۴ مورد از نقایصی که جلوی بهره وری تیم فروش شما را می گیرند

اغلب فروشنده ها این روزها با چندین تب باز روی مرورگر خود باید مدام میان ایمیل، تقویم، لینکدین، سیلزفورس، تلفن هوشمند و میلیونها ابزار فروش دیگری که برای «کمک» به آنها ساخته شده در رفت و آمد باشند. اگر نگاهی به آمار بیاندازید نیز خواهید دید اوضاع خرابتر از اینهاست:  ۷۱ درصد از نمایندگان فروش بخش اعظم زمان خود را به وارد کردن داده اختصاص می دهند و تنها ۳۳ درصد از زمان یک عضو تیم فروش به خود عمل فروش اختصاص می یابد.

رهبران بخش فروش شرکت ها این روزها از خستگی ناشی از «ابزار های فروش» نیز گله می کنند و می گویند با وجود اینهمه ابزار برای کمک به فروش و این حجم مخارج مربوطه، بازگشت اندکی مشاهده می شود. در برخی موارد نیز اساساً تفاوتی به وجود نمی آید.

در ادامه ی این مطلب، بر اساس نتایج ساعت ها تحقیق و پژوهش، با ۵ نمونه از مواردی که زحمات تیم فروش سازمان شما را به هدر می دهند آشنا خواهید شد. شما می توانید بدون آنکه مجبور باشید برای خرید یک فناوری تازه هزینه کنید این موارد را از بین ببرید.

مورد اول: کارهایی که باید به صورت خودکار انجام شوند

اولین موردی که زحمات تیم فروش سازمان شما را به هدر می دهد ساده است: این مورد کارهایی را شامل می شود که تیم فروش شما انجام می دهند؛ کارهایی که احتمالاً از انجامشان لذت می برند چون به توان ذهنی کمی نیاز دارند اما به خاطر تکراری بودن انجامشان لذت بخش است و با پایان یافتن به فرد احساس به انجام رساندن کاری را می دهد.

نمونه هایی از کارهایی که باید به صورت ماشینی انجام شوند:

• جستجو و پیدا کردن دستی آدرس ایمیل یا فهرست کسانی که باید آنها را به فهرست دیگری اضافه کرد
• بررسی دستی داده های مشتریان راغب، ارتباطات و یا فرصت هایی که می توان به راحتی آنها را کدنویسی یا با هزینه ای اندک برونسپاری کرد

کارهایی را پیدا کنید که به اعضای حقوق بالای تیم فروش خود محول می کنید، آنها نیز از انجامشان احساس رضایت می کنند اما بازگشت چندان قابل توجهی برای شما یا خود آنها به همراه ندارند. مواردی که یافت کرده اید را برونسپاری کنید.

مورد دوم: وارد کردن داده ها محض رضایت مدیرعامل

در سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود چند فیلد الزامی دارید؟

با بازدید از اغلب تیم های فروش می توان متوجه مواردی شد که صرفاً داده هایی را در فیلد های مختلف وارد می کنند؛ بی آنکه کوچکترین اطلاعی از نحوه ی تحلیل آنها داشته باشند. این داده ها صرفاً به این دلیل جمع آوری می شوند که زمانی توسط یک تحلیلگر داده مورد استفاده قرار بگیرند در صورتی که این فرصت هیچگاه پیش نمی آید.

بنابراین پیش از آنکه پر کردن فیلدهای مختلف با داده را در فرایندهای خود الزامی کنید از خودتان بپرسید: آیا قصد دارید برخی از گران قیمت ترین منابع شرکت را برای وارد کردن داده هایی به کار بگیرید که هیچگاه قرار نیست مورد استفاده قرار بگیرند؟

مورد سوم: تعداد کلیک هایی که برای هماهنگی جلسات لازم است

چه برای بررسی قرارداد و چه برای بستن آن لازم است قرار ملاقاتی بین طرفین منعقد شود. کنار عالی رتبه ترین نماینده ی فروش خود بنشینید و کارهایی که برای فرستادن ایمیل هماهنگی ملاقات انجام می دهد را زیر نظر بگیرید.

این کار اغلب اوقات وحشتناک است، چرا که هماهنگ کردن زمان یک قرار ملاقات حضوری اغلب بین ۳ تا ۵ ایمیل طول می کشد و برای این کار لازم است رفت و آمد زیادی بین ایمیل، تقویم و گاهی اوقات تقویم همکاران انجام شود تا بالاخره زمان های مناسب برای یک جلسه ی کاری را بتوان وارد پنجره ی ایمیل کرد.

تعداد کلیک هایی که نماینده ی فروش شما برای انجام یکی از وظایف اصلی خود در این بخش باید انجام دهد را بشمارید و از او بپرسید چه کار خسته کننده ی دیگری وجود دارد؟

مورد چهارم: چند بار پیش می آید که چیزی را ندانند؟

مطالعات نشان داده اند در مهندسی نرم افزار، یک وقفه ی کوتاه ۵ دقیقه ای می تواند به بیش از یک ساعت از دست رفتن بهره وری بیانجامد.

از خودتان بپرسید چند بار پیش آمده که به واسطه ی یکی از همین سؤال های کوتاه در مورد یک قرارداد یا سؤال هایی مثل این کارتان با وقفه مواجه شده است. چند بار پیش می آید که یکی از اعضای تیم فروش شما وارد جریان کاری می شوند و به یکباره به چیزی می رسند که از آن اطلاع ندارند؟

چه می شد اگر می توانستید هر هفته مهم ترین ۱۰ موردی که نمایندگان فروشتان پیرامون نحوه ی انجام کاری از آنها بی اطلاع بوده اند را شناسایی کنید؟ اگر موفق می شدید این موارد را حذف کنید چند ساعت در زمان های بهره ور آنان صرفه جویی می شد؟

چگونه می توان این مشکلات را برطرف کرد؟

فرانک سواین که شرکت های متعددی را از صفر میلیون دلار به بالای ۳۰ میلیون دلار رسانده است می گوید اولین وظیفه اش از بین بردن اصطکاک در سرتاسر فرایند های فروش است. از اعضای تیم فروش خود بپرسید چه چیزهای دیگری هست که باعث به وجود آمدن اصطکاک در فرایندهایشان می شود اما با آن کنار می آیند. این کار می تواند نسبت به دیگر حوزه هایی که می توان با حذف نقاط اصطکاک فرایند فروش روان تری برایشان ایجاد کرد نیز دید بهتری به شما می بخشد.

توصیه می شود با استفاده از یک نظرسنجی از اعضای تیم فروش خود در مورد بهره وری فرایند فروش، بررسی دقیقی در این باره انجام دهید. می توانید سؤال های زیر را برای این کار مد نظر داشته باشید:

• چند ساعت در روز وقتتان صرف وارد کردن داده یا کارهای تکراری می شود؟
• چند ساعت در روز وقتتان صرف وارد کردن داده به سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتریان می شود؟
• چند بار در روز کارتان با وقفه مواجه می شود و به کمک نیاز پیدا می کنید؟

نقاط اصطکاک تیم های فروش قاتل خاموش بهره وری آنها به شمار می روند. برخی از این نقاط را از بین ببرید تا بلافاصله خروجی تیم فروش خود را بهبود ببخشید.