هشت نکته برای کار کردن در دفاتر مشترک

جمله «درهای دفتر کار من همیشه به روی شما باز است» این روزها دیگر مصداق ندارد چراکه شرکت های حال حاضر به قدری کوچک و جمع و جور شده اند که در آنها نه خبری از در هست و نه اتاق.

براساس پژوهشی که توسط CoreNet Global (موسسه ای برای مدیران املاک) انجام گرفته، در حدود 81 درصد از شرکت هایی که در آمریکای شمالی فعالیت دارند فاقد اتاق بوده و همه کارکنانشان در یک سالن کار می کنند.

علاوه بر این، بر پایه مقاله ای که کمی قبل در نیویورک تایمز به چاپ رسید، میزان فضای متوسط برای هر کارمند از 20.9 متر مربع در سال 2010 به 16 متر مربه در سال 2012 تنزل پیدا کرد که عمده دلیل این مسأله هم گران شدن ملک بوده است.

اما با کم شدن فضای اختصاص یافته به هر کارمند در یک محیط کاری، افراد حریم خصوصی کوچک تری خواهند داشت و فضای خصوصی کمتری به آنها اختصاص می یابد که این مسأله نیز باعث بروز چالش هایی به خصوص برای آنهایی می شود که به کار کردن در این محیط ها عادت ندارند.

در ادامه این مطلب با دیجیاتو همراه باشید.

پس از جنگ جهانی دوم، ایالات متحده آمریکا نوعی انفجار جمعیت را تجربه کرد که حالا بر اساس آنچه لاین تیلور کارشناس محیط های کاری می گوید: «این افراد با "فرهنگ کار در یک اتاق شخصی" پرورش یافته اند، یعنی جایی که اتاق فرد با جایگاه شغلی اش رابطه مستقیم دارد.»

او در ادامه می گوید: «زمانی که این نسل از آمریکایی ها کارشان را در شرکت ها آغاز کردند، فضاهای بازی که در آنها میزها به یکدیگر چسبیده بودند به پست های بالای مدیریتی اختصاص داشت، یعنی درست عکس فرهنگی که امروز شاهدش هستیم.

فضاهای مشترک (که این روزها نیز به صورت گسترده در شرکت ها شاهدشان هستیم) می توانند بر میزان بهره وری افراد اثر بگذارند (و این صرفا به اشخاصی که با فرهنگ داشتن اتاق کار بزرگ شده اند محدود نمی شود).

لاین تیلور در ادامه می گوید: افرادی که در چنین محیط هایی کار می کنند نوعی حس قرار گرفتن در تنگنا را تجربه می کنند و مکالماتی که در نزدیکی شان انجام می شود و علاقه ای هم به شنیدنشان ندارند نیز مزید بر علت می گردد.

بسیاری از کارکنان بسته به نوع صنعتی که در آن فعالیت دارند نیازمند آن هستند که زمان هایی از روزشان را در سکوت سپری کنند و بدون این مسأله بهره وری شان به میزان زیادی کم می شود.

فردی که با اطلاعات پیچیده ای سر و کار دارد، امور مالی را انجام می دهد یا اینکه اسناد استراتژیک سازمان را تهیه و تدوین می کند، اغلب برای انجام این کارها به اتاق کنفرانس شرکت پناه می برد (البته اگر چنین اتاقی در آن وجود داشته باشد).

اما حرکت کردن به بخش های مختلف شرکت و از دست دادن رشته افکار می تواند عاملی برای از میان رفتن بهره وری فرد باشد.

البته ناگفته نماند که چنین دفاتری مزایی نیز دارند، برای نمونه این محیط ها باعث ایجاد نوعی فرهنگ کار تیمی و شکل گیری جو همکاری میان افراد می شوند.

اما اگر تمرکز نمودن در چنین فضاهایی برای شما دشوار است، بهتر است نگاهی به نکات زیر بیاندازید تا اندکی از تألماتتان در این رابطه کاسته شود.

1- از اتاق های کنفرانس شرکت استفاده کنید

خوشبختانه در اغلب شرکت ها چنین اتاق هایی در نظر گرفته شده تا کارکنان بتوانند از آن برای انجام تماس های تلفنی خصوصی یا پروژه هایی که نیازمند تمرکز حواس است استفاده نمایند. منتها حتما دقت داشته باشید که از قوانین نوشته و نانوشته برای استفاده از این فضا پیروی نمایید.

2- قانون طلایی را در مورد همکارانتان به اجرا برسانید

با صدای بلند با تلفن صحبت نکنید و اگر نمی خواهید که فرد کناری تان نیز همین مزاحمت ها را برای شما ایجاد کند از خوردن غذاهای بودار خودداری نمایید.

«با همکارانتان همان طوری رفتار کنید که انتظار دارید با شما رفتار شود.»

زمانی که شما این امور را رعایت کنید، به نوعی باعث می شوید که محیط کاری بهتری برای همه افراد حاضر در سالن به وجود بیاید.

3- به محدوده فرد کناری تان وارد نشوید

تیلور می گوید: نه تنها صدا (که البته شامل موسیقی هم می شود) بلکه وارد شدن به محدوده فیزیکی افراد کناری تان و قرار دادن وسایل در آن قسمت هم می تواند باعث رنجش خاطر آنها شود.

4- حرفتان را صریح بزنید

اگر همکار شما این حقیقت که فضای مشترک کاری تان دفتر شخصی اش نیست را قبول ندارد، صحبتی دیپلماتیک و البته صمیمی با او داشته باشید تا مشکل را حل کنید. تا زمانی که مجبور نشده اید، موضوع را با مافوق خود در میان نگذارید چراکه این موضوع باعث وخیم تر شدن اوضاع خواهد شد.

5- از هدست استفاده کنید

زمان هایی که واقعا لازم است صدا و عوامل منحرف کننده حواس را از محیط پیرامونتان حذف نمایید، بهترین و ساده ترین روش استفاده از هدست است و آنطور که تیلور می گوید، هدفون های حذف نویز محیط حتی از گوش دادن به موسیقی هم بهتر هستند. اگر در محیطی کار می کنید که بر پایه تعاون و همکاری استوار شده، می توانید یک پلاکارت کوچک تهیه کرده و با زبانی دوستانه روی آن بنویسید که چه زمانی وقتتان آزاد خواهد شد و هدست های خود را کنار می گذارید.

6- صبور باشید

شاید جدیدا وارد محیط کاری تان شده باشید و کار کردن در چنین فضایی برای تان تازگی داشته باشد، در هر صورت با گذر زمان راهی را برای مدیریت چالش های پیش رویتان پیدا خواهید کرد. تیلور توصیه می کند که برای این منظور رویکردهای متفاوتی را در پیش بگیرید تا دریابید که کدامیک سودمندترند. اگر نمی توانید فضایی خصوصی را برای فکر کردن پیدا کنید، شاید بهتر باشد که در زمان صرف ناهار به یک قهوه خانه یا کافی شاپ نزدیک به محیط کارتان سر بزنید.

7- به مدیرتان گله نکنید

انتظار نداشته باشید که مدیرتان صرفا به خاطر شما، ساختار کلی دفتر را تغییر دهد، به خصوص اگر اطرافیانتان از محیط کاری رضایت داشته باشند که به هیچ وجه چنین مسأله عملیاتی نخواهد شد.

در عوض تلاش کنید که خودتان راهکاری برای چالش های پیش روی تان بیابید. پارتیشن و استفاده از هدفون را امتحان کنید و با همکاران خود در مورد روش هایی که می توانند منجر به بهتر شدن محیط کاری گردد صحبت کنید.

8- بهبود شرایط

از مزایای کار کردن در چنین محیط هایی نهایت استفاده را ببرید. چشم و گوش خود را باز نگه دارید تا بدانید که چه اتفاقی در حال رخ دادن در شرکت است؛ در زمان ها مناسب به تیم های کاری و دوستانه نزدیک شوید؛ و ببینید که افراد موفق چه کار می کنند.

طبق گفته تیلور: «موضوع مهم، کاری است که شما در مواجهه با شرایطی خاص انجام می دهید و خود موقعیت اهمیت چندانی ندارد.» از این رو تلاش کنید محیطی را ایجاد نمایید که در راستای پاسخگویی به نیازهای شما عمل می کند. اگر با شرایطی روبرو شده اید که برای مدیریت آن به فضا نیاز دارید و چنین محیطی در دسترس نیست، از مدیرتان بخواهید که چنین امتیازی را برای شما در نظر بگیرد و در ازای آن سپاسگزار باشید.