مدیریت جلسات کاری بدون توقف؛ همیشه آنلاین، همیشه پایدار

در گذشته‌ای نه‌چندان دور، تقریبا تمام جلسات کاری  به صورت حضوری برگزار می‌شد،  اما با این که ارتباط حضوری کیفیت تعاملات را بالاتر می‌برد، هماهنگ کردن زمان افراد مخصوصا در سازمان‌های بزرگ، کار ساده‌ای نبود. اگر اعضای تیم در شهرها یا کشورهای مختلف بودند، حضور در یک جلسه ممکن بود نیازمند سفرهای کاری دور و نزدیک باشد.

امروزه با توسعه اینترنت پرسرعت و پلتفرم‌های ارتباطی، نرم‌افزارهایی برای تماس تصویری توسعه یافته‌اند که امکان برگزاری جلسات از راه دور را فراهم می‌کنند.

کاهش هزینه‌های رفت‌ و آمد، صرفه‌جویی در زمان، امکان حضور افراد از مناطق مختلف، قابلیت ضبط جلسات برای استفاده بعدی و امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، جلسات آنلاین را به بخشی جدایی‌ناپذیر از تمام فرآیندهای سازمان تبدیل کرده است.

چرا مدیریت جلسات بدون پلتفرم آنلاین دیگر جواب نمی‌دهد؟

بسیاری از سازمان‌ها با پروژه‌های متعدد و تیم‌های مختلف سر و کار دارند و هرگونه تاخیر در برگزاری جلسات می‌تواند باعث کند شدن روند تصمیم‌گیری و از دست رفتن فرصت‌ها شود. در سازمان‌های بزرگ یا شرکت‌هایی که دارای تیم‌های پراکنده یا شعبات مختلف هستند، این مشکل بیشتر به چشم می‌خورد.

گاهی اوقات یک تصمیم مهم تنها به این دلیل به تاخیر می‌افتد که امکان جمع شدن همه افراد در یک جلسه حضوری فراهم نیست. به همین دلیل، سرعت در ارتباطات، خصوصا برگزاری جلسات گروهی به یک مزیت رقابتی برای سازمان‌ها تبدیل شده است.

تاکنون پلتفرم‌های متعددی برای برگزاری جلسات آنلاین طراحی شده‌اند که شاید معروف‌ترین آن‌ها اسکایپ (Skype) باشد. گوگل میت (Google Meet)، زوم (Zoom) و حتی امکانات ویدیویی در برخی پیام‌رسان‌ها نیز، ارتباطات گروهی را آسان‌تر کرده است.

نکته‌ای که اهمیت دارد این است که جلسات آنلاین، چه برای هماهنگی تیم‌ها، آموزش کارکنان، فروش یا پشتیبانی باشند به ارتباط لحظه‌ای صوتی و تصویری نیاز دارند. کیفیت و سرعت اینترنت مستقیما روی کارایی جلسه تاثیر می‌گذارد.

یک چالش؛ محدودیت‌های داخلی

در بسیاری از مناطق ایران، اینترنت پرسرعت یا ثابت بین‌المللی در دسترس نیست و این موضوع ممکن است با اختلال یا قطعی‌های سراسری، روی جلسات و ارتباطات حساس تاثیر بگذارد.  به همین علت انتخاب پلتفرم‌های عمومی به عنوان زیرساخت جلسات تصویری ممکن است در آینده چالش‌برانگیز باشد.

هر کسب و کاری که برای پیشبرد فعالیت‌های خود به جلسات ویدیویی نیاز دارد، باید سیستمی را انتخاب کند که همیشه در دسترس باشد.

یک راه‌حل؛ یک سیستم یکپارچه

نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه مثل نرم‌افزار CRM (سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان) پلتفرم‌های قابل اعتماد‌تر و کامل‌تری هستند که علاوه بر تضمین دسترسی همیشگی، امکان یکپارچه‌سازی تمام بخش‌ها، از جمله جلسات ویدیویی را با واحد‌های دیگر فراهم می‌کنند.

به عنوان مثال کاربران می‌توانند مستقیما از صفحه پروفایل مشتری یا فرصت فروش، جلسه ویدیویی با مشتریان برنامه‌ریزی کنند و با ارسال لینک از طریق ایمیل یا پیامک آنان را به جلسات دعوت کنند. پس از پایان جلسه، اطلاعات آن به صورت خودکار در تاریخچه تعاملات مشتری ثبت می‌شود.

همچنین مدیر پروژه می‌تواند از داخل صفحه پروژه، جلسه ویدیویی برای تیم برگزار کند. جلسات ویدیویی با تقویم و برنامه کاری اعضای تیم هماهنگ‌ می‌شود و با استفاده از اتوماسیون‌سازی، زمان جلسه به اعضا یادآوری می‌شود.

سی‌آر‌ام‌ها به‌عنوان یکی از قدرتمندترین سیستم‌های مدیریت ارتباطات، تمام کانال‌های ارتباطی را پوشش می‌دهند. اگر از گزینه‌های بومی مانند نرم‌افزار سی‌آر‌ام اوج ابری استفاده کنید، می‌توانید همیشه و حتی با اینترنت ملی هم به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشید. برای آشنایی بیشتر، کافی است به وب‌سایت این مجموعه مراجعه کنید و با ساخت یک اکانت اختصاصی، تمام ابزارهای آن را به‌صورت رایگان امتحان کنید.