیری ایشان دریافت کنید.