چگونه مسائل را اولویت بندی کنیم؟

همه‌ی ما در زندگی اهدافی داریم و باید بتوانیم آنها را شناخته و اولیت بندی کنیم. این مسئله بسیار سخت‌تر از آن چیزی است که به نظر می‌رسد چرا که هر روز مسائل اضطراری و فعالیت‌های کم اهمیت به وجود می‌آیند که با هم ترکیب شده‌ و جلوی موفقیتمان را می‌گیرند. اگر نتوانیم آنها را به درستی اولویت بندی و مدیریت کنیم، پس از مدتی دچار یاس و نا امیدی خواهیم شد و به اهدافمان نیز نخواهیم رسید. رعایت اولویت بندی در شغل و زندگی می‌تواند مهارت مفیدی باشد و ما را در پروسه‌ی انجام کارهایمان یاری دهد.

ما در عصری زندگی می‌کنیم که ۲۴ ساعته در حال تغییر است و مسئله‌های جدیدی می‌آفریند. ممکن این اتفاق موجب شود که گاهی اولویت بندی را فراموش کرده و تمرکزمان به هم بریزد. حال این حواس پرتی ممکن است به علل مختلفی نظیر شرایط کاری، محیط کار ناسالم، زندگی شخصی یا مدل شخصیتمان ایجاد شود. با قرار گرفتن در مقابل این موانع، نمی‌توان به درستی کار نمود و حالت خستگی یا ناامیدی در ما بوجود می‌آید اما با یک اولویت بندی درست میان مهمترین کارها و فعالیت‌های غیر ضروری می‌توان از این اتفاق جلوگیری نمود.

مهمترین مسئله شناخت این دو از یکدیگر است. باید در مورد آنها فکر نمود تا مرز میانش را پر رنگتر کرده و یک به یک سراغ آنها رفت. در بسیاری از مواقع ما سعی می‌کنیم روز یا هفته‌ی کاری را به پایان برسانیم تا اینکه برنامه ریزی کرده و در راستای اهدافمان قدم برداریم.

دانستن اولویت‌های موجود در زندگی می‌تواند ما را از یک شخص منفعل به یک فرد فعال تبدیل کند. شاید برای اینکه متوجه بشویم چه مسائلی در زندگی ما اولویت دارد، باید به سه سوال اساسی پاسخ بگوییم:

۱- از ما چه انتظاراتی می‌رود؟

مشخص کنید که در حال حاضر کدام وظیفه و فعالیت، هدف اصلی ماست و چه انتظاراتی از ما می‌رود. در موقعیت های کاری باید در نظر داشت که اصلی‌ترین مسئله در کار ما چیست و روی انجام کدامیک از وظایف باید تمرکز کنیم.

۲- چه روشی می‌تواند بهترین نتیجه را برایمان به ارمغان آورد؟

بدین منظور بهتر است لیستی از فعالیت‌هایی که به بهره‌وری و شکوفایی ما منتهی می‌شود، تهیه نمود. پس از آن با بررسی هر کدام باید فهمید که در کدامیک، از صلاحیت لازم برخورداریم یا چه مهارتی را باید بهبود ببخشیم.

۳- چه فعالیتی باعث خوشحالی ما می‌شود؟

مسملاً ما پس از انجام وظایف خود خوشحال و سرزنده می‌شویم. باید ببینیم کدامیک از این اهداف بیشترین احساس سرخوشی را برایمان به ارمغان می‌آورد. برای مثال کدام کار است که حاضریم آن را مجانی هم انجام بدهیم.

پس از پرسیدن این سوال‌ها، پروسه‌ی اولویت بندی آسانتر می‌شود چرا که دیگر می دانیم چه مسائلی برای ما از اهمیت بیشتری برخوردار است و به کدامیک از موارد باید کمتر توجه کنیم. حال سه راهکار در این زمینه وجود دارد که می توان با تکیه بر آنها، در راه موفقیت قدم گذاشت;

نگذارید مسئله‌های اضطراری در مقابل راهتان قرار بگیرند

در زندگی روزمره‌ی ما مسائل اضطراری زیادی به وجود می‌آید که مجبوریم فوراً به آنها رسیدگی کنیم. درست است که پرداختن به آنها امر مهمی به شمار می رود اما باید همواره این سوال را خودتان بپرسید که آیا توجه بیش از حد به آنها ممکن است رسیدن شما به اهدافتان را عقب بیاندازد؟ اگر جواب مثبتی به این سوال دادید پس بهتر است قدری تامل کرده و کمتر سراغ این مسائل بروید.

بر اساس اولویت بندی خود زندگی کنید

یک برنامه‌ی زمانی مناسب برای رسیدن به تمامی اولویت‌هایتان بریزید. سپس بر اساس آن یک لیست وظایف برای خود تعریف کنید و برای انجام آنها محدودیت زمانی تعیین کنید. پس از آن با حفظ ترتیب اولویت به فعالیت‌های داخل این لیست رتبه بدهید. بدین شکل که کارهای آسان یا فعالیت‌هایی که زمان کمتری می‌برند را در اولویت قرار دهید. این مسئله موجب می‌شود که کارهای سخت یا کم اهمیت تر را شناخته تا بعدا به سراغ آنها بروید. بدین ترتیب لیست اولویت‌های خود را ساخته‌اید و می توانید بر اساس آن زندگی کنید.  قرار گرفتن در پروسه‌ی انجام این فعالیت‌ها به زندگی نظم داده و باعث می‌شود نا امیدی کمتری تجربه کنید.

میان کار و زندگیتان تعادل برقرار کنید

برای بسیاری از ما، خانواده از اهمیت بالایی برخوردار است. سوال بزرگ اینجاست که اگر نتوانیم احساس خوبی داشته باشیم یا عضوی از یک خانواده بوده و به آنها اهمیت بدهیم، پس چرا کار می‌کنیم؟

هیچ ایرادی ندارد که ساعت‌های زیادی را به کار و فعالیت بپردازیم اما باید توجه داشته باشیم که تعادل بهم نخورد. باید در کنار کار، زمانی هم برای خانواده در نظر گرفت بدین دلیل که ثابت شده اگر در میان روزهای کاری، اوقات مفیدی را هم با خانواده‌یمان سپری کنیم، قادر خواهیم بود عملکرد بهتری از خود نشان داده و تجربیات بهتری را رقم بزنیم.