آموزش گام به گام کار با اکسل به افراد تازه کار

اگر با برنامه اکسل آشنایی ندارید یا تازه کار با این محصول را شروع کرده‌اید، این مقاله آموزش اکسل را از دست ندهید.

ده‌ها سال است که از شروع فعالیت مایکروسافت اکسل گذشته و میلیون‌ها نفر از سراسر دنیا آن را مورد استفاده قرار می‌دهند. اما هنوز افرادی هستند که به تازگی استفاده از این نرم افزار پرکاربرد را آغاز کرده‌اند. چه برای کار، چه برای مدرسه و چه برای مصارف شخصی، شروع استفاده از این نرم افزار کمی ترسناک است. حتی برای آموزش اکسل کلاس‌هایی در آموزشگاه‌ها و حتی به صورت آنلاین برگزار می‌شود.

اگر فرصت شرکت در این کلاس‌ها را ندارید، ما با این مقاله کار را برایتان راحت‌ کرده‌ایم.

مایکروسافت اکسل چیست؟

 به زبان ساده اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است. این نرم افزار از سلول‌هایی در ستون‌ها و سطر‌های خود برای مدیریت، سازماندهی و انجام عملیات محاسباتی روی داده‌ها استفاده می‌کند. شما می‌توانید در آن از جداول میله‌ای، چارت‌ها، فرمول‌ها و توابع به طرق مختلف استفاده کنید.

علاوه بر این، اکسل بر خلاف ظاهرش صرفا به اعداد محدود نیست. شما می‌توانید به آن متن، عکس، ویدئو و چیزهای دیگری برای توالی، مدیریت و مشاهده‌ی ساده‌تر اطلاعات اضافه کنید.

کاربردهای عمومی اکسل

• مدیریت بودجه برای خانواده‌ها یا دارایی‌ کسب و کارها
• مدیریت فاکتور‌ها و رسید‌ها
• پیگیری پروژه‌ها، فروشنده‌ها و مشتری‌ها و سوابق سلامت اشخاص
• مدیریت برنامه‌ها و تقویم‌ها
• ایجاد چک لیست و لیست وظایف
• محاسبات مالی، وام، بدهی و گرونامه‌ها
• مدیریت اموال

این لیست وظایف اکسل را می‌توان باز هم ادامه داد. اما برای استفاده از اکسل برای هر کاری که دلتان می‌خواهد، باید به بعضی گزاره‌ها دقت کنید.

آشنایی با اصطلاحات اکسل

در حین این آموزش ممکن است با گزاره‌هایی رو به رو شوید که چندین بار مورد استفاده قرار می‌گیرند. آشنا شدن با این گزاره‌ها و اصطلاحات به شما کمک می‌کند که در حین آموزش مطالب را بهتر متوجه شوید.

کتاب کار و صفحه‌ی گسترده: کتاب کار چیزی است که وقتی اکسل را باز می‌کنید آن را مورد استفاده قرار می‌دهید. کتاب کار حاوی صفحات گسترده است. یک کتاب کار می‌تواند چندین صفحه‌ گسترده داشته باشد و شما می‌توانید با استفاده از تب‌هایی [که عموما در پایین صفحه قابل مشاهده هستند] از صفحه‌گسترده‌های مختلفی که باز هستند استفاده کنید. [برای راحتی کار از این به بعد به جای صفحه‌گسترده که معادل آن در زبان انگلیسی SpreadSheet است، از گزاره‌ی صفحه استفاده می‌کنیم.]

سلول: صفحه‌ها از بلوک‌های کوچکی به نام سلول تشکیل شده‌اند. هر سلول حاوی داده‌ای است که در آن وارد می‌کنید؛ از اعداد تا حروف و عکس و حتی فرمول‌. سلول‌ها وظیفه دارند این اطلاعات را در خود ذخیره کنند. شما می‌توانید یا به صورت مستقیم اطلاعات را وارد سلول‌ها کنید یا اینکه از نوار فرمول بالای صفحه استفاده نمایید.

در سمت چپ نوار فرمول، جعبه‌ای برای وارد کردن نام مشاهده می‌کنید. به طور پیش‌فرض، این جعبه نمایش‌دهنده سطر و ستون هر کدام از سلول‌هاست. برای مثال، اولین سلول در گوشه‌ی بالای سمت چپ یک صفحه A1 است. که A نشانگر ستون و 1 نشانگر سطر است.

فرمول‌ها و توابع: شما می‌توانید به فرمول‌ها به چشم یک معادله نگاه کنید. با استفاده از اکسل این فرمول‌ها به صورت درونی مورد استفاده قرار می‌‌گیرند و می‌توانند به صورت خودکار برای شما اعمال جمع و ضرب را انجام بدهند.

علاوه بر محاسبات، شما می‌توانید از توابع برای شمارش تعداد آیتم‌ها در یک ستون یا نشان دادن اعداد کمینه و بیشینه در میان گروهی از سلول‌ها هم استفاده کنید.

تب‌ها و نوار ابزار در اکسل

آشنایی و تسلط کامل بر نوار ابزار اکسل کمی زمان می‌خواهد. مثل تمام نرم افزار‌های مایکروسافت آفیس، نوار بالایی شامل مجموعه‌ای از دکمه‌هاست که در تب‌های مختلف از آن‌ها استفاده خواهید کرد. این نوار ابزار کاملا قابل شخصی‌سازی است، اما احتمالا به صورت پیشفرض با نواری که در ادامه تصویرش را می‌بینید مواجه خواهید شد:

در زیر به اختصار راجع به هر کدام توضیح می‌دهیم:

File: کتاب‌کار جدید ایجاد می‌کند / یکی از کتاب‌کار‌های پیشتر تولید شده را باز می‌کند / ذخیره سازی، چاپ و به اشتراک گذاشتن کتاب‌ها و صفحه‌ها را انجام می‌دهد.

Home: به کنترل کلیپ‌بورد، فونت، چیدمان، اعداد، استایل‌ها، سلول‌ها و ویرایش این موارد می‌پردازد.

Insert: برای درج جداول، رسم نمودارها، تصاویر، فیلتر‌ها و لینک‌ها به کار می‌رود.

Page Layout: محیط ظاهری صفحه را تنظیم می‌کند و به طور کلی به اعمال مربوط به صفحه می‌پردازد.

Formulas: می‌توانید از این طریق یک فرمول یا تابع انتخاب کرده و یا به آن‌ها رسیدگی کنید.

Data: دریافت و انتقال داده‌ها، تماشای‌ جستار‌ها، مرتب‌سازی، فیلتر کردن و استفاده از ابزار داده‌ها از اعمالی است که از طریق این تب قابل انجام است.

Review: این تب شامل ابزاریست که برای اصلاح، تنظیمات دسترسی، تنظیمات زبان و تفسیر داده‌ها کاربرد دارند.

View: شامل گزینه‌هایی تغییر نمایش کتاب‌کار، ابزار‌هایی که نمایش داده می‌شود، بزرگنمایی و کوچک‌نمایی و کار با پنجره اکسل.

همچنین جعبه‌ Tell me what you want to do را فراموش نکنید. در این بخش اگر نیاز به کمک یا اطلاعات بیشتر در زمینه‌ی یکی از ویژگی‌ها داشته باشید، می‌توانید کلمات کلیدی مورد نظرتان را در آن وارد کنید و نتایج را مشاهده کنید.

ابزار دسترسی سریع

همانند نوار بالای صفحه و تب‌ها، اگر از نرم افزار‌های مایکروسافت آفیس استفاده کرده باشید باید با ابزار دسترسی سریع آن‌ها آشنا باشید. اما اگر این طور نیست، باید بدانید که این ابزار در قسمت بالایی پنجره‌ی اکسل وجود دارد. اهمیت این ابزار اینجاست که باعث می‌شود کار‌های خود را خیلی سریع Undo یا Redo کنید. همچنین امکان ذخیره سازی را هم به شما می‌دهد.

اگر اشتباهی کردید و می‌خواهید آن را به حالت قبل برگردانید یا اصطلاحا Undo کنید، کافیست روی گزینه‌‌ی Undo کلیک کنید. اگر یک بار کلیک کنید، آخرین فعالیت شما را به حالت قبل بر می‌گرداند. از سوی دیگر می‌توانید روی فلش کنار این گزینه کلیک کنید و با هایلایت کردن فعالیت‌های مورد نظر خود همه را به حالت قبلی برگردانید.

اگر یک بار از گزینه‌ی Undo استفاده کنید، گزینه‌ی Redo فعال می‌شود. این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا یکی از کار‌هایی که Undo کرده‌اید را دوباره انجام دهید. همانند گزینه‌ی Undo، با کلیک کردن روی فلش کوچکی که کنار گزینه‌ی Redo وجود دارد می‌توانید چند عدد از کار‌هایی که می‌خواهید را Redo کنید.

دکمه‌‌ی ذخیره‌سازی یا Save به شما اجازه می‌دهد که به سرعت فایلی که روی آن کار می‌کنید را با همان نامی که دارد ذخیره سازی کنید.

گزینه‌های صفحه گسترده [یا به اختصار صفحه]

مدیریت صفحات متعدد در اکسل کار سختی نیست. بنابراین می‌توانید چند صفحه را به طور همزمان باز کنید. برای مثال، شما می‌توانید از چند صفحه به طور همزمان استفاده کنید و به فرض یکی را برای گزارش ماهانه و دیگری را برای گزارش سالانه در نظر بگیرید.

علاوه بر امکان استفاده از چندین صفحه، شما می‌توانید از ویژگی‌های پایه‌ای صفحات نیز بهره‌مند شوید:

اضافه کردن یک صفحه: برای این‌ کار روی دکمه‌ی + کنار آخرین صفحه‌ی خود کلیک کنید.

تغییر چیدمان صفحات: برای این کار روی تب صفحات کلیک کنید و در حالی که کلیک را نگه داشتید آن را به جای که می‌خواهید بکشید.

نامگذاری صفحات: برای این کار روی تب صفحه دو بار کلیک کنید و نام مورد نظرتان را وارد کنید. به صورت پیش‌فرض، نام این صفحات Sheet 1، Sheet 2 و ... خواهد بود.

تغییر رنگ صفحات: برای این کار روی تب صفحه کلیک راست کنید و در بخش Tab Color یک رنگ جدید را انتخاب کنید.

رمزگذاری یک صفحه: برای این کار روی صفحه کلیک راست کرده و از تب Protect Sheet یک رمز عبور انتخاب نمایید.

انتقال و کپی کردن یک صفحه: برای این کار روی تب صفحه کلیک راست کنید و گزینه‌‌ی Move or Copy را بزنید. از اینجا می‌توانید صفحه را به نقطه‌ی دیگری از کتاب کار انتقال داده یا حتی آن را به کتاب کار متفاوتی بفرستید. همچنین می‌توانید از این طریق یک کپی از آن برای کار‌های دیگر مد نظرتان داشته باشید.

حذف یک صفحه: برای این کار روی تب صفحه‌ی مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه‌ی Delete را بزنید. این کار را باید در پنجره‌ی بعدی که باز می‌شود نیز تایید کنید.

کار با ستون‌ها، سطر‌ها و سلول‌ها در اکسل

گزینه‌هایی مثل انتخاب، درج و حذف سطر‌ها‌، ستون‌ها و سلول‌ها در اکسل وجود دارند. این عملیات که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم می‌توانند برای صفحاتی که دارید مفید واقع شوند:

انتخاب یک سطر یا ستون به طور کامل

وقتی نشانگر ماوس خود را روی نوشته‌ی یکی از سطر‌ها یا ستون‌ها می‌برید، فلش کوچکی در گوشه آن ظاهر خواهد شد. اگر روی آن کلیک کنید، تمام سطر یا ستون مورد نظر انتخاب می‌شود. شما می‌توانید با این حرکت برای استفاده از یک تابع، قالب بندی یا مرتب سازی ستون‌ها بهره بگیرید.

انتخاب گروهی از سطر‌ها، ستون‌ها یا سلول‌ها

زمانی که می‌خواهید بیشتر از یک سطر، ستون یا سلول را انتخاب کنید باید توجه کنید که آیا سطر‌ها، ستون‌ها یا سلول‌ها به هم چسبیده و کنار هم قرار دارند یا خیر.

انتخاب سطر‌ها، ستون‌ها و سلول‌هایی که کنار هم قرار دارند

زمانی که بخواهید سطرها، ستون‌ها و سلول‌هایی را انتخاب کنید که در کنار یکدیگر قرار داشته و به هم چسبیده‌اند، ابتدا اولین آیتم مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس، کلیک چپ ماوس را نگه دارید و آن را روی بقیه‌ی گزینه‌های مد نظرتان بکشید. متوجه می‌شوید که ستون‌ها با هایلایتی خاکستری انتخاب می‌شوند. هرجایی که انتخاب‌هایتان تمام شد کلیک را رها کنید.

راهی دیگر برای انجام این کار این است که ابتدا آیتم اول مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس دکمه‌ی شیفت روی کیبورد را نگه دارید، و سپس آخرین آیتم مورد نظرتان را انتخاب کنید. اگر این کار را با سلول‌ها انجام دهید، می‌توانید گروهی از سلول‌ها را به روش گیف پایین انتخاب نمایید:

انتخاب سطر‌ها، ستون‌ها و سلول‌های پراکنده

اگر بخواهید ستون‌ها، سطر‌ها یا سلول‌هایی را انتخاب کنید که کنار هم نیستند، ابتدا یکی از آن‌ها را انتخاب کرده، سپس دکمه‌ی Ctrl رو کیبورد را نگه دارید و سپس گزینه‌های دیگر مد نظر خود را به سادگی با کلیک کردن روی آن‌ها انتخاب کنید. بعد از پایان کار، دکمه‌ی Ctrl را رها کنید.

درج یا حذف یک ستون، سطر یا سلول

شما به راحتی می‌توانید ستون یا سطری که دیگر به آن نیاز ندارید را حذف کنید. باز هم نشانگر ماوس خود را روی حرف یا عدد یکی از ستون‌ها یا سطر‌ها ببرید. اما به جای کلیک چپ، از کلیک راست استفاده کنید. در منویی که باز شد، گزینه‌ی Insert یا Delete را بزنید. [گزینه‌ی Insert عمل درج و گزینه‌ی Delete عمل حذف را انجام می‌دهد.]

همچنین می‌توانید به راحتی سطر یا ستونی را نامرئی و مرئی کنید. با انتخاب گزینه‌های Hide یا Unhide از منویی که پیشتر باز کرده بودید.

برای حذف یا درج یک سلول هم می‌توانید از روش مشابه استفاده کنید. هرچند، با هرکدام از روش‌ها پنجره‌ای می‌بینید که از شما درباره‌ی وضعیت تغییر جایگاه سلول‌ها می‌پرسد. یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید و سپس OK را فشار دهید.

جابجایی یک سطر، ستون یا سلول

اگر تصمیم بگیرید تا یک ستون، سطر یا سلول را به نقطه‌ای دلخواه در صفحه جابجا کنید؛ باید مراقب باشید. اول این که ستون، سطر یا سلولی که می‌خواهید را طبق دستورات بالا انتخاب کنید. سپس نشانگر ماوس را روی محدود انتخاب نگه‌ دارید تا دو فلش که به بالا، پایین، چپ و راست اشاره می‌کنند ظاهر شوند. سپس با نگه داشتن کلیک چپ، ماوس را به جایی در صفحه بکشانید که مد نظرتان است. سپس کلیک چپ را رها کنید، درست مثل گیف پایین:

چیزی که باید مراقب آن باشید این است که شاید ستون، سطر یا سلول انتقال داده شده را به جایی ببرید که پیشتر در آن سلول دیگری وجود داشته. در صورت پیش آمدن چنین اتفاقی، پنجره‌ای باز می‌شود و از شما می‌پرسد که آیا قصد جایگزینی دارید یا خیر. اگر چنین قصدی دارید می‌توانید دکمه‌ی OK را بزنید. اگر به اشتباه چنین کاری را انجام داده‌اید با زدن گزینه‌ی Cancel همه چیز به حالت قبل بر می‌گردد.

تغییر اندازه‌ی یک سطر یا ستون

ممکن است بخواهید همه یا بعضی از ستون‌ها یا سطر‌های داخل صفحه را به یک اندازه‌ی خاص (فارغ از مقدار داده‌ها) تغییر دهید. خوشبختانه تغییر طول و عرض سطر‌ها یا ستون‌ها ساده است و به دو روش انجام می‌گیرد.

اول از همه، روی سطر یا ستون مورد نظر خود کلیک راست کنید. سپس گزینه‌ی Column Width یا Row Width را انتخاب نمایید. در پنجره‌ی کوچکی که باز می‌شود، طول یا عرض کنونی را مشاهده خواهید کرد. حالا کافیست این عدد را با عدد مورد نظر خود تغییر دهید و سپس گزینه‌ی OK را بزنید.

روش دیگر این است ابتدا سطر یا ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید. ماوس را روی مرز آن ببرید تا اینکه نشانگر تبدیل به یک فلش شود. به محض مشاهده‌ی تغییر در نشانگر، کلیک چپ را نگه دارید و آن را به اندازه‌ی که می‌خواهید به سمتی که مد نظرتان است بکشید. برای درک بهتر موضوع گیف پایین را ببینید:

تنظیم اندازه با توجه به مقدار داده‌ها

برای این کار چند کلیک ساده کافیست. اول کل صفحه را انتخاب کنید. برای این کار از گوشه‌‌ی بالا و سمت چپ صفحه، مثلث بالای A و 1 را انتخاب کنید.

سپس نشانگر ماوس را مثل تصویر زیر، روی خط میان دو ستون نگه دارید تا نشانگر ماوس به فلشی چهار جهته تغییر شکل دهد. سپس همانجا دو بار کلیک کنید. کار مشابه را برای سطر‌ها هم انجام بدهید. این گزینه به طور خودکار اندازه‌ی همه‌ی سطر‌ها و ستون‌ها را با توجه به داده‌هایی که درون‌ آن قرار دارد، تنظیم می‌کند.

قالب بندی

اکسل روش‌های زیادی برای قالب بندی صفحات در اختیارتان قرار می‌دهد، از پایه‌ای ترین روش‌ تا پیشرفته‌ترین آنها. اما از آنجا که این آموزش برای افراد مبتدی آماده شده، فقط به مواردی از روش‌ های قالب بندی اشاره می‌کنیم که بیشتر از سایرین کاربردی هستند.

تنظیمات فونت‌، سایه‌زنی‌ و رنگ‌

مهم نیست که از اکسل برای چه کاری استفاده می‌کنید. قالب بندی سطر‌ها، ستون‌ها و سلول‌ها به شما این اجازه را می‌دهد تا داده‌های خود را به راحتی مشاهده کنید. برای مثال، ممکن است از سطر اول صفحه برای درج سر تیتر استفاده کنید.

برای اینکه بالاترین سطر با توجه به داده‌هایی که زیر آن قرار گرفته‌اند نمای بهتری داشته باشد می‌توانید آن را به راحتی قالب بندی کنید. سطر مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با استفاده از تب Home گزینه‌ی قالب بندی مورد نظر خود را انتخاب نمایید. از اینجا می‌توانید نوشته را پر رنگ کنید، آن را سایه بزنید و رنگ فونت را تغییر دهید.

۱. بالاترین سطر را برگزینید

۲. روی Bold کلیک کنید

۳. روی فلش کوچک کنار Fill Color کلیک کرده و یک رنگ انتخاب کنید

۴. روی فلش کوچک کنار Font Color کلیک و یک رنگ در نظر بگیرید

یادتان باشد که این دستور‌العمل‌ها برای تمامی داده‌های سطر اول اعمال می‌شود. اگر تنها چند ستون محدود دارید، می‌توانید بعد از انتخاب سلول‌های مورد نظر مراحل بالا را انجام دهید تا به قالب بندی مد نظرتان برسید.

تاریخ، واحد‌ها و اعداد اعشاری

اگر در حال آماده کردن صفحه‌ای برای پیگیری داده‌ها هستید، قالب بندی پیش‌فرض برای تاریخ‌ و واحد‌ها بسیار ساده است. همه‌ی این کار ها را می‌توانید با چند کلیک از تب Home به انجام برسانید.

تاریخ

شاید بنا به دلایلی یکی از ستون‌هایتان را به تاریخ اختصاص داده باشید. مثلا برای زمانی که داده وارد می‌شود و یا زمانی که خریدی اتفاق می‌افتد.

۱. سطر، ستون یا سلول مورد نظر را برای درج تاریخ انتخاب کنید.

۲. زیر Number در نوار بالای پنجره، روی فلش بخش General کلیک کنید.

۳. یکی از گزینه‌های Short Date یا Long Date را انتخاب کنید.

به یاد داشته باشید با انتخاب گزینه‌ی Long Date نیازی نیست که همه‌‌ی تاریخ‌ها را خودتان دستی تایپ کنید. مثلا اگر 2/14/18 را وارد ستون‌هایتان کنید، به صورت خودکار تبدیل به Wednesday, February 14, 2018 می‌شود.

واحد‌ها

اگر صفحه‌ای برای مدیریت بودجه، لیست قیمت‌ها یا صورتحساب داشته باشید، می‌توانید به راحتی قالب بندی واحد‌ها را به طرق مختلف به آن اضافه کنید.

روش اول

۱. ستون، سطر یا سلول مورد نظر خود را انتخاب کنید

۲. زیر Number در نوار بالای پنجره، روی فلشی که در General می‌بینید کلیک کنید

۳. گزینه‌ی Currency را انتخاب نمایید

روش دوم

این روش به شما این امکان را می‌دهد که نوع واحد مورد نظرتان که می‌خواهید را تعیین کنید:

۱. ستون، سطر و سلول مورد نظر خود را انتخاب کنید

۲. از بخش Number در نوار پنجره، روی فلش کنار Currency کلیک کنید

۳. نوع واحد مورد نظر خودتان را برگزینید

از هر روشی که پیش بروید، همه‌ی اعدادی که در ستون، سطر یا سلول اعمال شده وارد شده به قالب بندی مد نظرتان تغییر خواهند کرد.

اعداد اعشاری

شما در اکسل می‌توانید از قالب بندی اعداد اعشاری برای تنظیم واحد‌ها یا اعداد ساده استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید نمرات دانش‌آموزان خود را وارد کنید یا حتی نمرات خودتان را، بنابراین به اعداد اعشاری نیاز دارید. برای اعمال این قالب بندی می‌توانید دو مرحله‌ی زیر را پیش بگیرید:‌

۱. ستون، سطر یا سلول مورد نظر خود که قرار است در آن عدد خود را وارد کنید، انتخاب نمایید

۲. از بخش Number در نوار بالای پنجره، یا روی Increase Decimal یا Deacrease Decimal کلیک کنید. این انتخاب با توجه قالب بندی کنونی شما تغییر خواهد کرد

روش‌های دیگر برای قالب‌بندی‌ اعداد

احتمالا از بررسی بخش Number در تب Home متوجه گزینه‌های دیگری برای قالب بندی‌ اعداد شده باشید. با پیشرفت در استفاده از اکسل ممکن است تک تک این موارد برایتان مفید واقع شوند.

این گزینه‌ها شامل زمان، کسر‌ها، درصد‌ها و ... می‌شوند. به علاوه شما می‌توانید با انتخاب بخش More Number Formats از پایین ستون (مثل عکس بالا)، به گزینه‌هایی نظیر کد پستی، شماره تلفن و ... هم دسترسی داشته باشید.

فرمول‌های ساده: ابزار جمع خودکار

یکی از بهترین ابزار‌ها در اکسل که صرفه جویی زیادی در زمان هم می‌کند ابزار جمع خودکار یا AutoSum است. استفاده از این ابزار راحت است و به شما کمک می‌کند تا از اکثر اشتباهات محاسباتی در امان بمانید. همچنین اگر از اکسل برای پروژه‌‌هایی نظیر دخل و خرج یا مدیریت وام و ... استفاده می‌کنید، ویژگی AutoSum برایتان فوق‌العاده ظاهر می‌شود.

این ابزار ساده می‌تواند اعمال جمع کردن، میانگین گرفتن، شمردن یا پیدا کردن کمینه و بشینیه در یک ستون، سطر یا گروهی از سلول‌ها را برایتان انجام بدهد. به طور پیش‌فرض، شما باید دکمه‌‌ی AutoSum را در نوار بالای پنجره در تب Home و در راست ترین بخش آن مشاهده کنید. همچنین می‌توانید از طریق تب Formulas به آن دسترسی داشته باشید.

اگر روی دکمه‌ی AutoSum کلیک کنید، به صورت خودکار تابع جمع را درج می‌کند. اما اگر روی فلش کوچک زیر دکمه کلیک کنید، فرمول‌های پر کاربردی را می‌بینید که در بالا هم به آن‌ها اشاره کردیم:

فرض کنید شما ستونی از اعداد داشته باشید که می‌خواهید جمع همه‌شان را بدست آورید. اول از همه سلولی که می‌خواهید حاصل جمع اعداد در آن درج شود را انتخاب کنید. سپس، روی دکمه‌ی AutoSum کلیک کنید. اکسل به طور خودکار اعدادی که می‌خواهید اضافه کنید را تشخیص می‌دهد. این اعداد هایلایت می‌شوند و حالا می‌توانید فرمول را مشاهده کنید، فرمولی که باید چیزی شبیه به این عبارت باشد: =SUM(C2:C7)

نکته: علامت مساوی نشانگر اصلی یک فرمول در اکسل است. SUM تابع است. C2:C7 همه‌ی سلول‌هایی هستند که اعداد در آن‌ها قرار دارند.

اگر اطلاعات نشان داده شده به نظر شما صحیح است کلید اینتر را روی کیبورد فشار دهید. با این کار محاسبات انجام شده و حاصل در سلول مورد نظر شما به نمایش در می‌‌‌آید، درست مثل تصویر پایین:

اما شاید بخواهید میانگین گروهی از سلول‌ها را محاسبه کنید. اول، روی سلولی که می‌خواهید جواب در آن قرار بگیرد کلیک کنید. سپس فلش کوچک روی دکمه‌ی AutoSum را انتخاب کنید. مجددا، اکسل به صورت خودکار اعداد را تشخیص می‌هد، سلول‌ها را هایلایت کرده و در نهایت فرمول را اعمال می‌کند. کلید Enter را از کیبورد فشار دهید تا نتیجه‌ی نهایی را مشاهده کنید.

همانطور که در بخش گزاره‌های عمومی در اکسل گفتیم، فرمول‌ها و توابع بسیار زیادی برای استفاده در این نرم‌افزار وجود دارند. توصیه می‌کنیم که حتما همه‌ی آن‌ها را از تب Formulas مورد ارزیابی قرار داده و کار با آن‌ها را یاد بگیرید.

استفاده از الگو‌های آماده در اکسل

یکی از بهترین راه‌ها برای شروع استفاده از اکسل این است که از یکی از الگو‌های آماده‌ی آن استفاده کنید. برای این کار با گزینه‌های بسیار متفاوت و جالبی رو به رو خواهید شد.

الگو‌های داخلی اکسل

برای مشاهده‌ی الگو‌ها در اکسل، به مسیر File>New بروید. در اینجا شما تعدادی از الگو‌های آماده که قابل استفاده هستند را مشاهده می‌کنید. شما می‌توانید از طریق دسته‌بندی‌های مختلف الگویی را که بیشتر از همه نزدیک به کار شماست را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از جستجو مورد مناسب برای خود را بیابید.

الگو‌های داخل برنامه‌ی اکسل شامل تقویم‌های ساده تا صفحه‌های پیشرفته برای مدیریت کارنامه‌ی مالی هستند. اما همیشه یک الگوی نزدیک به چیزی که می‌خواهید را می‌توانید در میان آن‌ها پیدا کنید.

اگر بخواهید الگویی را مشاهده کنید، کافیست روی آن کلیک کرده و سپس اطلاعاتش را که حاوی حجم الگو‌ هم هست در پنجره‌ای جدید ببینید. اگر علاقه‌مند به استفاده از آن بودید می‌توانید به راحتی روی دکمه‌ی Create کلیک کنید تا صفحه برایتان ساخته شود.

لازم به ذکر است که الگوهای آماده زیادی برای اکسل در سطح اینترنت وجود دارد که با یک جستجوی ساده در گوگل می‌توانید به آن‌ها برسید.

رسم نمودار در اکسل

نرم افزار اکسل به ابزار قدرتمندی برای رسم نمودارها مجهز شده است که به کاربران کمک می‌کند تا به شیوه جذاب‌تری داده‌های خود را نمایش دهند. انواع مختلفی از نمودارها در اکسل قابل دسترس است که هر یک از آن‌ها در شرایط خاصی کاربردی دارند. در جدول زیر به برخی نمودارها و موارد کاربرد آن‌ها اشاره شده است.

نمودار	ویژگی‌ها و انواع کاربرد
ستونی	برای مقایسه داده‌ها مورد استفاده قرار گیرند که معمولاً از یک جنس هستند و در باز‌ه‌ها یا گروه‌های متفاوت دسته‌بندی می‌شوند.
میله‌ای	مانند نمودار ستونی است اما به صورت افقی رسم می‌شود و پتانسیل بیشتری در نمایش داده‌ها نسبت به مقایسه آن‌ها دارد.
دایره‌ای	برای نمایش داده‌هایی از یک نوع کاربرد دارد و از جنبه بصری، جذابیت بالایی دارد؛ ولی چندان برای مقایسه یا نمایش دقیق مناسب نیست.
خطی	چنین نموداری اغلب برای رشد میزان یک داده در طول زمان یا براساس متغیر دیگر استفاده می‌شود؛ اما کاربردهای دیگری را هم می‌توان برای آن متصور شد.
مساحتی	تقریباً حالت سه‌بعدی نمودار خطی محسوب می‌شود که می‌تواند تغییرات را بهتر و به شکل محسوس‌تری نمایش دهد و از چندین نوع داده پشتیبانی می‌کند.
نقطه‌ای	از نمودارهای محبوب علمی به شمار می‌رود که می‌تواند همبستگی و الگوهای میان داده‌ها را به خوبی نمایش دهد.
حبابی	روشی جالب و جذاب برای ارائه داده‌هایی با سه متغیر است و جذابیت بصری بالایی دارد.
سطحی	می‌تواند چندین نوع داده را در بعدهای مختلف نشان دهد؛ اما استفاده از آن کمی پیچیده است.
دوناتی	نمونه پیشرفته‌تر نمودار دایره‌ای است که در لایه‌های مختلف می‌توان به آن داده‌های بیشتری اضافه کرد.
عنکبوتی	به این نمودار راداری یا ستاره‌ای هم گفته می‌شود که برای نمایش داده‌هایی با چند متغیر در قالب دو بعدی کاربرد دارد.

برای رسم نمودار در اکسل ابتدا داده‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس از تب Insert که در نوار بالایی نرم افزار قرار گرفته است، به قسمت Charts رجوع نمایید. در این بخش می‌توانید آیکن‌های مرتبط با نمودارهای مختلف را مشاهده کنید که با کلیک روی هر کدام، منوی کشویی مرتبط شامل انواع مختلف باز خواهد شد. برای اطلاع یافتن از جزئیات بیشتر پیرامون رسم نمودار در اکسل می‌توانید از مطالب «آموزش رسم نمودار در اکسل؛ چگونه در انجام این کار حرفه ای شویم؟» و «چگونه در اکسل نمودار ترکیبی یا کمبو چارت رسم کنیم؟» بهره بگیرید.

قفل کردن صفحات در اکسل

قفل کردن صفحات اکسل روشی مفید و کاربردی برای جلوگیری از ایجاد تغییرات ناخواسته در فایل‌ها است. همچنین به کمک آن می‌توان رو فایل‌ها رمز عبور قرار داد تا در هنگام به اشتراک‌گذاری آن‌ها با سایر کاربران از حفاظت اطلاعات اطمینان کسب کرد. برای قفل کردن یک صفحه گسترده در اکسل ابتدا به تب Review بروید و سپس روی گزینه Protect Sheet کلیک نمایید.

توجه داشته باشید که استفاده از رمز عبور کاملاً اختیاری است و می‌توانید بدون آن هم اقدام به قفل کردن فایل کنید. در نهایت برای ذخیره‌سازی تغییرات کلید OK را بزنید. همچنین می‌توانید اقدام به قفل کردن جداگانه سلول‌ها هم در اکسل کنید که نحوه انجام آن در مطلب «چگونه سلول‌ها را در اکسل قفل کنیم؟» توضیح داده شده است.

ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری صفحات در اکسل

پس از اتمام ویرایش صفحات گسترده در اکسل می‌توانید با فشردن کلید میانبر Ctrl + S یا کلیک روی آیکن ذخیره‌سازی در نوار ابزار، اقدام به ذخیره فایل خود در محل دلخواه نمایید. همچنین اگر فایل خود را درون پوشه وان درایو (OneDrive) قرار دهید، قادر خواهید بود تا از قابلیت ذخیره‌سازی خودکار بهره‌مند شوید که احتمال از دست رفتن اطلاعات در صورت بسته شدن اتفاقی برنامه یا رخدادهای دیگر را به حداقل می‌رساند.

وان درایو آسان‌ترین راه برای به اشتراک‌گذاری فایل‌های اکسل هم به شمار می‌رود. با کلیک روی گزینه Share در گوشه بالایی سمت راست نرم افزار، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها برای به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش داده می‌شود که با دنبال کردن آن‌ها قادر خواهید بود تا فایل انتخاب شده را در اختیار همکاران یا دوستان خود نیز قرار دهید. البته ذخیره آفلاین فایل و ارسال آن توسط ایمیل یا سایر سرویس‌های ابری هم هم روش دیگری برای به اشتراک‌گذاری آن محسوب می‌شود.

آماده‌ کار با اکسل هستید؟

امیدواریم که این آموزش شما را تا حدی با کاربرد‌های مایکروسافت اکسل آشنا کرده باشد. شاید در نظر اول کار با این نرم‌افزار برای یک تازه‌کار ترسناک به نظر برسد، اما کاربرد‌های اکسل آنقدر زیاد است که وقتی به آن عادت کردید، دیگر توانایی دل کندن از آن را نخواهید داشت.

در انتها پس از خواندن این مطلب آموزشی از شما دعوت می کنیم که برای صرفه جویی بیشتر در زمان موقع کار با اکسل، این مقاله دیجیاتو را هم از دست ندهید.

سوالات متداول کاربران درباره مایکروسافت اکسل