چگونه OKR مؤثر بنویسیم؟

در مقاله پیشین با مفهوم OKR آشنا شدید، نیم‌نگاهی به تاریخچه آن داشتید و با اصطلاحات و ساختار پایه‌ای این چهارچوب محبوب آشنا شدید. حال در ادامه به شما آموزش می‌دهیم که چطور یک OKR استاندارد و از همه مهم‌تر «مؤثر» را بنویسید. 

پیش از راهنمای نوشتن OKR مؤثر، بیایید با انواع آن آشنا شویم.

انواع OKR

دو نوع OKR وجود دارد: OKRهای تعهدی (Committed) و بلندپروازانه (Aspirational). هر دو OKR تعهدی و بلندپروازانه اهداف متفاوتی را تعریف می‌کنند و روش‌های جداگانه‌ای برای دستیابی به آن‌ها دارند. در ادامه تفاوت آن‌ها را بیان کرده‌ایم.

تفاوت‌های OKRهای تعهدی (Committed) و بلندپروازانه (Aspirational)

OKRهای تعهدی، همان‌طور که از نامشان پیداست، تعهدات هستند. آن‌ها اهدافی هستند که شما، تیم یا شرکتتان پذیرفته‌اید که دنبال کنید. این نوع OKRها تعیین هدفی هستند که افراد در سازمان شما انجام داده‌اند باید در سطوح مختلف سازمان شما به‌دست آیند. افراد و تیم‌ها باید منابع و برنامه‌های خود را تنظیم کنند تا از تحقق اهداف اطمینان حاصل کنند.

از سوی دیگر، OKRهای بلندپروازانه به‌نوعی آرزوهای شما هستند. آن‌ها نشان می‌دهند که شما دوست دارید آینده‌تان چگونه به‌نظر برسد. به OKRهای بلندپروازانه اهداف ۱۰ برابری یا اهداف آرمانی نیز گفته می‌شود.

«لری پیج» در «اندازه‌گیری آنچه مهم است»، مفهوم OKRهای بلندپروازانه را این‌گونه بیان می‌کند: «اگر یک هدف دیوانه‌وار و آرزومندانه تعیین کنید و آن را از دست دهید، همچنان به چیزی قابل‌توجه دست خواهید یافت.»

برخلاف OKRهای تعهدی، OKRهای بلندپروازانه با یک مسیر مشخص برای رسیدن به موقعیت موردنظر همراه نیستند. این نوع OKR نیازی به دانش واقعی از منابعی که در مسیر به آن نیاز دارید، ندارد.

OKRهای بلندپروازانه را می‌توان در هر دو دوره سه‌ماهه و سالانه انجام داد. حتی ممکن است مطابق با الزامات تیم تغییر یا تخصیص داده شوند و با هدف دستیابی ۷۰ درصد تعیین می‌شود.

نمونه‌های OKR تعهدی و بلندپروازانه

تفاوت بین OKRهای متعهد و آرزومند ناچیز است. به عنوان مثال، یک تیم فروش را درنظر بگیرید که OKR تعهدی‌شان به این شکل است:

هدف (Objective): گسترش بازار فروش به کل استان‌های ایران

• نتیجه کلیدی اول (Key Result): افزایش ۱۵ درصد میزان تماس‌ها به جامعه هدف
• نتیجه کلیدی دوم (Key Result): افزایش حجم قراردادهای بسته‌شده به میزان ۲۵ درصد
• نتیجه کلیدی سوم (Key Result): افزایش اندازه میانگین ارزش قراردادهای بسته‌شده به میزان ۴۰ درصد

در نمونه بعدی نیز شاهد OKR بلندپروازانه این تیم فروش هستیم:

 هدف: کل بازار استان‌های ایران را در یک فصل به‌دست آوردیم

• نتیجه کلیدی اول: ۹۵ درصد از مشتریان بزرگ در بازار ایران را جذب کنیم تا نسبت به رقبا رشد کرده باشیم
• نتیجه کلیدی دوم: افزایش حجم قراردادهای بسته‌شده به میزان ۶۰ درصد
• نتیجه کلیدی سوم: افزایش اندازه میانگین ارزش قراردادهای بسته‌شده به میزان ۹۰ درصد

مثال‌های بالا به‌وضوح تفاوت را نشان می‌دهند. همان‌طور که گفته شد، OKRهای تعهدی واقع‌بینانه‌تر هستند و برای موفقیت هدف، تمام نتایج کلیدی باید به‌دست آیند.

درحالی‌که OKRهای بلندپروازانه هدف بالایی دارند. دستیابی به OKRهای بلندپروازانه بسیار سخت‌تر است. برای تحقق این اهداف الهام‌بخش، تیم‌های شما باید بتوانند خارج از چهارچوب فکر کنند.

موفقیت اهداف بلندپروازانه بستگی زیادی به نحوه همسویی تیم‌های شما در تمام بخش‌ها دارد.

قبل از تنظیم OKRهای بلندپروازانه، باید چند نکته را درنظر بگیرید؛ مانند ارزیابی منابع، زمان و نیروی انسانی خود برای کار روی اهداف. در غیر این صورت، OKRهای بلندپروازانه شما برای درازمدت دست‌نیافتنی باقی خواهند ماند.

چگونه بین OKR تعهدی و بلندپروازانه انتخاب کنیم؟

اگر سازمان یا تیمتان در مراحل اولیه ورود به چهارچوب OKR است و یا به‌تازگی محصولی را عرضه کرده‌اید، OKRهای تعهدی بهترین انتخاب است. با رسیدن به هر هدف، انگیزه و مشارکت تیم شما بالاتر می‌رود. علاوه‌براین، تیم‌ها OKRهای تعهدی را بخشی از استاندارد کار خود کرده و به‌عنوان الگو به آن نگاه می‌کنند. اما اگر پیش‌تر از این چهارچوب استفاده کرده‌اید، OKR‌های بلندپروازانه می‌توانند برای شما معجزه کنند.

ایجاد یک فرهنگ کاری مبتنی بر نتیجه زمان‌بر است. این امر مستلزم نظم و انضباط، تلاش مستمر و تغییر ذهنیت کارکنان و مدیریت است. بنابراین باید ساده شروع کنید، ابتدا روی یادگیری روش تمرکز نمایید و فرایندهای لازم را برای اجرای اهداف تنظیم کنید.

تنظیم OKRهای بلندپروازانه در همان ابتدا باعث می‌شود تیم شما احساس غرق‌شدن و فشار بیش‌ازحد کند. یادگیری یک روش جدید به زمان نیاز دارد. هنگامی که تیم‌های شما به چهارچوب عادت کردند و بخشی از زندگی کاری آن‌ها شد، می‌توانید OKRهای بلندپروازانه را درنظر بگیرید.

توجه داشته باشید که می‌توانید کل چهارچوب OKR را بلندپروازانه کنید یا فقط یک نتیجه کلیدی بلندپروازانه را زیر یک هدف نگه دارید.

چگونه OKR مؤثری تنظیم کنیم؟

اکنون که همه چیزی که باید در مورد چهارچوب تعیین هدف OKR بدانید، فهمیدید، در اینجا ۱۰ نکته وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا بفهمید چگونه می‌توانید اهداف و نتایج کلیدی خود را به بهترین نحو تنظیم کنید.

۱۰ نکته برای تنظیم OKR

نمی‌دانید که چطور باید چهارچوب OKR را پیاده‌سازی کنید؟ برای کمک به شما در تسهیل فرایند ایجاد OKR برای شرکت یا هدف شخصی خود، سعی کنید نکات زیر را دنبال کنید:

•  از چشم‌انداز و اهداف سازمان خود استفاده کنید

•  مطمئن شوید که اهداف شما دارای چشم‌انداز هستند

•  شفاف باشید

•  تمرکز خود را حفظ کنید

•  خاص باشید

•  یک معیار واضح برای نتایج کلیدی تنظیم کنید

•  اهداف چالش‌برانگیز تعیین کنید

•  اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید

•  ابتکارات (initiatives) را تعریف کنید

•  موفقیت‌های خود را جشن بگیرید

اکنون بیایید جزئیات بیشتری در مورد هریک از این نکات بیاموزیم.

نکته ۱ - از چشم‌انداز و اهداف سازمان خود استفاده کنید

چشم‌انداز و مأموریت شرکت شما نقطه شروعی عالی برای کمک به شما در تعریف اهداف و نتایج کلیدی است. به عنوان مثال، شرکت مشهور تسلا چشم‌انداز «کمک به جهان برای استفاده بیشتر از انرژی تجدیدپذیر» را دارد و مأموریت آن‌ها «ایجاد قانع‌کننده‌ترین شرکت خودروسازی قرن ۲۱ با هدایت انتقال جهان به وسایل نقلیه الکتریکی است.» این چشم‌انداز نتیجه نهایی مطلوب تلاش‌های تسلا را توصیف می‌کند و دلیل وجود این شرکت است.

اهداف ملموس و نتایج کلیدی می‌توانند از چشم‌انداز و اهداف شرکت نشئت بگیرند. آن‌ها به‌عنوان ابزاری برای حفظ مأموریت و رسیدن به چشم‌انداز عمل خواهند کرد. نیازی نیست که برای شرکت یا پروژه خود چشم‌انداز و مأموریت رسمی تعیین کنید. برای اینکه اهداف و نتایج کلیدی خود را تعریف کنید، باید حداقل یک ایده کلی از آنچه می‌خواهید به‌دست آورید و برای آن دلیل داشته باشید. شما حتی می‌توانید جدول زمانی پروژه را ترسیم کنید تا مطمئن شوید که قادر به تخمین و پیگیری پیشرفت خود هستید.

برای کمک به درک آنچه که می‌خواهید به آن برسید و دلیل آن، می‌توانید از مفهوم «جوجه تیغی» که توسط «جیم کالینز» در کتاب «خوب به عالی» عنوان شده است، استفاده کنید که سه سؤال را درنظر می‌گیرد:

1) به چه چیزی عمیقاً علاقه دارید؟

بینش شما چیزی است که عمیقاً به آن علاقه دارید.

2) چه‌کاری می‌توانید انجام دهید که هیچ‌کس نمی‌تواند آن را بهتر انجام دهد؟

این پاسخ به مهارت‌ها، تجربه و منابع شما گره خورده است. روشی که مهارت‌ها، تجربیات و منابع شما می‌تواند به جهان کمک کند، می‌تواند به مأموریت شما تبدیل شود.

3) چه چیزی موتور اقتصادی یا منابع شما را به بهترین وجه هدایت می‌کند؟

این پاسخ به استراتژی شما و شاخص‌هایی که نشان می‌دهد در مسیر درستی برای موفقیت قرار دارید، مرتبط است. این‌ها OKRهای شما هستند.

نکته شماره ۲ - مطمئن شوید که اهداف شما دارای چشم‌انداز هستند

این نکته با اولین سؤال مطرح‌شده در مفهوم جوجه تیغی کالینز (همان سؤال به چه چیزی عمیقاً علاقه دارید؟) مرتبط است. اشتیاق نقطه شروع بسیار خوبی هستند، بااین‌حال ناقص هستند، مگر اینکه به اقدامات مشخصی منجر شوند که بتوانیم هدف خاصی را به آن‌ها اختصاص دهیم.

اگر تصمیم دارید با شروع از علایق خود اهداف خود را مشخص کنید، مطمئن شوید که این احساسات همیشه شما را به‌سمت هدفی معنادار هدایت می‌کنند که می‌توانید به آن عمل کنید.

نکته شماره ۳ - شفاف باشید

کارمندان گوگل تشویق می‌شوند تا OKRهای خود را تنظیم کنند، اما چطور سازمان می‌تواند مطمئن شود که اهداف تیم‌ها و افراد که در شرکت‌های بزرگ به هزاران نفر می‌رسد، مطابق با اهداف و چشم‌انداز بزرگ شرکت است؟ گوگل راهکار آن را شفاف‌بودن می‌داند؛ یعنی افراد یک سازمان می‌دانند که تیم‌ها و دیگر همکارانشان مشغول انجام چه کاری هستند. با شفاف‌بودن، کل سازمان می‌داند که چه مسیری طی می‌شود و حتی ممکن است بتواند به دیگر تیم‌ها درباره اهدافشان کمک کند.

نکته شماره ۴ - تمرکز خود را حفظ کنید

مطابق با نکته قبلی، به خاطر داشته باشید که علاوه بر در نظر گرفتن OKR‌های دیگران و سازمان، باید مطمئن شوید که قبل از هر چیز فعالانه روی OKR‌های خود تمرکز کرده‌اید.

با گرفتارشدن در اهداف دیگران و سایر بخش‌ها، با خطر پراکندگی تمرکز و تلاش خود مواجه می‌شوید که ممکن است منجر به شکست هدف شما شود.

نکته شماره ۵ - خاص باشید

«ادوین لاک» بارها تأکید داشت که اهداف خاص نسبت به اهدافی که به‌طور مبهم بیان می‌شوند، «سطح بالاتری از خروجی تولید می‌کنند». بنابراین مطمئن شوید که در جمله‌بندی خود دقیق هستید.

یک برنامه عملیاتی تهیه کنید که به شما کمک می‌کند بفهمید برای رسیدن به هدف خود باید چه‌کاری انجام دهید. مطمئن شوید که یک راه روشن برای اندازه‌گیری اینکه آیا به نتایج کلیدی خود رسیده‌اید وجود دارد.

به یاد داشته باشید که اهداف واضح و نتایج کلیدی، هم به شما و هم به مدیری که مسئول ارزیابی و بررسی پیشرفت شماست، انتظارات روشنی از آنچه باید در هر مرحله از کار خود به‌دست آورید، ارائه می‌دهد.

نکته شماره 6 - یک معیار واضح برای نتایج کلیدی تعیین کنید

ما قبلاً تأکید کردیم که هر نتیجه کلیدی باید یک واحد اندازه‌گیری واضح داشته باشد. تا زمانی که معیار مشخصی نداشته باشید، نمی‌توانید بفهمید که آیا در رسیدن به آن موفق بوده‌اید یا خیر. بنابراین مطمئن شوید که هر عدد یا رقم خاصی را به نتایج کلیدی خود پیوست کرده‌اید. به عنوان مثال، گفتن اینکه می‌خواهید بازدید وبلاگ خود را با نوشتن ۵۰ پست در ماه زیاد کنید، معیاری است که به‌راحتی می‌توانید پیشرفت خود را با آن اندازه‌گیری کنید.

از سوی دیگر، گفتن اینکه «پست‌های وبلاگ بیشتری می‌نویسید» بیشتر به یک هدف شباهت دارد تا یک نتیجه کلیدی؛ بنابراین مراقب جمله‌بندی خود باشید و حتماً آن را به‌گونه‌ای قابل اندازه‌گیری بنویسید.

نکته شماره ۷ - اهداف چالش‌برانگیز تعیین کنید

بازهم ادوین لاک بود که بر اهمیت تعیین اهداف چالش برانگیز تأکید کرد. به گفته او، «اهداف سخت» در هدایت عملکرد افراد بهتر از اهداف آسانی هستند که چنین چالش الهام‌بخشی را ایجاد نمی‌کنند. در این راستا، مطمئن شوید که اهدافی را تعیین کرده‌اید که فراتر از منطقه راحتی شما کشش دارند و باعث می‌شوند توانایی‌ها و مهارت‌های خود را برای دنبال‌کردن آن‌ها گسترش دهید. بیشتر اهدافی که گوگل برای خود تعیین می‌کند،‌ از این دست اهداف هستند.

نکته شماره ۸ - اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید

برای افزایش عملکرد خود باید اهداف چالش‌برانگیزی تعیین کنید. بااین‌حال، باید مطمئن شوید که این اهداف به‌اندازه کافی قابل دستیابی هستند نه غیرممکن. شما می‌خواهید کشش‌هایی انجام دهید، نه اینکه با کار روی پروژه‌ای که احتمالاً محکوم به شکست است، خود را خسته کنید.

علاوه‌براین، اگر تلاش و زمان زیادی را برای رسیدن به هدفی صرف کنید، حتی اگر در رسیدن به آن کاملاً موفق نباشید، مقداری بازده برای آن می‌خواهید و احتمالاً با یک هدف بسیار غیرواقعی به آن نخواهید رسید.

نکته شماره ۹ - ابتکارات (initiatives) را تعریف کنید

ابتکارات (initiatives) روشی عالی برای شکستن نتایج کلیدی شما و تصمیم‌گیری در مورد اقداماتی است که باید انجام دهید تا به نقاط عطف موردنظر خود برسید.

هر OKR باید حداقل یک ابتکار تعریف‌شده داشته باشد، اما شما می‌توانید به تعداد موردنیاز ابتکار تعریف کنید تا به شما کمک کند تا به یک برنامه پایبند باشید.

 تعریف ابتکارات برای یک نتیجه کلیدی شبیه به تقسیم یک پروژه به وظایف است؛ می‌توانید هر نتیجه کلیدی را به مجموعه‌ای از ابتکارات (یا مثلاً مجموعه وظایف) به‌منظور کمک برای رسیدن به نتیجه کلیدی خود بشکنید. 

نکته شماره ۱۰ - موفقیت‌های خود را جشن بگیرید

جوایز همیشه بهترین نوع انگیزه برای کمک به شما برای ادامه مسیر هستند، پس مطمئن شوید که برای OKRهای خود پاداش‌هایی تعریف کرده‌اید. برخی از شرکت‌ها ممکن است برای تکمیل OKR خود به کارمندان خود ترفیع و پاداش ارائه دهند. در هر صورت، بهترین کار این است که برای هر مجموعه از OKR‌ها چندین جایزه درنظر بگیرید؛ هم برای پاداش‌دادن و تشویق پیشرفت به‌سمت یک هدف و هم برای جشن‌گرفتن نتیجه موفقیت‌آمیز آن در پایان.

نمونه اهداف و نتایج کلیدی

شما می‌توانید اهداف و نتایج کلیدی را یک بار در سال یا به‌صورت فصلی تنظیم کنید. OKRهای سالانه معمولاً برای انتخاب اهداف کل شرکت مناسب هستند، زیرا این OKRها دستورالعمل‌های روشنی را برای مسیری که باید همه طی کنند، ارائه می‌دهند.

از طرف دیگر، تیم‌ها نیز باید اهداف خود را هر سه ماه یک بار تعیین کنند. به‌این‌ترتیب، اگر تیم‌ها متوجه شوند که تاکتیک‌هایشان با اهداف شرکت همسو نیست، می‌توانند به‌راحتی اهداف خود را تغییر دهند.

قالب سالانه شرکت OKR

داشتن یک برنامه OKR شرکت در سطح سالانه بسیار مهم است، زیرا به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف سالانه خود را تعیین کنند. اهداف سالانه مهم هستند، زیرا به شما امکان می‌دهند که تصویر بزرگ را تجسم کنید و درک واضح‌تری از اهداف بلند‌مدت شرکت خود داشته باشید. بنابراین هم مدیران و هم کارکنان ایده بهتری در مورد اینکه چگونه اقدامات آن‌ها برای موفقیت کلی شرکت مفید است، خواهند داشت.

برای رسیدن به اهداف سالانه، باید تصمیم بگیرید که چه تیم یا تیم‌هایی مسئول دستیابی به یک نتیجه کلیدی خاص هستند. بنابراین اهداف سالانه هم مسئولیت‌پذیری و هم شفافیت را تضمین می‌کنند.

قالب فصلی OKR تیمی

داشتن اهداف سه‌ماهه بسیار مهم است، زیرا باعث می‌شود آن اهداف بلندمدت دست‌یافتنی‌تر احساس شوند. علاوه‌براین، هر بار که تیم به اهداف فصلی می‌رسد، فرصتی برای جشن‌گرفتن موفقیت خود دارد. بنابراین این نقاط عطف باعث بهبود همکاری در تیم نیز خواهد شد. در مورد مدیران تیم، اهداف سه‌ماهه به آن‌ها کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را بررسی کنند؛ اینکه آیا همه کارمندان در مسیر درست برای رسیدن به اهداف شرکت و تیم هستند یا خیر.

مثال‌هایی از اهداف و نتایج کلیدی در بخش‌های مختلف

دانستن نحوه تنظیم و دنبال‌کردن OKRهای خود از اهمیت زیادی برخوردار است، اما ممکن است قبل از تصمیم‌گیری نهایی نیاز داشته باشید تا نمونه‌هایی را برای تیم‌های مختلف ببینید.

در ادامه چند نمونه از OKR‌های تیم‌های مختلف را آماده کردیم که می‌توانید از آن‌ها الهام بگیرید.

OKR تیم مارکتینگ

هدف: محتواهای جذاب و دیدنی برای وبلاگ خود داریم

• نتیجه کلیدی ۱: هر ماه ۱۰ پست وبلاگ جدید بنویسیم
• نتیجه کلیدی ۲: هر ماه یک کتاب الکترونیکی (eBook) جدید منتشر کنیم
• نتیجه کلیدی ۳: افزایش ۵۰ درصدی تعداد مشترکین وبلاگ تا پایان سه‌ماهه اول سال

ابتکار: در مورد کلمات کلیدی که بالاترین رتبه را در وبلاگ‌های رقبا دارند، تحقیق کنیم و با نوشتن در مورد موضوعات مرتبط، موفقیت آن‌ها را تکرار کنیم.

OKR برای تیم توسعه‌دهندگان

هدف: زمان توسعه ویژگی‌های جدید را کم کردیم و باگ‌های کمتری داریم

• نتیجه کلیدی ۱: در دو ماه نخست تعداد باگی که توسط کاربران گزارش داده می‌شود ۲۰ درصد کاهش یابد
• نتیجه کلیدی ۲: تعداد باگ‌های یافت‌شده در طول فرایند توسعه را تا ۳۰ درصد کاهش دادیم
• نتیجه کلیدی ۳: پوشش تست ویژگی‌ها را ۵۰ درصد افزایش دادیم

ابتکار: برای افزایش سرعت تست و پوشش، چهار QA جدید استخدام کنیم.

OKR برای مدیریت محصول

هدف: محصولمان به‌صورت موفق عرضه شود

• نتیجه کلیدی 1: دریافت ۵ هزار کاربر جدید در ماه اول انتشار
• نتیجه کلیدی 2: بررسی محصول را در ۱۰ نشریه و سایت معتبر بررسی محصول دنبال کنیم
• نتیجه کلیدی 3: ۵۰ درصد از کاربرانی که برای نسخه آزمایشی ثبت‌نام می‌کنند، تا پایان دوره آزمایشی خود به نسخه پولی منتقل شوند.

ابتکار عمل: با یک کیت مطبوعاتی با ۳۰ نشریه معتبر بررسی محصول تماس بگیریم.

OKR برای منابع انسانی

هدف: تبدیل به یک برند کارفرمایی جذاب و غیرقابل ردکردن شویم

• نتیجه کلیدی ۱: مزایای همکاری با سازمان را بهتر از ۷۰ درصد از شرکت‌های رقیب کنیم
• نتیجه کلیدی ۲: با همه کارمندان به‌طور منظم مصاحبه کنیم تا بفهمیم که آیا آن‌ها همه چیزهایی را که برای انجام مسئولیت‌های شغلی خود نیاز دارند، در اختیار دارند یا خیر
• نتیجه کلیدی ۳: نرخ قبول جاب‌آفر بالای ۸۵ درصد باشد

ابتکار: در مورد روش‌هایی تحقیق کنیم که شرکت‌های دیگر از آن‌ها برای افزایش رضایت و شادی کارکنان استفاده می‌کنند.