با شرکتی آشنا شوید که اپل، گوگل و فیسبوک برای برگزاری جلسات خود از آن کمک می گیرند

همه می دانند جلساتِ بی بازده، بزرگ ترین دشمن یک شرکت هستند. این در حالی است که اگر از این جلسات استفاده ی مؤثری به عمل بیاید، می توانند ایده های خارق العاده و فرصت های بیشماری برای جلب بازخورهای حیاتی و آنی خلق کنند.

برگزاری جلسات پر بازده به صورت مستمر ممکن است برای خیلی ها خواب و خیال باشد، اما جیسون شا نظر دیگری دارد. او مؤسس و مدیرعامل Do است؛ پلتفرمی برای کمک به شرکت ها در برگزاری جلساتی پربازده و حتی لذت بخش.

با دیجیاتو همراه باشید.

فهرست مشتریان Do بسیار تأثیرگذار است. از جمله شرکت های بزرگی که از این پلتفرم برای برگزاری جلسات خود استفاده می کنند عبارت اند از:

• اپل
• گوگل
• فیسبوک
• مایکروسافت
• توئیتر
• دراپ باکس
• سیلزفورس
• نتفلیکس
• اوبر
• اسپاتیفای
• ایر بی ان بی
• اِن بی اِی
• دیزنی

جاستین باریسو به تازگی با جیسون شا در مورد نحوه ی عملکرد و وجه تمایز این شرکت مصاحبه ی کوتاهی داشته است که در ادامه توجه شما را به خواندن آن جلب می کنیم:

باریسو: کار شرکت شما چیست؟

جیسون: Do نرم افزاری است که به طور ویژه روی جلسات متمرکز است. تحقیقات ما نشان می دهند مدیران به طور متوسط در هفته ۲۳ ساعت از وقت خود را در جلسات می گذرانند. این زمان قابل توجهی است، بنابراین باید اطمینان حاصل کرد در ازای صرف آن نتایج خوبی گرفته می شود. محصول ما رایج ترین مشکلات و معضلات فرهنگ جلسات را با استفاده از فرایندهایی که ایجاد می کند به طور سیستماتیک از بین می برد.

هدف ما این است که ۳ بن مایه ی اصلی به تمام جلسات ببخشیم: ساختار، شفافیت و اتوماسیون.

باریسو: Do چه کمکی می کند؟

جیسون: اجازه دهید با مثال «تعیین دستور کار» شروع کنم. من به شدت باور دارم تعیین و به اشتراک گذاری دستور کار جلسه با همکاران از پیش، بهترین راه برای حصول اطمینان از حضور همه ی شرکت کنندگان با آمادگی کامل در مورد موضوع است.

با نزدیک شدن روز جلسه، نرم افزار ما به رئیس جلسه یادآور می شود با تعیین دستور کار و مشخص کردن محورهای کلی بحث، خود را آماده کند و یادداشت ها و پیگیری های جلسات قبلی را انتخاب و فایل های مورد نیاز برای جلسه ی بعدی را آپلود کند. این به سازمان دهندگان جلسات کمک می کند در وقت خود صرفه جویی کنند، چون دیگر نیاز نخواهد بود برای پیدا کردن مدارک، ارائه ها یا برگه های مورد نیاز، پرونده ها و ایمیل های قدیمی خود را زیر و رو کنند. Do سپس از کاربر می خواهد این دستور کار را پیشاپیش با باقی شرکت کنندگان به اشتراک بگذارد تا از سردرگمی های احتمالی پیرامون موضوع جلوگیری شود.

گاهی اوقات هر آنچه اعضای تیم باید بدانند در همین دستور کار پیدا می شود و اعضای تیم به این نتیجه می رسند که واقعاً نیازی به برگزاری جلسه نیست. این منجر به لغو شدن جلسه از سوی گرداننده ی آن می شود. لغو شدن جلسات به این ترتیب به معنای آن است که با اجتناب از برگزاری جلسات غیر ضروری، در وقت صرفه جویی قابل توجهی می شود.

ابزار های دیگری هم وجود دارند که به اعضای تیم اجازه می دهند اولویت های مناسب خود را شناسایی کنند. مدیران نیز با آماری که از طریق این نرم افزار در اختیارشان قرار می گیرد، نسبت به نحوه ی استفاده از زمان در جلسات شرکت، دید کاملی به دست خواهند آورد. حتی برای هر جلسه تایمری وجود دارد که در صورت فرا تر رفتن زمان جلسه از میزان تعیین شده، به مسئولان مربوطه اخطار می دهد.

باریسو: به نظر شما بزرگ ترین معضلی که شرکت ها در برگزاری جلسات خود با آن مواجه می شوند کدام است؟

جیسون: مشکلات زیادی هست، اما یکی از بدترین ها، عملی نشدن دستاوردهای جلسات است. همیشه تفاوت دو عامل اصلی به شکلی بسیار بد به فراموشی سپرده می شود: یکی آنچه انجام شده است، و دیگری آنچه باید انجام شود. به این ترتیب اغلب مواقع شرکت کنندگان در جلسات با برداشتی اشتباه نسبت به این دو جلسات را ترک می کنند و در نتیجه، کارهایی که باید انجام دهند از خاطرشان می روند و هیچ وقت به انجام نمی رسند. این مسئله باعث می شود کل آن جلسه به هدر برود و چیزی جز اتلاف وقت محسوب نشود.

ما این فرایند را با جدا کردن دو چیز به شکلی ساده و در عین حال مؤثر ساده می کنیم: یکی کارهای نیازمند پیگیری و دیگری نتایج. اگر لازم است کاری بعد از جلسه پیگیری شود، نرم افزار Do از رئیس جلسه می خواهد آن را به یک شخص خاص محول کند. شخص مورد نظر سپس ایمیل و نوتیفیکیشنی دریافت می کند که حاوی نکات اصلی مورد نظر و لینکی به صفحه ی جلسه ی مورد بحث برای اطلاعات تکمیلی است.

اکثر شرکت کنندگان در جلسات کاری بعد از پایان جلسات به این فکر می کنند که حالا «باید چکار کنم؟» ... هدف ما اساساً ساده کردن پاسخ این سؤال از طریق فراهم کردن محلی واحد برای دیدن مهم ترین نکات مربوط به جلسات و قرار دادن آن در اختیار کارمندان است.

چشم انداز آینده

آیا Do می تواند کاری که اسلک برای ارتباطات نوشتاری انجام داد را روی شیوه ی اداره ی جلسات پیاده کند؟ فقط زمان این را مشخص خواهد کرد.

اما با فهرست پر ستاره ی کاربران کنونی این نرم افزار، حد اقل می توان گفت به نظر می رسد شا و تیمش در مسیر درستی قرار دارند.