مهارت مدیریت مؤثر زمان چیست و چگونه به آن دست یابیم؟

«کاش وقت بیش تری داشتم» جمله ای است که بارها به زبان آورده اید و از دیگران شنیده اید. زمان به سرعت می گذرد. گاهی آن قدر مشغول حل کردن چالش های زندگی می شوید که گذر زمان به چشم تان نمی آید. گاهی نیز چالشی در کار نیست، اما حتی یک مسئله ی کوچک زمان زیادی را از شما می گیرد. در این میان، مدیریت بهینه ی زمان مهارتی است که خیلی ها آرزوی آن را دارند، در حالی که تعداد کمی به آن دست پیدا می کنند.

مدیریت زمان با سامان دهی شروع می شود

مقدمه ی مدیریت زمان، ساماندهی وقایع و کارهای روزمره است. تا زمانی که ندانید چه کارهایی در روز باید انجام دهید و چه میزان برای شما اهمیت دارند، به اهداف بلند مدت تان نمی رسید.

با مدیریت زمان هم کارهایتان را به خوبی انجام می دهید و هم زمان تان را در راستای رسیدن به اهداف طولانی مدت صرف می کنید، و این ایده آل است. اگر تا به حال اصلا هدف گذاری نکرده اید، همین الان این کار را بکنید چرا که شرط لازم مدیریت زمان است.

چرا هدف گذاری از اهمیت بالایی برخوردار است؟

هدف گذاری تنها یکی از قدم های فرآیند مدیریت زمان به شمار می رود. اهمیت آن به این دلیل است که هدف به شما انگیزه ی لازم برای زندگی را می دهد. اگر هدف نداشته باشید، روزگار چرخ زندگی شما را می چرخاند و این آزار دهنده است. اگر می خواهید به رویاها و آرزوهای تان دست یابید باید بدانید از زندگی چه می خواهید.

قدم 1: اهداف تان را مشخص کنید

اگر فکر می کنید می دانید هدف تان چیست و لازم به نوشتن آن بر روی کاغذ نیست، سخت در اشتباهید. چرا؟ زیرا نوشتن اهداف بر روی کاغذ کاملا متفاوت با آن چیزی است که در سر دارید.

به یقین در ذهن ناخودآگاه تان اهدافی برای خود پرورانده اید، اما تا زمانی که این اهداف را بر روی کاغذ نیاورده و سازمان دهی نکنید، برای شما درونی و قابل درک نمی شوند.

ماهیت هدف، روز و تاریخی که می خواهید به آن برسید و دلیل خواستن تان را مشخص کنید. در این مرحله باید کاملا دقیق و تیز بینانه عمل کنید. تمام جزئیات خواسته تان را بدون فروتنی بر کاغذ بیاورید. صرف گفتن این که پول زیاد می خواهید کافی نیست، بلکه باید دقیقا بگویید چقدر می خواهید، چرا می خواهید و تا چه روزی باید آن را بدست بیاورید.

قدم 2: سامان دهی کنید

برای این که زمان تان را مدیریت کنید باید اوضاع تان را سامان دهی نمایید. قبل از سامان دهی باید هدف گذاری کنید. اگر تا کنون این کار را نکرده اید، خواندن را رها کنید و مشغول شوید.

بعد از هدف گذاری باید اهداف را دسته بندی کنید. کدام یک هدف های کوتاه مدت و کدام یک بلند مدت هستند؟ اهداف بلند مدت را به نقطه های پیشرفت ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم کنید.

بعد از این مرحله که هدف زندگی تان مشخص شد، صبح که از خواب بیدار می شوید در راستای رسیدن به هدف تان گام بر می دارید. مهم نیست این گام کوچک باشد یا بزرگ؛ مهم این است که هر روز به هدف تان نزدیک تر شوید.

این برنامه را جلوی دید تان قرار دهید تا ذهن تان کارهایی که باید انجام شود را به فراموشی نسپارد.

قدم 3: اولویت بندی زمان

در سال 1994 استیون ریچاردز کاوی (نویسنده و سخنران انگیزشی) کتابی به نام «هفت عادت مردمان موثر» را منتشر کرد و در آن سیستمی برای مدیریت زمان معرفی نمود که در اصل توسط دوایت دیوید آیزنهاور (34مین رئیس جمهور ایالات متحده ی آمریکا) معرفی شده بود. این سیستم فعالیت ها را بر اساس دو عامل ضرورت شدید و اهمیت به چهار دسته تقسیم می کند.

پس فعالیت های روزتان را می توانید بر اساس این دو عامل به شکل زیر دسته بندی کنید:

دسته ی 1: اضطراری و بحرانی: ضروری و مهم

دسته ی 2: اهداف طولانی مدت: غیر ضروری اما مهم

دسته ی 3: وقفه ها: ضروری اما غیر مهم

دسته ی 4: حواس پرتی: غیر ضروری و غیر مهم

حالا به لیست کارهای روزانه تان نگاه کنید و کارهای تان را دسته بندی کنید. بهترین کار این است که طی هفته اول، همه ی کارهایی را که انجام می دهید را بررسی و نظارت نمایید. زمان تان را در کجاها صرف کرده اید؟ به سرعت بنویسید، حتی اگر 15 دقیقه با تلفن صحبت کرده اید و یا 1 ساعت در فروشگاه بوده اید.

در انتهای هر روز هفته ی اول، دسته ی هر کار را مشخص کنید و کنار آن بنویسید. چقدر زمان صرف تماشای تلویزیون کرده اید؟ (دسته ی 4) یا بر اهداف بلند مدت تان کار کرده اید؟ (دسته ی 2) یا بحران ها را پشت سر گذاشته اید؟ (دسته ی 1) و غیره.

بعد از هفته ی اول به میزان زمانی که در هر دسته صرف کرده اید، نگاه کنید. هدف این است که بیش ترین زمان تان را در دسته ی 2 و کم ترین آن را در دسته ی 4 صرف کنید.

اگر در روز به مدت 3 ساعت تلویزیون تماشا کرده اید، متاسفانه وقت زیادی را در دسته ی 4 گذرانده اید. گاهی انسان ها متوجه گذر زمان شان نمی شوند، مگر این که این سیستم را انجام دهند.

قدم 4: تعویق را نابود کنید

یکی از سخت ترین مراحل مدیریت زمان، نابود کردن تعویق هایی است که مدام در طول روز خودشان را نشان می دهند. اگر همه ی مراحل بالا را به دقت انجام داد باشید اما نتوانید آن ها را به مرحله ی عمل برسانید، زمان تان را هدر داده اید.

چگونه کارها را به تعویق نیاندازید؟

از تعویق با اصطلاح «قاتل خاموش» یاد می کنند، که بزرگ ترین مانع رسیدن به اهداف است. زمانی که تصمیم به انجام کاری می گیرید که مدت ها آرزویش را داشته اید، تعویق از هر جایی که بتواند به سمت شما می آید.

راه غلبه بر تعویق این است که دقیقا بدانید چه کارهایی باید انجام دهید. اگر توانسته اید به خوبی مراحل بالا را انجام دهید، احتمال آن نیز وجود دارد که بتوانید هرگونه تمایل به تعویق انداختن کار های تان را نیز از بین ببرید. اما اگر باز هم نتوانستید، از قانون 15 دقیقه استفاده کنید.

زمان سنج تلفن همراه ساعت و یا هر وسیله ی دیگری که دارید را روشن کنید و آن را بر 15 دقیقه تنظیم کنید و کاری را که برای مدت ها کنار گذاشته اید، به مدت 15 دقیقه انجام دهید. زمانی که به کار می پردازید احتمالا تمایلی به توقف آن نخواهید داشت، چرا که سخت ترین قسمت، شروع کار است.