بیل گیتس، تیم کوک و افراد موفق دیگر چه رویکردی برای مدیریت ایمیل هایشان دارند؟

150 ایمیل کاری روزانه می تواند صندوق ورودی شما را به قاتل جان تان تبدیل کند و طبیعی است که این فشار وقتی رهبر یک شرکت باشید نیز بیش تر می شود.

برای این منظور Rachel Gillett (خبرنگار بیزنس اینسایدر) نحوه ی چک کردن ایمیل را از افراد موفق پرسیده است تا برای مدیریت کردن این بخش از فعالیت های روزانه مان ما را یاری دهد.

تیم کوک مدیرعامل اپل، روزانه بیش از 700 ایمیل می خواند

کوک برای این که بتواند به کارهایش برسد هر روز ساعت 3:45 بیدار می شود. او به ABC (شرکت پخش آمریکایی)  گفته روزانه حدودا 700 تا 800 ایمیل دریافت می کند و اکثر آن ها را می خواند. او عاشق کارش است.

ایوانکا ترامپ فرستنده های تکراری را شناسایی می کند

نائب رئیس اجرایی امور توسعه سازمان ترامپ و رئیس نام تجاری ایوانکا ترامپ در وبسایت Fortune (مجله ی معتبر تجاری آمریکایی) می گوید: با مسائل زیادی که در زندگی وجود دارد، اگر ایمیل تان را مدیریت نکنید، او شما را مدیریت خواهد کرد.

استراتژی که او به کار می گیرد این است که ابتدا کسانی را که مدام برای او ایمیل هایی با متن طولانی می فرستند و یا کسانی که مسائلی را که باید حضوری درباره ی آن ها بحث شود را الکترونیکی می گویند را شناسایی می کند؛ سپس قرارهای ملاقات هفتگی برای آن ها تعیین می کند تا در مورد سوال شان یا موضوع مورد بحث صحبت کنند.

به این ترتیب این افراد تنها زمانی می توانند به او ایمیل دهند که موضوع فوری باشد.

جف وینر مدیر عامل لینکدین کم تر ایمیل می فرستد تا کمتر ایمیل دریافت کند

از نظر جف وینر کلید طلایی مدیریت ایمیل این است که اگر ایمیل زیاد نمی خواهید، کم تر ایمیل بدهید.

او در وبسایت لینکدین (وبسایت تجاری اجتماعی) نوشته است این قانون را زمانی کشف کرد که دو تن از همکاران سابقش که دست بر قضا عادت به ارسال حجم بالایی ایمیل داشتند شرکت را ترک کردند. با ترک آن ها صندوق ورودیش 30% کاهش یافت:

خودش می گوید: فقط ایمیل های آنها نبود که صندوق ورودی ام را پر می کرد بلکه پاسخ های من به ایمیل های شان، پاسخ های افرادی که به لوپ ایمیل ها افزوده شده بودند و غیره نیز دردسر آفرین شده بود.

پس از این شناسایی، تصمیم گرفتم از یک متخصص بپرسم که چگونه می توانم تنها ایمیل های ضروری را تشخیص دهم.

نتیجه ی نهایی: ایمیل های کم تر و هدفمند تری دریافت کردم.

تونی هسیه مدیر عامل Zappos تیمی برای چک کردن ایمیل ها استخدام کرده است

Michael Chen در ملاقاتش با هسیه متوجه شد که او تیمی متشکل از 4 یا 5 نفر برای چک کردن ایمیل ها استخدام کرده و جالب است بدانید نام آن تیم را نینجای ایمیل نامیده است.

Katia Beauchamp یکی از موسسین Birchbox برای کارمندانش مهلت پاسخ به ایمیل ها تعیین می کند

مدیرعامل سرویس اشتراک نمونه های آرایشی به Lifehacker گفته است از افراد تیمش خواسته صرفا زمانی که ضروری است به ایمیل ها پاسخ دهند.

Jonathan Tisch مدیر اجرایی Loews هرگز ایمیلی را با کلمه ی من آغاز نمی کند

او به روزنامه ی نیویورک تایمز می گوید: رئیسم به من گفته بود هرگز نامه را که اکنون به ایمیل تبدیل شده با کلمه ی من آغاز نکن. چرا که به فرد مقابل نشان می دهد که تو از او مهم تر هستی.

او می گوید فکر کردن راجع به این که چگونه ایمیلی را بنویسید که با کلمه ی من شروع نشود باعث می شود که نویسنده ی بهتری شوید و به شما در حل مسئله کمک می کند.

بیل گیتس  موسس مایکروسافت آنقدر کم ایمیل دریافت می کند که هیچ استرسی برای پاسخ دادن به او وارد نمی شود

گیتس به Today گفته است که تنها 40 تا 50 ایمیل در روز دریافت می کند. او تعدادی را می خواند و به هنگام شب دوباره به سراغ ایمیلش می رود تا به آن هایی که عقب انداخته برسد.

جف بزوس مدیرعامل آمازون ایمیل ها را با یک علامت سوال  به شخص دیگری می فرستد

زمانی که یک مشتری از محصولی که مربوط به آمازون است شکایت می کند، بزوس ایمیل را با یک ؟ به فرد مربوطه می فرستد.

بیزنیس ویک (مجله ی تجاری آمریکایی) می نویسد: زمانی که کارمندان جف بزوس علامت سوال او را در صندوق ورودی شان دریافت می کنند؛ با او مانند یک بمب ساعتی به دقت رفتار می کنند. به آن ها چند ساعت مهلت داده می شود تا مشکل را حل کنند و نحوه ی رخ دادن این مشکل را در گزارشی برای او بفرستند.

آریانا هافینگتن سردبیر نشریه ی هافینگتن پست می گوید برای ایمیل های روزانه اش قانون تعیین کرده است

او سه قانون ساده برای ایمیل هایش دارد:

• منع چک کردن ایمیل نیم ساعت قبل از خواب
• منع چک کردن ایمیل بلافاصله پس از بیدارشدن از خواب
• منع چک کردن ایمیل زمانیکه با فرزندانش است

او در کتابش به نام Thrive نوشته: آخرین باری که مادرم از من ناراحت شد زمانی بود که من را در حال چک کردن ایمیل ها و صحبت با فرزندانم دید. به گفته ی او حتی داشتن یک ارتباط سطحی با جهان پیرامون می تواند ما را از برقرای ارتباط عمیق با افراد نزدیک به خودمان باز دارد.

تیم آرمسترانگ مدیرعامل AOL سعی می کند ایمیل زیادی در اول صبح نفرستد

مدیر اجرایی سابق گوگل به روزنامه ی گاردین گفته است: او ساعت 5 یا 5:15 صبح بیدار می شود، ورزش و مطالعه می کند و با دخترش که او نیز سحرخیز است وقت می گذراند و تمام تلاشش را می کند تا قبل از ساعت 7 به ایمیل هایش نگاه نکند.

Chad Dickerson مدیرعامل Etsy سیستمی برای به یاد سپردن مخاطبینش دارد

مدیرعامل فروشگاه آنلاین Etsy به Fast Company گفته است که باید برای هر چیزی سیستمی داشته باشید.

برای مثال، زمانی که او با فرد جدیدی آشنا می شود و شماره ی او را می گیرد، یادداشتی در کنار آن می نویسد که چه زمانی او را ملاقات کرده و درباره ی چه چیزی صحبت کرده اند. از این رو هر بار که بخواهد به کسی ایمیل دهد سریع او را به خاطر می آورد.

Kara Goldin موسس Hint Water (شرکت نوشیدنی) هر روز صبح زود ایمیل هایش را چک می کند

از نظر Goldin صبح ها، حیاتی ترین بخش کارش هستند. به همین دلیل هر روز صبح را به چک کردن ایمیل ها و برنامه هایش می پردازد. او ساعت 5:30 صبح مستقیما به صندوق ورودیش سر می زند زیرا با این کار دقیقا متوجه می شود که چه برنامه هایی در اداره خواهد داشت و اولویت هایش با چه کارهایی است.

Ryan Holmes موسس Hootsuite (ابزار مدیریت رسانه ی اجتماعی تجاری) ایمیل ها را به یکباره پاک می کند

زمانی که صندوق ورودیش بیش از حد پر می شود، همه را پاک می کند تا دوباره آغاز کند. او می گوید هر چند سال یک بار این کار را بکنید. اما قبل از آن یک ایمیل به فرستنده ی همه ی ایمیل های خوانده نشده با این مضمون بفرستید:

برای پاسخگو نبودن به شما متاسفم. صندوق دریافتم دچار مشکل شده لطفا دوباره ایمیل بدهید.

اریک امرسون اشمیت رئیس اجرایی (سابق گوگل) Alphabet به سرعت به ایمیل هایش پاسخ می دهد

اشمیت در کتابش به نام How Google Works نوشته: فعال ترین و بهترین افرادی که می شناسیم غالبا به همه ی ایمیل های شان به سرعت پاسخ می دهند؛ نه فقط به افراد خاص. او معتقد است پاسخ گو بودن حتی اگر پاسخ شما به کوتاهی «متوجه شدم» باشد؛ باعث می شود حلقه ی ارتباطی مناسبی ایجاد کنید.

موسس و مدیرعامل زاکربرگ مدیا، رندی جین زاکربرگ، ایمیل هایش را در انتظار نگه می دارد

او دو قانون برای چک کردن ایمیل هایش دارد:

1. حداقل 20 دقیقه پس از بیدار شدن، ایمیلش را چک می کند
2. زمانی که یک ایمیل احساسات او را بر می انگیزد، به سرعت پاسخ نمی دهد.

او می گوید: به احتمال زیاد وقتی دوباره ایمیلی که احساسات شما را برانگیخته می خوانید، از این که بلافاصله جواب آن را ندادید خوشحال می شوید.

Lars Dalgaard شریک اصلی شرکت سرمایه گذاری Andreessen Horowitz به کارمندانش اجازه ی شکایت از طریق ایمیل را نمی دهد

او در مصاحبه اش با نیویورک تایمز گفته که اگر کارمندم از طریق ایمیل از همکارش شکایت کند، به طرف مقابل چنین ایمیل می دهم: سلام کیم، به نظر می رسد که کارل باید در مورد موضوعی با تو صحبت کند. من واقعا مشتاقم که هر دوی شما این موضوع را حل کنید.

او معتقد است که این استراتژی این پیام را می رساند که این گونه مسائل را باید رو در رو حل کرد نه از طریق ایمیل.

او می گوید: زمانی که چشم در چشم کسی می شوید، ادب را بیش تر از زمانی که او را نمی بینید رعایت می کنید. اگر بتوانید این ارتباط را میان کارمندان تان سامان دهید، در شرکت تان قدرتمند تر می شوید.

Tom Patterson مدیر عامل شرکت البسه Tommy John در طول روز کاری ایمیل ها را چک نمی کند

او یک پیام خودکار با این مضمون برای کسانی که در طول روز برای او ایمیل می دهند، می فرستد:

من از ساعت 5 بعد از ظهر تا 9 صبح ایمیل ها را چک می کنم. اگر کار ضروری دارید پیام دهید و یا تماس بگیرید.

او می گوید این کار به او اجازه می دهد در طول روز بر کار، استراتژی های لازم و عملیات ها متمرکز شود.

Jason Dooris مدیر عامل آژانس مدیای استرالیایی Atomic 212 هرگز به کارمندانش ایمیل نمی دهد و این اجازه را به کارمندانش نمی دهد که به یکدیگر ایمیل دهند

او به بیزنس اینسایدر گفته است که کاملا ایمیل های درون شرکتی را حدف کرده است. او می گوید هیچ ضرورتی ندارد که به همکاری که تنها چند قدم با فرد دیگری فاصله دارد و می توانند با یکدیگر صحبت کنند به هم ایمیل بدهند.

اگرچه اجازه ی استفاده از دراپ باکس برای فرستادن فایل ها و تماس تصویری را به آن ها داده است.