چگونه به مهلت های زمانی تعیین شده پایبند باشیم؟

حتما برای شما پیش آمده که اگرچه انگیزه ی قوی برای انجام کاری دارید، اما اتفاقاتی از قبیل حواس پرتی، اشتغال ذهنی و کاری، تأخیر یا فراموشی پیش می آید و باعث می شود نتوانید آن کار را به اتمام برسانید. برای این که بار دیگر نتیجه متفاوت با گذشته بگیرید، باید روش تنظیم مهلت های زمانی (دِدلاین) را تغییر دهید.

برای این کار باید مهلت های زمانی تان، صفات زیر را داشته باشند:

1. فوری باشند

زمانی که فکر کنید یک عمر وقت برای انجام کاری را دارید، به آسانی آن را به تعویق می اندازید (مثلا مهلت های زمانی دو ماهه). انجام کارهایی که ضروری و فوری نباشند، بیشتر جنبه ی سرگرمی دارند تا وظیفه.

راه حل این است که تا جای ممکن کارهایتان را به زمان حال نزدیک کنید. به جای این که یک ماه برای انجام کاری به خودتان زمان بدهید، آن را به یک هفته تقلیل دهید. با این کار نه تنها در تمام طول فرایند کار، با انگیزه باقی می مانید، بلکه به احتمال زیاد، کار را زودتر از موعد مقرر نیز تمام خواهید کرد.

2. شخصی باشند

انسان ها متفاوت از هم فکر می کنند. حتما تا به حال پیش آمده که شما و همکارتان برای مشکل پیش آمده، راه حلی متفاوت را ارائه دهید. اگر به خوبی فکر کنید، می توانید شیوه ی جدیدی مطابق با مهارت، شخصیت و عملکردهای خود پیدا کنید.

Carson Tate متخصص بهره وری مردم را به چهار دسته تقسیم می کند: اولویت مدارها، برنامه ریزها، تنظیم کننده ها و بصری ها. از اسم هر گروه مشخص است که اولویت مدارها و برنامه ریزها بر اساس مدت زمانی که هر کار می طلبد، تنظیم کننده ها بر اساس احساس شان و بصری ها با تصور نتیجه، انگیخته می شوند.

پس به جای این که فقط بگویید «من باید این کار را تمام کنم»، بر کل کار متمرکز شوید و بخش به بخش آن را بررسی کنید، تصویر سازی کرده و راهی برای انگیخته شدن پیدا نمایید.

3. عملی باشند

بر فرض شما انگیزه کافی را داشته باشید، اما وقتی حجم کارهایی که برای روز تان مشخص کرده اید مانند متلاشی کردن یک کوه سنگین است، در این صورت نمی توانید انتظار اتمام آن کار را داشته باشید.

در عوض، هدف تان را به قسمت های کوچک تر و عملی تر تقسیم کنید. یک راه برای تقسیم کردن کارتان این است که فرض کنید باید این کار را تنها در 10 دقیقه انجام دهید. اگر نوشتن یک گزارش کاری تمام بعد از ظهر شما را می گیرد، فکر کنید ببینید چگونه می توانید آن را به کار های 10 دقیقه ای تقسیم کنید: قسمت اول گزارش را بنویسید، دو یا سه اسلاید آن را طراحی کنید و یا آن چه که قبلا نوشته اید را ویرایش نمایید

اگر شما از آن نوع افرادی هستید که به سختی میل به انجام کاری را پیدا می کنید؛ این شیوه ی خوبی برای شماست. می توانید این سیستم را به همه کارهای تان تعمیم دهید.

4. با ارزش باشند

زمانی که نمی رسید کاری را در مهلت داده شده تمام کنید به خودتان چه می گویید؟ آیا می گویید: هیچ اشکالی ندارد؟

اگر حس مسئولیت پذیری در قبال کارهای تان نداشته باشید هرگز به مهلت هایی که برای خود تعیین کرده اید، نمی رسید. راه حل این است که در مورد مهلتی که قرار داده اید با دوستان و همکاران صحبت کنید، یا از نرم افزارهای مربوطه مانند Any.do استفاده کنید. مثلاً اگر قرار است تا روز دوشنبه گزارشی را به رئیس تان تحویل دهید، به او بگویید که تا اوایل هفته به دستش می رسانید.

در واقع وجود یک محرک بیرونی، می تواند شما را از تعویق انداختن کارها و شکل گیری انواع و اقسام توجیهات ذهنی دور کند.

هدف از تعیین مهلت های زمانی این است که بهره وری شما افزایش یابد، نه این که در یک دور باطل گرفتار شوید، یعنی ابتدا هدفی را مشخص کرده، سپس نتوانید آن را در مهلت مقرر انجام دهید و طبیعتاً احساس عدم رضایت از خود داشته باشید.

بنابراین اگر می بینید ددلاین ها یکی پس از دیگری بی نتیجه رد می شوند، از نکات بالا استفاده کنید تا روش جدیدی بیابید و کارهای بیشتری را در زمان کوتاه تر انجام دهید.