با نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS گام بعدی پیشرفت را بردارید

به نظر می‌رسد این روزها برای بهینه کردن و توسعه دادن تمامی امور راهکارهای خوبی وجود دارد. کارمندان دیگر انتظار ندارند شرکتشان جایی باشد که در آن به انجام کارهای تکراری و دستی بپردازند. آنها انتظار دارند که محیط اداریشان مکانی هوشمند برای کارشان باشد که توسط اتوماسیون اداری هدایت می‌شود. امروزه، پیدا کردن کسی که واقعاً بخواهد وقت خود را صرف رسیدگی به سیستم‌های اداری کند، بسیار سخت است. نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS این مشکل را برای بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم‌های اتوماسیون اداری اولیه شامل ذخیره‌سازی و تبادل اطلاعات و مدیریت داده‌ها استفاده می‌کنند، حل کرده‌اند. این دسته‌بندی‌ها نه تنها به سیستم‌های فنی در یک شرکت، بلکه به مدیریت افراد، دسترسی سازمانی و سایر سیستم‌های داخلی نیز گسترش می‌یابد.

مجبور کردن کارمندان خود به جمع‌آوری رسیدهای بی‌شمار در سفرها و جلسات کاری، تحویل یک دسته کاغذ به تیم مالی پس از بازگشت و منتظر ماندن تا بازپرداخت آنها، دست‌وپاگیر و زمان‌بر است. برای جلوگیری از انباشته شدن کاغذ، نرم افزار اتوماسیون اداری نحوه گزارش هزینه‌های کارکنان را بهبود می‌بخشد و به آنها اجازه می‌دهد در زمانی که دور از محل کار هستند، مستقیماً با تلفن خود و یا نرم افزار اتوماسیون اداری این کار را انجام دهند. به‌جای پیگیری امور خود و دریافت رسید برای روزها یا هفته‌ها، کاربران این نر‌م افزارها می‌توانند به راحتی وارد برنامه شده و رسیدها را اسکن کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری، نحوه تأیید هزینه‌ها را خودکار می‌کند، همچنین راهی پیشِ پای شما می‌گذارد تا اطلاعات را به بخش حسابداری خود صادر و این هزینه‌ها را در بودجه‌تان اعمال کنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

پس به عبارت ساده، نرم افزار اتوماسیون اداری ابزار یا فناوری‌ای است که باعث می‌شود یک فرآیند کارآمدتر شود و به کار کمتری نیاز داشته باشد. از ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها گرفته تا امنیت، تعمیر و نگهداری اداری، حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند در زمان، پول و منابع برای کسب‌و‌کاری که در تلاش برای گسترش و رقابت در مقیاس بزرگ‌تر است، صرفه‌جویی کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری باید به کارکنان شما علاوه بر انعطاف‌پذیری، قابلیت اطمینان را در پشتیبانی از وظایف روزانه خود ارائه دهد. به عنوان مثال، برای بسیاری از شرکت‌ها، ثبت اطلاعات و ثبت موجودی کارهای خسته‌کننده‌ای هستند، اما با نرم افزار اتوماسیون اداری و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها، این وظایف بسیار ساده‌تر می‌شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری همچنین می‌تواند در بازاریابی، مدیریت پروژه، پشتیبانی مشتری و غیره نیز اعمال شود.

در طول یک روز، احتمالاً شما و کارکنانتان ده‌ها کار تکراری را انجام می‌دهید که وقت گرانبهایتان را می‌گیرد. خودکار کردن عملیات اداری به شما این امکان را می‌دهد تا تمرکز خود را از این فرآیندها به مسائلی که به مهارت‌های منحصربه‌فرد شما نیاز دارند، تغییر دهید.

نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند به کارآمدتر کردن کسب و کار شما کمک کند و کارهای تکراری و پرزحمتی که کارکنان شما مسئول آن هستند را کاهش دهد. هنگامی که نرم افزار اتوماسیون اداری به‌طور مؤثر مورد استفاده قرار گیرد، می‌تواند گردش کار را برای ذخیره‌سازی داده‌ها، تعمیر و نگهداری دفتر، کارکنان، مدیریت تسهیلات، حقوق و دستمزد و موارد دیگر ساده کند. در نهایت، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بهره‌وری را بهبود می‌بخشند و تضمین می‌کنند که کسب‌وکار شما به‌طور مؤثری اجرا شود.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود بخشند که پس از تکمیل، به یک هدف سازمانی دست یابند. روی هم رفته، این فعالیت‌ها و وظایف، که می‌توانند توسط افراد و تجهیزات انجام شوند و معمولاً بخش‌های تجاری را در بر می‌گیرند، چیزی را تشکیل می‌دهند که به عنوان یک فرآیند تجاری شناخته می‌شود. برای توضیح و تعریف اینکه BPMS چیست (Business Process Management Software) باید بگوییم که bpms یک محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند، ابزاری که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب‌وکار از ابتدا تا انتها است.

چرا از BPM استفاده کنیم؟

BPM فرض می‌کند که کسب‌وکارها توسط فرآیندها اداره می‌شوند و یک فرآیند مؤثر بهتر از مجموع اجزای آن است. یکی از اهداف مدیریت فرآیند کسب‌وکار، حمایت از رهبران سازمانی است که به دنبال دستیابی به کارایی عملیاتی از طریق مدیریت گردش کار و سایر تصمیمات تاکتیکی هستند و در عین حال فرآیند کلی را در تحقق اهداف سازمانی مؤثرتر می‌سازند.

BPM یک پروژه یکباره نیست. در عوض، چارچوبی برای ایجاد، تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار، از جمله روشن شدن مداوم نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی افراد درگیر در فرآیند، به وجود می‌آورد. اگر BPM به درستی اجرا شود، توانایی شرکت در پاسخگویی به روندها، تهدیدها و فرصت‌های بازار را بهبود می‌بخشد.

مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS

وظیفه‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری سازماندهی اسناد و مکاتبات اداری است. شاید به نوعی بتوان گفت این نرم افزار قسمت بایگانی یک شرکت را بر عهده دارد. در واقع این نرم افزار کار آرشیو اسناد جدید و قدیمی، نامه‌نگاری‌ها، مکاتبات میان سازمان‌ها، ثبت و درخواست مرخصی‌ها و ... را انجام می‌دهد. نرم افزار انوماسیون اداری همچنین به مشتریان کمک می‌کند تا به راحتی سفارش‌های خود را ثبت کنند و به پروفایل مخصوص خودشان دسترسی داشته باشند.

در مقابل نرم افزار BPMS که می‌توان آن را به نوعی مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری دانست، بخشی از یک کل است و کمک می‌کند تا فرآیندها سریع‌تر و راحت‌تر انجام شود. در واقع این نرم افزار به هر آن چیزی که در شرکت‌ها به صورت فرآیند اجرا می‌شود و مراحلی را پشت سر می‌گذارد کمک می‌کند. BPMS کنترل تمام کارهایی که طی یک فرآیند و گام به گام انجام می‌شود را در دست دارد و کار مدیر را برای کنترل کردن روند فرآیندها آسان می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری از قبل طراحی شده و در تمام سیستم‌های سازمان نصب می‌شود تا کار نامه‌نگاری و کاغذبازی‌های پیشین ساده‌تر شده و راحت‌تر انجام شود. در حالی که نرم افزار BPMS در خود سازمان طراحی می‌شود. یعنی فرآیندها در این نرم افزار طراحی و ساخته و سپس پردازش می‌شوند.

تفکیک فرآیندهای اتوماسیون اداری و BPMS

هر فرآیندی در سازمان به‌طور مثال خرید مواد اولیه، پیگیری سفارش‌های مشتریان و ... در این نرم افزار ایجاد می‌شود و روند آن پیش می‌رود. در BPMS هیچ فرآیندی به صورت پیش‌فرض و از قبل وجود ندارد بلکه هر مدیری باید خودش این فرآیندها از جمله طراحی و پیاده‌سازی و مدل‌سازی تمام فرم‌های اداری و کسب‌وکاری و ... را در آن ایجاد و طراحی کند.

در نرم افزار اتوماسیون اداری کارکنان می‌توانند از تمام کارهایی که در یک بازه مشخص انجام داده‌اند تاریخچه‌ای به دست آورند و به آنها دسترسی داشته باشند. در حالی که در BPMS چنین چیزی امکان‌پذیر نیست و قابلیت دیدن و پیگیری آنچه که قبلاً انجام شده و یا قرار است انجام شود در این نرم افزار وجود ندارد. سیستم اتوماسیون اداری تنها کار جمع‌آوری و نگهداری داده‌ها و اطلاعات را انجام می‌دهد و بسیار متن‌محور است، در صورتی که bpms می‌تواند کار تحلیل و آنالیز محتوایی داده‌ها و اطلاعات را نیز انجام دهد و به شما راه‌حل ارائه دهد. بیشتر افرادی که با نرم افزار اتوماسیون اداری درگیرند، کارکنان بخش دبیرخانه و مسئول دفترها هستند در حالی که صاحبان فرآیندها و مدیران افرادی هستند که بیشتر با نرم افزار BPMS سروکار دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری به‌طور معمول در قالب پکیجی استاندارد در بازار عرضه شده است در حالی که BPMS در قالب یک نرم افزار توسعه‌دهنده فرآیندهای سازمانی، از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار است به‌طوری که حتی در برخی اوقات فرآیندهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری در قالب BPMS پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.