۵ نکته کلیدی برای انجام یک ارائه موفق

بسیاری از افراد معمولاً به این مسئله عادت ندارند که جمعیت حاضر در یک سالن به صورت کامل به گفتار و حرکات آنها توجه نمایند و برخی دیگر نیز برای چنین امری اعتماد به نفس کافی را دارا نیستند و بسیار سریع مضطرب می شوند. از همین رو انجام صحبت های مرتبط به یک ارائه یا همان پرزنتیشن برای عده ی کثیری از انسان ها کاری دشوار و غیر ممکن است.

عدم توانایی در این زمینه می تواند فرصت های بیشماری را از شما دریغ نماید برای مثال ممکن است شما هرگز نتوانید به کارمندان خود به شیوه ی دلخواه آموزش دهید، فرصتی جدی برای جلب توجه رئیس تان و کسب یک ارتقا شغلی از دست برود و یا نتوانید یک مشتری جدید را متقاعد به استفاده از سرویس های ارائه شده از جانب خود نمایید.

در همین راستا به سراغ یکی از برترین افراد در ارئه ی پرزنتیشن به انتخاب Toastmasters International با نام Dananjaya Hettiarachchi رفتیم و از او خواستیم نکاتی را در رابطه با این مهارت و حتی هنر به ما بیاموزد. Hettiarachchi در مسابقه ای که از جانب موسسه ی Toastmasters در زمینه ی ارائه پرزنتیشن برگزار شده است شرکت نموده و توانسته است در هفت مرحله ی این آزمون و در بین ۳۳۰۰۰ شرکت کننده مقام اول را به دست بیاورد.

در ادامه ی مطلب وی ۵ نکته ی کلیدی برای موفقیت در صحبت های عمومی و انجام یک ارائه ی بی نقص را آورده است، با دیجیاتو همراه باشید.

۱- همواره با یک پیغام شروع کنید

Hettiarachchi می گوید یکی از اشتباهات رایج افراد تازه کار در طراحی ارائه شروع آن با موضوع اصلی است. وی می افزاید پرزنتیشن خود را همواره با یک پیغام آغاز نمایید و لازم است پیغام مذکور تا حد ممکن مختصر بوده و به موضوع و نتیجه یی که می خواهید از ارائه ی خود بگیرید مرتبط گردد تا ذهن حضار را به آن سمت هدایت نماید.

برای مثال وی ارائه خود با عنوان Deadly Samba در نیمه نهایی مسابقات Toastmasters را با این پیغام شروع نموده است: اگر برای رویاهای خود نسوزید، رویاهای شما خواهند سوخت.

او می گوید دو راهکار اصلی برای توسعه ی یک ارائه وجود دارند. در ابتدا لازم است شما متن پرزنتیشن خود را مانند یک انشا بنویسید و سپس آنقدر به تمرینش بپردازید تا در حافظه تان جای گیرد. در گام بعدی لازم است از حفظ به اجرای ارائه ی خود بپردازید و با هر بار اجرا سعی کنید آن را بهبود بخشید و اینکار را تا زمانی ادامه دهید که از نتیجه ی به دست آمده احساس رضایت نمایید.

Hettiarachi یک ابزار ضبط صدا را در دست می گیرد، پیغام آغازینش را بیان کرده و سپس ارائه ش را اجرا می نماید و با اتمام این مراحل او به صدای خود گوش داده و از نکاتی که می توانند پرزنتیشنش را بهتر نمایند یادداشت بر می دارد و آنها را در اجرای بعدی پیاده سازی می کند.

۲- به خودتان اعتماد و اعتقاد داشته باشید

قهرمان صحبت های عمومی Hettiarachi می گوید پیش از اینکه دیگران پیغام و گفتار شما را باور نمایند لازم است شما خودتان را باور کنید و برای اینکار لازم است هر فردی به درستی از شخصیت واقعیش آگاه باشد.

وی می افزاید برای شخص من تقریباً ۱۰ سال زمان لازم بود تا بتوانم خودم و توانایی هایم بر روی صحنه را درک کرده و بشناسم و وقتی یک ارائه را انجام می دهم سعی نکنم فرد دیگری بوده یا از کس دیگری تقلید نمایم.

Hettiarachi می گوید من ده سال متوالی در مسابقات Toastmasters شرکت کردم و چهار بار به مرحله ی نیمه نهایی رسیدم ولی به غیر از دوره ی اخیر هرگز نتوانستم راهی فینال شوم. درست در زمانی که فهمیدم نباید بر روی صحنه مانند یک بازیگر به ایفای نقش بپردازم و تنها کافیست خود واقعیم را عرضه نمایم توانستم وارد فینال شده و سپس مقام قهرمانی را به دست بیاورم.

یک پرزنتیشن موفق باید به صورت یک مکالمه بیان گردد و اجرای آن مانند یک نمایش تئاتر هرگز موثر نیست، حضار باید در ارائه ی شما شریک شوند و همه ی تمرکزشان به فرد حاضر بر روی صحنه اختصاص نیابد.

آنچه گفته شد و مورد اشاره قرار گرفت تنها از راه تمرین مداوم به دست می آید و در هر بار تمرین باید تصور نمایید مشغول صحبت کردن در جمعی از نزدیک ترین دوستان خود هستید.

۳- خودتان را از دیدگاه حضار تصور نمایید

نباید فراموش کنید ارائه ی شما جهت آگاه سازی دیگران است و توجهات بر روی گفتار و اطلاعاتی است که عرضه می کنید.

سخنگویان و ارائه دهندگان تازه کار معمولاً توجه بیش از حدی به خودشان می نمایند و سعی می کنند این واقعیت را که در سالنی پر از شنونده حضور دارند نادیده بگیرند، نباید فراموش کنید ارائه ی شما جهت آگاه سازی دیگران است و توجهات بر روی گفتار و اطلاعاتی است که عرضه می کنید و لازم است در کوتاه ترین زمان ممکن کامل ترین و لازم ترین نکات مرتبط به موضوع را بیان نمایید.

Hettiarachi مثال می زند، اگر من بخواهم ارائه یی در مورد زندگی شخصیم و آنچه در طول زندگیم از آن الهام گرفته ام ارائه کنم ابتدا خودم را جای یکی از افراد شنونده ی پزنتیشنم قرار داده و سپس متصور می شوم از دیدگاه چنین فردی کدام بخش های زندگی من می تواند جذاب باشد و کدامیک برای او فاقد اهمیت است، به این ترتیب می توانم موارد غیر ضروری را از ارائه ی خود حذف نمایم.

۴- سعی کنید از دیگران بازخورد بگیرد

Hettiarachchi  توضیح می دهد که ۸۰ درصد راه بدل شدن به یک ارائه دهنده ی قوی در آزمون و خطا خلاصه شده است و لازم است مرتباً در مقابل افرادی که با صداقت در مورد عملکردتان به شما نظراتشان را می گویند به صحبت بپردازید.

او اشاره می کند یکی از دلایل علاقه ی من به انجام سخنرانی های کوتاه عمومی در مدارس به همین علت است، زیرا کودکان و نوجوانان معمولاً صادقانه ترین بازخورد ممکنه را ارائه می نمایند و نظرات واقعیشان را پنهان نمی کنند.

مهارت صحبت کردن در جمع به شکل موفق مانند هر مهارت دیگری از طریق تمرین مستمر در محیطی مشابه واقعیت به دست می آید.

۵- یک مربی و یا الگویی مناسب برای خود بیابید

در پایان Hettiarachchi می گوید لازم است فردی را پیدا کنید که بتواند در رشد و توسعه ی مهارت سخن وری و انجام ارائه شما را راهنمایی کند و نکات ظریف این هنر را به شما بیاموزد. چنین فردی الزاماً نباید خودش یک سخنور تمام عیار باشد بلکه نیاز تان در کسی خلاصه می گردد که به شما امکان تجربه های جدید را داده و در حین شکست ها همراهتان باشد.

خود شخص من در طول زندگیم همواره چند فرد را به صورت الگو در نظر داشته ام، برای مثال یکی از آنها Arunasalam Balraj است که با وی در طول مسابقات Toastmasters آشنا شدم و همانند پدر دومم محسوب می گردد.

اگر می خواهید سخنران خوبی شوید لازم است با این مسئله که قرار است ذهن و شخصیت خود را با دیگران به اشتراک بگذارید کنار آمده و نسبت به آن احساس راحتی کنید، مربی که به خوبی شخص شما را بشناسد می تواند در رسیدن به این هدف تا حد زیادی یاری تان دهد و شما در مسیر صحیح هدایت نماید.